4 Schritte, wie Du mehr Stakeholder-Buy-in für Deine Projekte bekommst

Was bedeutet Stakeholder-Buy-in?

Stakeholder sind die Hauptakteure eines Projekts. Hier ist die halb-offizielle Definition...

“Einzelpersonen und Unternehmen, die aktiv an dem Projekt beteiligt sind oder deren Interessen durch die Projektdurchführung oder den erfolgreichen Projektabschluss positiv oder negativ beeinflusst werden können (Project Management Institute (PMI®), 1996).

Zu den Projektbeteiligten gehören beispielsweise Ihre unmittelbaren Ansprechpartner (oftmals ein Manager oder Koordinator). In anderen Fällen könnte es sich um den CEO und andere wichtige Entscheidungsträger des Unternehmens handeln. Zu den Stakeholdern gehören auch interne Teammitglieder wie Entwickler, Designer usw., die in einer bestimmten Unternehmensabteilung an dem Projekt arbeiten.

"Stakeholder von einem Projekt zu überzeugen bedeutet, sie in den Entscheidungsprozess einzubeziehen und sie für die Vision und Mission zu gewinnen."

Und Zustimmung ist mehr als nur ein Daumen hoch. Es erfordert ein tatsächliches Verständnis der Projektziele und der Erfolgsmetriken sowie die Zustimmung zur Durchsetzung oder Implementierung der zu schaffenden Lösung.  

Wie Du Deine Stakeholder überzeugen kannst

Mit anderen Worten: Wenn Du willst, dass Deine Stakeholder hinter Deinem Projekt stehen, brauchst Du zuverlässige Prozesse, Werkzeuge und Kommunikationsmittel, um die Unterstützung Deiner Stakeholder zu gewinnen und zu erhalten. Das Lern- und Entwicklungsteam von Dashe & Thompson hat eine präzise Methodik entwickelt, die klar definiert, wovon wir sprechen.

Kopf, Herz und Hände.

Der Kopf? Den bekommst Du von den Stakeholdern durch gezielte Kommunikation, damit sie das Ziel des Projekts auch auf intellektueller Ebene verstehen.

Als Nächstes kommt das Herz, in dem die Stakeholder davon überzeugt werden, dass das Projekt sowohl für ihr Unternehmen als auch für sie persönlich gut ist.

Schließlich müssen die "Hände" alle Fähigkeiten und Kompetenzen aufweisen, um das Projekt durch Weiterbildung und Praxis abzuschließen. Es ist ein ziemlich effektives und ganzheitliches Konzept, das die verschiedenen Ebenen aufzeigt, auf denen Du die Akzeptanz erreichst und wie Du sie erreichst.

Warum ist die Einbindung der Stakeholder wichtig?

Die Beteiligung der Stakeholder verbessert die Erfolgsquote Deines Projekts! Wenn Deine internen Stakeholder im Boot sind, ist das Projekt besser durchzuhalten. Und insgesamt läuft der gesamte Projektmanagementprozess viel reibungsloser und oft auch kooperativer ab.

Egal, ob Du der Teamleiter eines Webentwicklungsprojekts bist oder der Hauptverantwortliche für einen Mandanten in einer Anwaltskanzlei - Du wirst unweigerlich mit Stakeholdern zu tun haben und ihnen Informationen präsentieren müssen, damit das Team wie geplant vorankommt.

Mit diesen 4 Schritten kannst Du die Akzeptanz Deiner internen Stakeholder durch transparentes Projektmanagement verbessern.

4 Schritte zur Steigerung der Akzeptanz bei den Stakeholdern

1) Identifiziere Deine Stakeholder.

Als Erstes solltest Du wissen, wer Deine Stakeholder sind und ihre Position, ihre Herausforderungen oder Bedürfnisse und ihre Ziele kennen. Überlege Dir, welche Interessengruppen aus welchem Bereich oder welcher Abteilung von dem Projekt betroffen sind und wie sie sich in den gesamten Workflow einfügen. Anschließend kannst Du die Verantwortlichkeiten für bestimmte Aufgaben zuweisen. Denke daran, dass es nicht nur an Dir liegt, ein Projekt erfolgreich abzuschließen; dafür sind die Stakeholder ja da. Gleichzeitig musst Du Dich bemühen, alle Probleme, Bedenken usw. individuell zu ermitteln, um ihre volle Unterstützung zu erhalten.

2) Lege Deinen Kommunikationsstil fest.

Zweitens: Lege Deinen Kommunikationsstil fest. Sind für das Projekt wöchentliche Treffen erforderlich? Wenn ja, wähle eine Plattform wie Zoom oder Google Meet und bleibe dabei (lass die Leute nicht zwischen einer Million Plattformen hin und her springen). Nutzt ihr einen Teamworkspace wie Slack oder Microsoft Teams? Informiere Dich über diese Plattformen und frage die Interessenvertreter/innen, welche sie bevorzugen und welche das Projekt auf organisierte und kommunikative Weise voranbringen.

3) Verwende eine effektive Projektmanagementlösung.

Wöchentliche Zoom-Meetings und ein Kommunikationstool wie Slack bringen Dich nur bedingt weiter. Jetzt musst Du ein einfach zu bedienendes Projektmanagement-Tool finden, um organisiert zu bleiben. Eine gute Projektmanagement-Software stellt sicher, dass Du auf dem richtigen Weg bist, um Deine Ziele oder Meilensteine zu erreichen, damit es keinen Zweifel daran gibt, was mit dem Projekt passiert. Achte auf eine hohe Transparenz und Funktionen wie finanzielle Dashboards und eine automatisch ablaufende Zeiterfassung, um die Zusammenarbeit wesentlich einfacher und effizienter zu gestalten.

4) Analysiere und hinterfrage.

Analysiere und hinterfrage, wie das Projekt läuft, vielleicht zur Halbzeit und auf jeden Fall nach der Durchführung des Projekts. Das wird Dir helfen, den Erfolg des Projekts zu bestätigen und Wege zu finden, wie Du es in Zukunft noch besser managen kannst.

FAZIT-TIPPS - Schaffe mehr Transparenz für das Projektmanagement 

Das ist wirklich die Quintessenz von #3 und es ist entscheidend.

"Wähle eine Projektmanagementlösung, die sich wie ein echter, integrierter Partner in Deinem Prozess verhält!"

TIPP: Stelle sicher, dass das Tool, welches Du implementierst, folgende Anforderungen erfüllt:

• benutzerfreundlich
• kompetent durch Automatisierung
• Verzahnung vom Vertrieb bis zum Service**

**Das ist ein kritischer Punkt, der Deinen Arbeitsablauf blockieren kann, wenn er nicht richtig gemacht wird. Das geht am besten, indem Du Deine IT Projektmanagementlösung mit Deinem CRM integrierst,

TIPP: Der Projektzeitrahmen und das Budget sollten sichtbar sein. So weiß Dein Team sofort, wenn ein Projekt aus dem Ruder läuft. Das fördert eine frühzeitige und konstante Kommunikation, die wiederum zum Aufbau von Vertrauen beiträgt.  

TIPP: Wenn Deine Projektmanagementlösung über eine automatische Zeiterfassung verfügt, erhältst Du einen Pluspunkt. Optionen wie diese machen die Zeiteingabe für die Mitarbeiter wesentlich einfacher und sorgen dafür, dass die Zeit der Beteiligten automatisch erfasst wird, ohne dass zusätzlicher Zeit- und Arbeitsaufwand entsteht.

FAZIT-TIPP

PSOhub erfüllt alle oben genannten Voraussetzungen mit selbststeuernden Funktionen, intelligenter Automatisierung und Integrationen. Es ist eine nahtlose All-in-One-Lösung, die folgende Funktionen umfasst:

• automatisierte Integration mit HubSpot
• Planungs- und Nachverfolgungsfunktionen
• Meilenstein-Benachrichtigungen
• Autonome Projektzeiterfassung
• und vieles mehr!