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Was ist eine PSA Software?

Dein Leitfaden für die Professional Services Automation Lösungen (PSA).

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Was sind Professional Services?
  

Was sind Professional Services?

Für den Begriff "Professional Services", genauer wissensintensive Dienstleistungen, gibt es keine einheitliche Definition. Im Allgemeinen kann man darunter Berufe verstehen, für die besondere Kenntnisse oder eine spezielle Ausbildung (und in manchen Fällen eine Berufszulassung) erforderlich sind.

Mit anderen Worten: Professionelle Dienstleistungsunternehmen verkaufen keine Produkt — sie verkaufen ihr Wissen, ihre Zeit und ihre Arbeit.

Fast jedes Unternehmen nimmt professionelle Dienstleistungen in Anspruch, entweder für bestimmte Projekte oder zur Unterstützung des Geschäftsbetriebs, wenn es expandiert. Nicht alle Aufgaben können intern bewältigt werden, deshalb engagieren sie Organisationen oder Einzelpersonen, die professionelle Dienstleistungen erbringen.

 

Beispiele sind:

  • Buchhaltungsunternehmen
  • Werbeagenturen
  • Agenturen für Unternehmensberatung
  • Berater/innen

 

  • Ingenieure
  • Finanzberater
  • Grafikdesigner
  • IT-Unternehmen

 

  • Anwälte
  • Marketing-Agenturen
  • Projektmanager
  • Rekrutierungsagenturen

  

Was bedeutet PSA-Technologie?

Die Abkürzung PSA in PSA-Technologie steht für "Professional Services Automation". Diese Technologie hilft professionellen Dienstleistungsunternehmen bei der Zeiterfassung, bei Verträgen, beim Projektmanagement, bei der Rechnungsstellung und bei der Abrechnung und vielem mehr.

Die Umstellung von manuellen Prozessen auf automatisierte Arbeitsabläufe hat es professionellen Dienstleistungsunternehmen - auch kleinen - ermöglicht, ihre Gesamteffizienz zu steigern, ihre Gemeinkosten zu senken und schneller zu wachsen.

Erfahre mehr: Trends und Geschichte der PSA-Software: Ein Interview mit dem Vater der PSA-Branche

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"Alles ist informationsgesteuert. Wenn Du also keine Informationsinfrastruktur hast, wirst Du niemals erfolgreich sein können."

Dave Hofferberth, Geschäftsführer, Service Performance Insight

Anstatt für jeden Prozess eine eigene Plattform zu nutzen, kann Dein Dienstleistungsunternehmen PSA-Software einsetzen, welche die Arbeitsabläufe durch Integrationen und Automatisierung rationalisiert. Mit der richtigen Plattform kannst Du Zuständigkeitsbereiche aufteilen, die Transparenz erhöhen und die Produktivität steigern.

  

Wer braucht PSA-Software?

Wenn die abrechenbare Zeit Deine Haupteinnahmequelle ist und Du mehrere Kunden betreust, kannst Du wahrscheinlich von einer PSA-Software profitieren.

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Digitalmarketing und Werbeagenturen

Agenturen nutzen PSA-Software, um ihren gesamten Kundenlebenszyklus – vom Marketing über den Vertrieb und das Projektmanagement bis hin zur Rechnungsstellung – zu automatisieren. In Verbindung mit Marketing- und Vertriebstools kann PSA-Software dazu beitragen, neue Einnahmen und Chancen zu generieren.

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Software-, High-Tech- und IT-Dienstleistungsfirmen

Unabhängig davon, ob Du Software entwickelst oder IT-Dienstleistungen anbietest, können PSA-Lösungen Dir helfen, Deine Ressourcen zu verwalten. Software-, Hightech- und IT-Firmen profitieren erheblich von Zeiterfassungs- und Projektmanagementfunktionen.

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Finanzdienstleistungen und Buchhaltung

Einnahmen aus abrechenbaren Stunden oder Fixkosten-Projekten lassen sich mit PSA-Software einfach verwalten. Willst Du Deine Dienstleistungen vermarkten? Auch dabei kann Dir die PSA-Software helfen.

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Architektur- und Ingenieurbüros

Wende weniger Zeit für Verwaltungsarbeit auf und nutze stattdessen mehr Zeit, um Projekte zum Abschluss zu bringen. Die PSA-Software macht das Leben der Baufachleute durch intelligente, selbststeuernde Automatisierungsfunktionen einfacher.

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Die Hauptvorteile der PSA-Software

Mit PSA-Software kann Dein Unternehmen alle denkbaren Arbeitsabläufe automatisieren. Und wenn Du Dich für eine umfassende, integrierte Lösung entscheidest, kannst Du diese Arbeitsabläufe miteinander verknüpfen, sodass Du sie nicht mehr selbst durchführen musst.

Keine Kalkulationstabellen oder Einzellösungen mehr für Projektmanagement, Zeiterfassung, Vertragsmanagement und Rechnungsstellung — nur eine nahtlose Nutzererfahrung für den gesamten Kundenlebenszyklus.

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Weniger Verwaltung, mehr abrechenbare Stunden
Mit der passenden PSA-Software kann ein Unternehmen problemlos 100 Stunden Verwaltungsarbeit pro Mitarbeiter/in und Jahr einsparen!
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Massive Umsatzsteigerung
Unternehmen, die PSA-Software einsetzen, haben im Jahresvergleich ein Umsatzwachstum von mehr als 143 % verzeichnet.

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Höhere Kundenzufriedenheit
PSA-Software ermöglicht eine enge Zusammenarbeit zwischen Vertriebs- und Projektteams und verbessert das Kundenerlebnis.

Nachdem Du jetzt das große Ganze verstanden hast, wollen wir uns einige der spezifischen Prozesse ansehen, die von PSA-Software profitieren können.

PSA-Software für Projektmanagement

Projektmanagement ist eine der größten Herausforderungen für professionelle Dienstleistungsunternehmen. Ein Geschäftsabschluss ist die eine Seite. Die Arbeit pünktlich, innerhalb des Budgets und im Einklang mit dem Projektumfang zu erledigen, ist eine andere.

In allen Branchen haben Projektmanager/innen eines gemeinsam – sie haben viele Verantwortungsbereiche (um nur einige zu nennen: die Definition von Arbeitsergebnissen, die Festlegung von Zielen, die Erstellung von Zeitplänen, Budgets und Zeitvorgaben sowie die Zuweisung von Ressourcen).

Ohne die richtigen Tools wenden Projektmanager/innen leider oft mehr Zeit und Energie für die Verwaltung ihrer Projektmanagement-Prozesse auf, als für... nun ja... das eigentliche Projektmanagement. Jeder Moment, der damit verbracht wird, zwischen Plattformen zu wechseln, Tabellenkalkulationen zu erstellen, Informationen manuell einzugeben und Fehler zu beheben, ist Zeit, die besser für die Arbeit mit dem Kunden genutzt werden könnte.

Um die Arbeit im Griff zu behalten, brauchen Projektmanager/innen auch einen Überblick über jeden Einzelaspekt des Prozesses. Wie viel Geld wurde bereits ausgegeben? Wie viel ist noch übrig? Werden die Fristen eingehalten? Müssen bestimmte Projektbereiche neu bewertet werden? Wie sieht der Fortschritt dieses Projekts im Vergleich zu anderen Projekten aus?

In einer idealen Welt wäre es einfach, diese Fragen zu beantworten. Aber das Sichten von Kalkulationstabellen und das Analysieren von Berichten aus verschiedenen Plattformen kostet Zeit und Mühe - und am Ende sind die Antworten vielleicht immer noch nicht eindeutig.

Achte auf diese Projektmanagement-Funktionen in einer PSA-Plattform:

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Automatisierte Projekteinrichtung

Ein selbststeuerndes Projekt-Setup-System spart Zeit und reduziert immer wiederkehrende Arbeiten, sodass Dein Team sofort mit der Arbeit am Kunden beginnen kann.

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Projektplanung

Eine gute PSA-Plattform wird es Dir ermöglichen, Projekte — mit Gantt-Diagrammen, Checklisten und mehr — direkt aus Deinem CRM-Ökosystem zu planen und so die Lücke zwischen Vertrieb und Service zu schließen.

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Projektstatusverfolgung und Alerts

Die Prozessverfolgung für alle Deine Konten verschafft Dir einen besseren Überblick, und automatische Warnmeldungen informieren Dich, wenn ein Projekt vom Plan abweicht.

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Dashboards und Berichterstattung

Die Berichtsfunktionen geben Dir die Möglichkeit, aus abgeschlossenen Projekten zu lernen, damit Du Deine Projektmanagementstrategie optimieren kannst.

PSA-Software für die Zeiterfassung

Professionelle Dienstleistungen (und insbesondere projektbezogene Arbeit) erfordern exakte Zeiterfassungsmethoden. Der Grund dafür liegt auf der Hand:Der Grund dafür liegt auf der Hand: Für viele Unternehmen sind die an einem Projekt geleisteten Arbeitsstunden entscheidend dafür, wie viel sie dem Kunden in Rechnung stellen können. Wenn Du nicht exakt abrechnen kannst, könntest Du Geld verlieren.

Bei der Zeiterfassung geht es aber nicht nur um die Abrechnung. Sie ist auch ein wichtiger Bestandteil des Projektmanagements, der dazu beitragen kann, dass Dein Team das Budget nicht überschreitet und die Kunden nicht zu stark betreut.

Eine surveydass 90 % der PR-Agenturen ihre Kunden überbetreuen. Ebenso ergab ein Bericht der Society of Digital Agencies, dass 49 % der Kreativagenturen einen Gewinnverlust von 11 % oder mehr aufgrund von Overservicing meldeten, wobei 57 % die mangelnde Transparenz der Überbetreuung als Grund für den Gewinnverlust nannten.

Fehler bei der Zeiterfassung (28 %) und Verspätungen bei der Zeiterfassung (27 %) – die oft zu einer Überlastung beitragen können – wurden ebenfalls genannt.

Unterhalte Dich mit Fachleuten aus anderen Dienstleistungsbranchen – wie Buchhaltung, Ingenieurwesen und IT – und Du wirst wahrscheinlich ähnliche Erfahrungen hören.

90 % der PR-Agenturen betreuen zu viele Kunden.

86 % der Mitarbeiter/innen von PR-Agenturen haben unbezahlte Überstunden gemacht, weil sie zu viel gearbeitet haben.

49 % der Kreativagenturen haben aufgrund von Overservicing einen Gewinnverlust von 11% oder mehr erlitten

57 % der Kreativagenturen geben mangelnde Transparenz bei der Überbetreuung als Hauptgrund für Gewinnverluste an.

Es ist klar, dass überlastete Projekte ein großes Problem für Dienstleistungsunternehmen sind. Zum Glück kann die passende Zeiterfassungslösung helfen, die Überlastung zu reduzieren.

Es gibt eine Vielzahl von Zeiterfassungsplattformen im Internet, und viele davon sind kostenlos. Es ist wichtig zu berücksichtigen, dass sie alle ihre eigenen Vor- und Nachteile haben und manche sogar mehr Arbeit für Dein Team mit sich bringen, weswegen die Automatisierung sehr wertschöpfend ist.

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Im Gegensatz zu eigenständigen Zeiterfassungslösungen kann eine umfassende PSA-Software Deine Arbeitszeitnachweise als eine wichtige Quelle für Projektinformationen nutzen.

Hier sind einige wichtige Zeiterfassungsfunktionen, auf die Du bei einer PSA-Plattform achten solltest:

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Automatische Benachrichtigungen

Wenn zu viele (oder zu wenige) Stunden für ein Projekt erfasst werden, wirst Du sofort gewarnt, dass die Projekte drohen, aus dem Ruder zu laufen – so kannst Du Anpassungen vornehmen und die Überversorgung unterbinden, bevor sie eintritt.

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CRM Integration

Die Einsicht in die Zeitprotokolle direkt aus Deinem CRM eliminiert zusätzliche Schritte und spart Dir Zeit.

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Benutzerdefinierte Aufgaben und Stundensätze

Mit einer guten PSA-Software kannst Du jedem Teammitglied mehrere Aufgaben zuweisen, sodass sie ihre Zeit mit unterschiedlichen Abrechnungssätzen erfassen können, je nachdem, welche Aufgabe sie gerade ausführen.

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Selbststeuernde Funktionen

Kalenderintegrationen und GPS-Funktionen machen die Zeiterfassung für Teammitglieder zu einem Kinderspiel und können Fehler bei der Zeiterfassung reduzieren.

PSA-Software für Rechnungsstellung und Rechnungslegung

Ungeachtet der Branche, in der Du tätig bist, hast Du zumindest ein gemeinsames Ziel mit anderen Dienstleistungsunternehmen: so schnell wie möglich an Geld zu verdienen.

Aber ohne ein optimiertes Fakturierungs- und Abrechnungssystem kann es fast unmöglich sein, dieses Ziel zu erreichen.

Selbst wenn Du mit Deiner aktuellen Fakturierungs- und Abrechnungsplattform zufrieden bist, kannst Du durch die Integration mit PSA-Software mehr Nutzen aus ihr ziehen.

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Automatisierte Rechnungsstellung und Abrechnungsoptionen  können die manuelle Arbeit erheblich reduzieren, damit die Rechnungsstellung nicht zu einem mühseligen Prozess nach dem Projekt wird.

Aber nicht jedes Engagement oder Projekt gleicht dem anderen, vor allem wenn es um die Abrechnung geht, sodass eine Automatisierung ohne individuelle Optionen nicht unbedingt hilfreich ist.

Zeit und Material, laufende Kosten, Zwischenziele, Ratenzahlungen – eine gute PSA-Lösung macht es Dir leicht, jede Art von Rechnung zu erstellen und zu versenden, egal ob Du sie manuell oder auf der Grundlage von Ereignissen aus Deinen Projektmanagement-Workflows versendest.

Hier sind einige wichtige Zeiterfassungsfunktionen, auf die Du bei einer PSA-Plattform achten solltest:

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Automatisierung der Rechnungsstellung

Die automatische Rechnungsstellung (z. B. wenn eine bestimmte Anzahl von abrechenbaren Stunden erfasst oder ein bestimmter Zwischenziel erreicht wurde), reduziert die manuelle Arbeit für Dein Team und hilft Dir, schneller bezahlt zu werden.

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Software-Integrationen für die Buchhaltung

Nutze die Vorteile der Automatisierung für Deine bestehenden Prozesse. Falls Deine derzeitige Rechnungsstellungs- und Abrechnungsplattform für Dein Unternehmen gut funktioniert, wähle eine PSA-Plattform, die sich mit ihr integrieren lässt.

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Kundenspezifische Optionen für die Rechnungsfreigabe

Wiederkehrende Rechnungen und Rechnungen auf Raten müssen nicht immer manuell genehmigt werden, während komplexe Projekte eine zusätzliche Prüfung erfordern. Mit einer guten PSA-Plattform kannst du Deine Einstellungen anpassen und für jedes Projekt eine manuelle oder automatische Freigabe festlegen.

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Integrierte Rechnungsüberwachung

Du solltest in der Lage sein, schnell zu erkennen, welche Kunden bezahlt haben und welche nicht. Und wenn Dein Team den Rechnungsstatus direkt in Deinem CRM einsehen kann, bringt es alle auf dem gleichen Informationsstand.

PSA Software für den operationellen Bereich

Projektmanagement, Zeiterfassung und Rechnungsstellung sind allesamt Teil der internen Abläufe Deines Unternehmens. Wenn Du also die Effizienz jeder einzelnen Komponente steigerst, erhöht sich auch die Effizienz des gesamten Betriebs. Diese Steigerung kann mit PSA-Software, welche die Schnittstellen zwischen den einzelnen Komponenten schließt, noch deutlicher ausfallen.

Im Tagesgeschäft kann die PSA-Software die Arbeitsabläufe auf die bereits erwähnte Weise optimieren. Sie kann auch die Transparenz zwischen den Abteilungen erhöhen und Möglichkeiten für operative Optimierungen aufzeigen.

Mit einem Gesamtüberblick über Personalkapazitäten, Projektdaten, Gewinnspannen und Kundenzufriedenheitskennzahlen kannst Du:

  • den Verwaltungsaufwand für den Abschluss eines Geschäfts im Auge behalten und diese in Deinen Kosten berücksichtigen
  • wiederkehrende Probleme wie die schleichende Erweiterung des Projektumfangs erkennen und beseitigen
  • Rentabilitätsprognose und Ressourcenplanung genauer präzisieren
  • zufriedene Kunden für Up-Selling und Cross-Selling strategisch ansprechen
  • Deine leistungsstärksten und leistungsschwächsten Konten verfolgen
  • Deine leistungsstärksten Teammitglieder identifizieren

Mit anderen Worten: Eine gute PSA-Plattform ist eine Goldgrube für Daten, die Dir bei der Entscheidungsfindung in Bezug auf die betriebliche Effizienz hilft – weshalb ist PSA-Software besonders wertvoll für Operations Manager, Managing Partner und Unternehmer, die das Sagen haben.

Wann ist der beste Zeitpunkt, um in PSA-Software zu investieren?

“Wir brauchen nur ein paar Plattformen" ist eine weit verbreitete Meinung, vor allem bei kleineren Unternehmen – wenn Du nur drei oder vier Plattformen für Dein Geschäft verwendest, scheint eine Konsolidierung und Integration vielleicht nicht notwendig zu sein.

Wenn Dein Unternehmen jedoch wächst, wirst Du wahrscheinlich größere und komplexere Projekte in Angriff nehmen und die Fähigkeiten Deines Tech-Stacks erweitern müssen, um Schritt zu halten. An diesem Punkt ist es verführerisch, immer mehr Einzellösungen hinzuzufügen (vor allem, wenn Deine Teammitglieder mit den bestehenden Plattformen vertraut sind). Aber das kann teuer werden, den Arbeitsablauf verlangsamen und zu großer Frustration führen.

Eine frühzeitige Investition in PSA-Software kann Dir helfen, Dein Technologie-Stack zu vereinheitlichen, Dein Wachstum zu steuern und kostspielige Ineffizienzen zu vermeiden.

Wie Du die beste PSA-Software für Dein Unternehmen auswählst

Es gibt fünf Hauptbereiche, die Du bei der Suche nach einer PSA-Software berücksichtigen solltest: Preis, Funktionen, Integrationen, Skalierbarkeit und Benutzerfreundlichkeit.

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Preis

Es gibt unzählige kostenlose PSA-Software im Internet, und einige davon sind großartig (besonders für kleinere Unternehmen). Wenn Du eine große Anzahl von Nutzern hinzufügen oder Zugang zu weitergehenden Funktionen bekommen möchtest, solltest Du Dich nach kostenpflichtigen Optionen umsehen.

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Funktionen

Überlege Dir, welche Tools für Dein Unternehmen am hilfreichsten wären. Sieh Dir die sinnvollen Funktionen an, die wir für Projektmanagement, Zeiterfassung und Rechnungsstellung aufgelistet haben, und erstelle Deine eigene Liste der "Must-haves". Achte besonders auf automatisierte und selbststeuernde Funktionen, welche den Schlüssel zu mehr Effizienz bieten.

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Integrationen

Wenn Du nicht bei Null anfangen willst, solltest Du eine Plattform wählen, die sich nahtlos in Deine bestehende Technologie (und idealerweise auch in die Technologie, die Du in Zukunft benötigen wirst) integrieren lässt. Mit leistungsstarken PSA-Software-Integrationen musst Du Deine Betriebsabläufe nicht komplett umgestalten.

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Skalierbarkeit

Der häufige Wechsel von Plattformen ist kostenintensiv und hält den Fortschritt auf. Sieh Dir nicht nur die Software an, die Du jetzt brauchst, sondern überlege Dir, wo Dein Unternehmen nächstes Jahr (und in fünf Jahren) stehen wird. Bietet die fragliche Software Raum für die Erweiterung von Benutzern oder Funktionen? Die richtige PSA-Software wächst mit Deiner Organisation und hilft Dir bei der Skalierung.

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Benutzerfreundlichkeit

Glocken und Trillerpfeifen sind bedeutungslos, wenn Dein Team sie nicht nutzt. Überlege Dir, wie schnell und einfach Dein Team die neue Plattform annehmen kann und wie viel Schulung erforderlich sein wird. Auch die Integration mit Deinen bestehenden Plattformen und Prozessen ist wichtig – Du willst maximalen Nutzen bei minimalem Aufwand.

Schlussfolgerung

Erfolgreiche professionelle  Dienstleistungsunternehmen setzen auf Technologie, um ihre Effizienz zu steigern und ihre Rentabilität zu erhöhen, wobei Automatisierung und Integration die wichtigsten Triebkräfte sind.

Die Investition in eine PSA-Software kann Dein Unternehmen entscheidend voranbringen. Du musst nur die richtige Plattform - mit den richtigen Funktionen und Integrationen - finden, um die Effizienz zu steigern und Deine Arbeitsabläufe grundlegend zu optimieren.

Wo Du mit Deiner Suche beginnen solltest? Wir empfehlen Dir unbedingt PSOhub anzuschauen. Du kannst es 30 Tage lang testen!

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