Messung der Projekt- und Kundenrentabilität mithilfe einer Software

Die exakte Rentabilität von Projekten lässt sich mit Software leicht messen. Viele verstehen jedoch nicht, wie eine Software das genau umsetzt. Im Folgenden siehst Du die einzelnen Schritte im Projekt-Lebenszyklus und wie All-in-One Software die Informationen bei jedem Schritt verwaltet.

Du wirst sehen, wie eine Software, die Dich durch den gesamten Prozess begleitet, alle Deine Daten zusammenhält und die Berechnung der Projektrentabilität sowohl vor als auch nach Abschluss des Projekts erheblich erleichtert.

Schritt 1: Vertrag mit dem Kunden + Festlegung der Arbeits- und Funktionstarife

Wenn Du die Rentabilität Deines Projekts genau ermitteln möchtest, musst Du zunächst einen Vertrag abschließen. Die Vereinbarung mit Deinen Kunden hilft Dir dabei, den gesamten Arbeitsumfang sowie die Arbeitsstunden und Tarife festzulegen.

Der gesamte Projektlebenszyklus hängt davon ab, was im Projektvertrag festgehalten ist. Deshalb solltest Du Dein Vertragsmanagement mit gesicherten Dokumenten, die Du mit Deiner Projektmanagement-Lösung verknüpfen kannst, auf Kurs halten.

Stelle sicher, dass Du die richtige Version Deines Vertrags hast und dass sie in einer sicheren Umgebung leicht zugänglich ist. Du kannst Dich für eine Vertragsmanagementlösung oder ein Projektmanagement mit integrierten Verträgen entscheiden, um dies zu erreichen. Jedes Mal, wenn Du die Gewinnspanne Deiner Projekte messen willst, kannst Du mit ein paar Klicks direkt zu den Parametern des Vertrags wechseln.

Genauigkeit bei der Projektrentabilität: Eine Projektmanagement-Software, die eine Vertragsverwaltung beinhaltet, gewährleistet zum einen, dass der Vertrag selbst und die dazugehörigen Daten gesichert und leicht zugänglich sind. Klicke einfach auf die Vertragsinformationen im Projektbildschirm.

Zweitens: Wenn Deine Software mit  Deiner CRM integrierst, musst Du Dir keine Sorgen machen, dass die Übertragung zwischen Vertrieb und Projekt durcheinander gerät. Sowohl das CRM als auch die Projektmanagement-Lösung tauschen sicher Daten aus, sodass der Vertrieb weiß, was auf der Projektseite in seinem Feed passiert und umgekehrt. Später, wenn Du Deine Projektgewinnspanne misst, kannst Du genau sehen, wie viel Zeit das Vertriebsteam für den Kunden und wie viel das Projektteam für das Projekt aufgewendet hat, ohne dass irgendwelche Ungenauigkeiten aufgrund einer unsauberen Übertragung auftauchen.

Schritt 2: Erstelle das Projekt (mit oder ohne Vorlage)

Nachdem der Vertrag abgeschlossen und die Übergabe des Verkaufsprojekts vollzogen ist, kannst Du jetzt Dein Projekt erstellen. Hier legst Du die Struktur des Projekts fest und gibst den entsprechenden Projektbeteiligten den Zugriff.

Um Fehler bei der Rentabilitätsberechnung in Zukunft zu vermeiden, musst Du natürlich sicherstellen, dass Du die richtigen Daten verwendest. Das mag wie eine Kleinigkeit erscheinen, aber es kann zu erheblichen Ungenauigkeiten führen, wenn dieser kleine Arbeitsschritt nicht beachtet wird.

Mit smarter Software musst Du Dir keine Sorgen mehr machen, dass Du die falschen Daten verwendest, wenn Du ein neues Projekt erstellst. Stattdessen kann eine All-in-One-Projektmanagementplattform automatisch Daten aus Deinem Vertrag abrufen, um ein Projekt zu erstellen.

Eine erstklassige Projektmanagement-Software bietet Dir die Möglichkeit, Dein Projekt von Grund auf neu zu erstellen oder eine Vorlage zu verwenden. Leistungsfähigere Lösungen ermöglichen es Dir, das vorherige, ähnliche Projekt abzurufen. Das kann bei der Projektplanung von großem Vorteil sein. Vielleicht ist die Ausführung des Projekts ähnlich oder es handelt sich um einen wiederkehrenden Kunden.

Wenn Du in der Lage bist, die Rentabilität jedes Deiner Projekte exakt zu messen, kannst Du sehen, wie Deine Gewinnspannen in der Vergangenheit aussahen und die dabei gewonnenen Erkenntnisse auf zukünftige Projekte anwenden. Dies ist ein wichtiger Punkt, bei dem sich eine Projektmanagement-Software mit dieser Funktion als sehr nützlich erweist. Um die Rentabilität vor Projektbeginn zu berechnen, kannst Du Dich auf vergangene Projekte und Kunden beziehen, um die Gewinnspanne(n) zu ermitteln.

Schritt 3: Definiere & benenne das Team

Das Projekt ist erstellt und die richtigen Daten befinden sich in Deiner Projektmanagementsoftware. Jetzt ist es an der Zeit, das Team zusammenzustellen. In dieser Phase musst Du herausfinden, wer verfügbar ist und wer die richtigen Fähigkeiten hat. Hast Du bereits Mitarbeiter/innen mit solchen Fähigkeiten? Oder musst Du externe Dienstleister beauftragen? Wie hoch sind die Kosten?

Die Software wird Dir helfen, all Deine  Ressourcen und Preise festzulegen. Die integrierte Ressourcenverwaltung in einer Projektmanagement-Software ermöglicht es Dir, dies zu tun und sogar unterschiedliche Tarife für verschiedene Aufgaben zu vereinbaren. So kann z. B. der Designer, der auch redaktionelle Arbeiten erledigt, für diese beiden Aufgaben innerhalb desselben Projekts entsprechend bezahlt werden.

Um die Rentabilität Deines Projekts auf das gewünschte Niveau zu bringen, solltest Du genau auf die Aufgaben und Preise Deines Teams achten. Jemand mit einem höheren Satz, der die Arbeit aber schneller erledigt, kann sinnvoller sein als jemand mit einem niedrigeren Satz, der länger braucht, um zu liefern. Wenn du gleichzeitig Deinen Gewinn und die Qualität Deiner Leistungen im Auge behältst, wirst Du bei Projektabschluss erfolgreich sein.

Schritt 4: Eingabe des betriebsinternen Budgets und des vereinbarten Betrags

Der nächste Schritt ist die Budgetierung. Wie wird das Projektbudget berechnet? Das hängt von der Art des Vertrags ab, ob es sich um einen Zeit- und Materialvertrag oder einen Festpreis handelt. Auf der Grundlage aller Aufgaben und Tarife, die Du festgelegt hast, hast Du jetzt die tatsächlichen Zahlen, um Dein internes Budget zu erstellen. Du berechnest auch die Materialkosten und alle Investitionen, die Du neben Deiner Zeit und deinen Fähigkeiten tätigen musst, um das Projekt abzuschließen.

Dein internes Budget wird zunächst auf der Grundlage der vertraglichen Vereinbarungen erstellt. Daher ist es auch an dieser Stelle von Vorteil, wenn Deine Projektmanagement-Software über eine Vertragsverwaltung verfügt. Du kannst den Vertrag mit ein paar Klicks abrufen und ihn mit Deinen Rollen und Tarifen einsehen.

An dieser Stelle kannst Du Dich bereits mit den Zahlen der Projektrentabilität beschäftigen. An diesem Punkt musst Du nochmals überprüfen, ob Du mit dem Projekt auch Geld verdienen wirst, damit Du weißt, dass Du den richtigen Betrag angegeben hast. Um das zu tun, befolge die folgenden Schritte:

Berechnung der Projektrentabilität vor dem Projektbeginn

Gesamtgewinn = Vereinbarter Betrag - [(Tarife x benötigte Zeit pro Aufgabe) + Spesen/ Kosten]]

Um zu sehen, wie der Projektgewinn in der Planungsphase aussehen wird, setze die Daten in die obige einfache Gleichung ein. Nehmen wir zum Beispiel an, Du hast ein Projekt mit einem vereinbarten Betrag von 3000 $. Es erfordert die folgenden Aufgaben, Preise und Materialien:

Aufgabe A $50 / Stunde für 20 Stunden = $ 1000

Aufgabe B $25 / Stunde für 10 Stunden = $ 250

Aufgabe C $30 / Stunde für 40 Stunden = $ 1200

$ 150 für Spesen / Material

Wenn wir die Gesamtkosten der Arbeit für alle Aufgaben und Spesen addieren, kommen wir auf 2600 $ Gesamtprojektkosten. Da der Kunde $ 3000 bezahlt, ergibt sich ein Gesamtgewinn von $ 400.

Die Gewinnspanne des Projekts beträgt in diesem Fall ungefähr 15,38 %: 400 $ / 2.600 $ = 0,15384 oder 15,38 %.

Projektgewinnspanne = (Gewinnbetrag / Gesamtprojektbudget) x 1000

Gib Deine betriebsinternen Budgetinformationen in Deine Projektmanagementlösung ein, die sie automatisch mit dem Vertrag verbinden sollte. Deine Software sorgt auch dafür, dass Deine Budgetinformationen sicher und für diejenigen zugänglich sind, die sie brauchen.

Schritt 5: Informiere das Team

Jetzt ist es an der Zeit, Deinem Team alles zu erklären. Jeder muss genau wissen, was von ihm erwartet wird, wann er anfangen kann und wann er mit der Zeiterfassung beginnen kann. Es ist auch wichtig, dass Du daran denkst, ob alle bereits wissen, was bis zu diesem Zeitpunkt mit dem Kunden besprochen wurde.

Wenn Du alles beisammen hast und die entsprechenden Ressourcen, Aufgaben und Preise festgelegt sind, wird es Zeit, das Projektteam zu informieren. Gib ihnen den Umfang und den Zeitrahmen bekannt, sodass Du im Voraus über geplante Urlaube oder andere Abwesenheiten informiert werden kannst.

Wie Du das Team informierst, bleibt Dir überlassen, aber es ist empfehlenswert, dass sich alle an einen einheitlichen Kommunikationsfluss halten. Wenn Du möchtest, kannst Du die gesamte Kommunikation rund um das Projekt in Deine Projektmanagement-Lösung/CRM (diese zwei Lösungen sollten integriert sein). So kannst Du die Informationen besser verwalten, die Du brauchst, um die Gewinnspanne Deines Projekts im Laufe der Zeit genau zu messen.

Schritt 6: Mitarbeiter erfassen die Zeit

Eine genaue Projektzeiterfassung kann für alle möglichen Teams eine Herausforderung sein. Um die Rentabilität Deines Projekts so genau wie möglich zu ermitteln, ist eine einheitliche Zeiterfassung unverzichtbar. Wie werden die Teammitglieder die Zeit erfassen? Wissen sie genau, wann sie an dem betreffenden Projekt mitgearbeitet haben? Wann erfassen sie die Zeit? Wie sollen sie die nicht abrechnungsfähige Arbeitszeit erfassen?

Wie auch immer Deine Zeiterfassungslösung aussieht, entscheide Dich für einen Weg und bleibe auf diesem. Je einfacher die Zeiterfassung für Deine Mitarbeiter/innen ist, desto mehr werden sie es tun. Achte auf Zeiterfassungsoptionen mit einer mobilen App und einer Desktop-Erweiterung, damit alle Mitarbeiter/innen ihre Stunden mühelos erfassen können, egal wo sie gerade arbeiten.

Es gibt viele Zeiterfassungstools. Um aber die Informationen zu erhalten, die Du zum Berechnen der Rentabilität brauchst, ist es am besten, wenn diese in Deinem Projektmanagement integriert sind. So hast Du die aufgewendeten Arbeitsstunden immer auf dem Bildschirm. Außerdem ist es für die Teammitglieder einfacher, die Arbeitszeit in der Projektumgebung selbst zu erfassen, als mit einer isolierten App.

Schritt 7: Budget mit Zeiteinträgen  vergleichen

Einer der wichtigsten Schritte, um herauszufinden, wie profitabel ein Projekt ist, ist der Vergleich Deines Budgets mit den Zeitaufzeichnungen Deines Teams. Das ist jedoch ein Punkt, an dem viele Manager nicht weiterkommen und sich verschätzen, was zu Ungenauigkeiten führt.

Das ist verständlich, schließlich muss eine beachtliche Datenmenge zusammengetragen werden, und wenn diese auf verschiedene Plattformen verteilt sind, verursacht das Kopfschmerzen.

Aber diese Zahlen werden Dir eine Menge Fragen beantworten: Wurde das Budget überschritten? Hat jeder die Zeit für das richtige Projekt erfasst? Sieht irgendetwas verdächtig aus, dass Nachforschungen oder sogar Maßnahmen erforderlich machen könnte?

Mit dem All-in-One-Projektmanagement hast Du alle Informationen, die Du brauchst, immer zur Hand. Die Zeiterfassungsdaten sind mit Deinem Vertrag, Deinem Budget und Deiner Rechnungsstellung verknüpft. So hast Du stets den Überblick über die Dinge, die sich auf deinen Projektgewinn auswirken. 

Deine Projektstunden werden automatisch mit den vertraglich vereinbarten verglichen, und Du kannst sogar Warnmeldungen bei bestimmten Grenzwerten einrichten, um bei Bedarf einzuschreiten. Diese Daten können in Echtzeit eingesehen und in Berichten zusammengefasst werden, die Dir klar zeigen, wo Du aus Sicht der Rentabilität stehst. Das ist eine der besten Möglichkeiten, um mit einer Software zu verhindern, dass ein Projekt aus dem Ruder läuft.

Schritt 8: Projektrentabilität überprüfen

Wir sind jetzt am Ende des Projektzeitraums angelangt. Die Leistungen wurden erbracht, und Du wurdest bezahlt. Jetzt ist es an der Zeit, sich genau anzusehen, was dieser Geldbetrag wirklich wert ist. Um eine möglichst exakte Aussage darüber treffen zu können, wie viel Du von dem Projekt profitiert hast, nutzt Du die Daten, die bereits in Deiner Projektmanagementlösung über den Vertrag sowie die aufgewendete Zeit und die Kosten gespeichert sind.

Wenn Du ab Schritt 1 eine All-in-One-Projektmanagementsoftware verwendest, ist es ganz einfach, die Rentabilität Deines Projekts zu ermitteln! Denn Du hast alle Daten, die Du brauchst, ohnehin schon in der digitalen Umgebung Deines Projekts. Verabschiede Dich bitte von der Tabellenkalkulation.

Gute Projektmanagement-Tools haben die folgenden Informationen bereits integriert und helfen Dir, die Rentabilität von Projekten und Kunden zu berechnen:

• Vertragsmanagement – Was beinhaltet der Vertrag?
• Budgetverfolgung – Hat Dein innerbetriebliches Budget die Endsumme wiedergegeben? Wie viel hast Du über oder unter dem Budget gelegen?
• Aufgabenmanagement und Zeiterfassung – Wie viel Zeit wurde insgesamt für das Projekt aufgewendet? Wie viel Zeit wurde für die einzelnen Aufgaben aufgewendet?
• Ressourcenmanagement – Wie viel wurde dem Projekt von jeder Ressource in Rechnung gestellt? Wie profitabel ist jede einzelne Ressource?
• CRM-Integration – Wie viel Zeit wurde für den Service aufgewendet? Wie viel war im Vertrag geregelt?
• Rechnungserstellung – Wurden alle Rechnungen für vereinbarte Meilensteine bezahlt? Wurde die Abschlussrechnung an den Kunden geschickt? Wie ist der Rechnungsstatus?
• Finanzielle Backend-Integration  – Wie viel hast Du bezahlt bekommen? Stimmt es mit dem Vertragswert überein?

Dank dieser Datenbestände in Deiner digitalen Projektmanagementumgebung kannst Du die Automatisierung in den meisten Bereichen nutzen. Das kann ein großer Vorteil sein, um Deine Rentabilität nicht nur zu messen, sondern sie auch zu verbessern.

Du kannst Dich beispielsweise sofort über den Rechnungsstatus benachrichtigen lassen, damit Du weißt, wann eine Meilensteinrechnung versandt worden ist. Du kannst auch bestimmte Grenzwerte festlegen, um Deine Gewinnmargen zu schützen. So erhältst Du eine Benachrichtigung, wenn der Aufwand einen bestimmten Betrag in Bezug auf Deine Vertragsbestimmungen erreicht.

Eine weitere wichtige Funktion, die bessere Projektmanagementlösungen bieten, ist die so genannte vorausschauende Analyse. Die vorausschauende Analyse sammelt Daten und nutzt selbstlernende Verfahren, um künftige Ergebnisse vorherzusehen. Für die Rentabilität ist sie von unschätzbarem Wert, denn die Software kann anhand der Zeiterfassungsdaten und der Vertragsbestimmungen genau erkennen, wann ein Projekt aus dem Ruder zu laufen droht.

Berechnung der Projektrentabilität im Rahmen Deiner Projektmanagementlösung 

Um die Rentabilität Deines Projekts zu berechnen, musst Du die mit dem Projekt verbundenen Gesamtkosten, d. h. Zeit, Spesen usw. von der Gesamtzahlung des Kunden abziehen.

Gesamtzahlung – Gesamtprojektkosten = Projektgewinnbetrag

Um diese Zahlen zu erhalten, brauchst Du:

• Daten der Zeiterfassung
• Stundentarife aller Teammitglieder
• Vertragsdaten
• Kosten-Daten
• Finanzdaten (aus Deiner Buchhaltungslösung)

Um Deine Projektgewinnspanne zu berechnen, teilst Du den Projektgewinnbetrag durch die Gesamtkosten des Projekts und multiplizierst ihn mit 100:

(Höhe des Projektgewinns / Gesamtkosten des Projekts) x 100 = Projektgewinnspanne

Angenommen, Du hast mit Deinem letzten Projekt einen Gesamtgewinn von 2000 $ erzielt. Die Gesamtkosten für das Projekt betrugen $5000: 2000 / 5000 = 0,4 oder 40 %.

In diesem Fall beträgt die Projektgewinnspanne sehr gute 40 %.

Das große Geheimnis dabei ist, dass eine All-in-One-Projektmanagementlösung dies fast vollständig für Dich übernehmen kann. Sie kann alle Daten aus der Zeit- und Aufwandsabrechnung abrufen und sie mit Deinen Vertragsdaten vergleichen. Du kannst dies sogar mit Deinen Projektbudgetdaten machen, sodass Du sehen kannst, wie gut Du zu Beginn budgetiert hast.

Außerdem kannst Du die Rentabilität jeder Ressource mit diesen Daten sowohl für das aktuelle Projekt als auch kummuliert konfigurieren.

So berechnest Du die Kundenrentabilität und die Kundengewinnspanne

Die Rentabilität Deines Projekts und die Rentabilität Deines Kunden zu ermitteln, ist im Grunde dasselbe. Das ist der Fall, wenn es sich um einen einmaligen Kunden handelt.

Um die Rentabilität eines Stammkunden zu messen, kombinierst Du einfach die Rentabilität aller Projekte, die Du für ihn abgeschlossen hast. Anhand dieser Daten kannst Du sehen, wie profitabel die einzelnen Projekte des Kunden sind und wie hoch der Durchschnitt ist. Wie die Projektrentabilität wird auch diese durch zwei Zahlen dargestellt, die zum einen den Gesamtgewinn pro Kunde und zum anderen die Gewinnspanne des Kunden angeben.

Kundenprofitabilität = Kumulierte und durchschnittliche Projektprofitabilität pro Kunde

Nehmen wir zum Beispiel an, Kunde A hat Dich für 4 Projekte angeheuert. Hier sind die Projektgewinnbeträge für jedes einzelne Projekt:

Projekt 1 - $ 1000 Profit

Projekt 2 - $ 2000 Profit

Projekt 3 - $ 5000 Profit

Projekt 4 - $ 1000 Profit

Die kumulierte Rentabilität von Kunde A beträgt $ 9000. Wenn wir den Durchschnittswert dieser Zahlen nehmen, beträgt der gemittelte Gesamtgewinn $ 2.250. Kunde A bringt Dir also durchschnittlich $  2.250 für jedes Projekt.

Wie auch immer, bei der einfachen Berechnung des Durchschnittsbetrags für jeden Kunden, gibt es Dir keine vollständige Übersicht. Oder vielleicht verdienst Du exponentiell mehr, wenn bestimmte Interessengruppen beteiligt sind, usw.

Um eine genauere Rentabilitätsmessung für Deine Kunden zu erhalten, solltest Du auch die Gewinnspannen der Kunden berechnen. Hier siehst Du, wie die Gewinnspannen der Kunden im gleichen Szenario aussehen:

Kundengewinnspannen

Projekt 1 - $ 1000 Profit; 15 % Gewinnspanne

Projekt 2 - $ 2000 Profit; 12 % Gewinnspanne

Projekt 3 - $ 5000 Profit; 10 % Gewinnspanne

Projekt 4 - $ 1000 Profit; 17 % Gewinnspanne

Jetzt haben wir ein klareres Bild davon, was mit der Rentabilität und diesem speziellen Kunden passiert. Wie Du erkennen kannst, sieht es so aus. Als ob die Projektgewinnspanne bei dem Kunden höher ist, obwohl weniger Geld verdient wird. Das könnte darauf hindeuten, dass der Kunde in diesem Beispiel mit Projekten mit geringerem Umfang und Budget profitabler ist.

Du kannst auch den Durchschnitt der Projektgewinnspannen der Kunden berechnen, um eine durchschnittliche Kundengewinnspanne zu erhalten. Im obigen Beispiel ist der Durchschnitt von 15 %, 12 %, 10 % und 17 % 0,135 oder 13,5 %. Wir können also sagen, dass dieser Kunde im Durchschnitt 13,5 % Gewinn einbringt, wenn wir ein Projekt für ihn ausführen.