5 Tipps für einen erfolgreichen Übertragungsprozess vom Vertrieb zum Projektmanagement

Der Übertragungsprozess zwischen Deiner Vertriebsabteilung und Deinem Projektmanagement-Team kann ein frustrierender und langwieriger Prozess sein. Egal, wie gut die Übertragung in der Theorie organisiert ist, wenn es an der Zeit ist, die Rechnung einzufordern, kann es sein, dass die Dinge nicht so glatt laufen, wie Du es geplant hast.

Selbst in den positivsten Unternehmenskulturen sind die beiden Seiten des Teams dafür bekannt, dass sie miteinander streiten. Wenn Du Vertriebsprofis nach den häufigsten Beschwerden im Unternehmen befragen würdest, würdest Du mit Sicherheit eine Menge über Projektmanager/innen hören.

Und andersherum auch.

In vielen Unternehmen – vor allem in mittelgroßen Digitalagenturen – gehen bei der Übertragung an das Projektmanagement oftmals viele wertvolle Informationen von der Vertriebsseite verloren. Und auf der anderen Seite findet das Projektteam häufig ein heilloses Durcheinander bei den Finanzdaten vor, da der Vertrieb normalerweise keinen hinreichenden Überblick über alle Transaktionen hat, die während der Laufzeit eines Projekts getätigt werden. Das ist besonders problematisch, weil die Mitarbeiter des Vertriebsteams in der Regel nicht wissen, ob es Probleme mit der Bezahlung, dem Budget oder sogar potenzielle Upsell-Meldungen gibt.

Wenn Du Deinen Projektauftrag vom Vertrieb an das Projektmanagement übergibst, ist es am besten, wenn Du beide miteinander verzahnst, Dich auf Transparenz fokussierst und dafür die besten Werkzeuge einsetzt, die Dir zur Verfügung stehen.

Sieh Dir unsere 5 Tipps für einen reibungslosen Übergabeprozess vom HubSpot-Vertrieb zu Deinem Projektmanagement-Team an. Optimiere die Übergabe und mache allen das Leben leichter.

Tip #1: Fördere eine klare und offene Kommunikation & Zusammenarbeit beider Seiten.

Der erste und wohl wichtigste Schritt besteht darin, alle Beteiligten auf beiden Seiten auf die gleiche Wellenlänge zu bringen. Wenn Du zu einem größeren Unternehmen gehörst, solltest Du die Teammitglieder entsprechend vorstellen und die interne Kommunikation zwischen den Parteien fördern.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass alle im wahrsten Sinne des Wortes denselben Kanal benutzen. Egal, wie Dein Team kommuniziert – Slack, Skype, oder Zoom – alle sollten denselben Kanal benutzen, um Verwirrung zu vermeiden und den Informationsfluss zu optimieren.

Tip #2: Definiere klar und deutlich, was der Vertrieb grundsätzlich dem Projektmanagement zur Verfügung stellen sollte.

Im Interesse der Transparenz solltest Du der Vertriebsabteilung genaue Anweisungen geben, was dem Projektteam zur Verfügung gestellt werden soll. Je mehr Einblick das Projektmanagement in die Erwartungen des Kunden hat, desto genauer weiß es, was zu erwarten ist.

Du solltest Standardprotokolle für das Vorgehen auf der Vertriebsseite erstellen, nachdem das Projekt erfolgreich verkauft wurde. Eine wirksame Strategie besteht darin, dass die Mitglieder des Verkaufsteams alle potenziellen Risiken kommunizieren, auf die sie im Umgang mit dem Kunden gestoßen sind. Ermuntere sie dazu, eine kleine Überprüfung vorzunehmen und dem Projektteam eine ehrliche Einschätzung darüber zu geben, wie der Kunde das Projekt nach ihrer Ansicht umgesetzt haben will. Gibt es rote Fahnen, die die Ausführung gefährden könnten?

Letztendlich wird die Übertragung umso leichter sein, je besser der Vertrieb die entsprechenden Informationen sammeln und präsentieren kann. Deshalb solltest Du nicht nur die Risiken kommunizieren, sondern auch ein Strategiepapier mit genauen Vorgaben für die Vertriebsseite erstellen lassen, um die nächste Phase des Projektzyklus besser planen zu können. Du könntest die nachstehenden Punkte einbeziehen:

• alle Kundenkontaktinformationen
• chronologische Kundenkorrespondenz
• alle Unterlagen aus früheren Projekten oder Interaktionen mit dem Kunden
• Kopie des vollständigen Arbeitsumfangs für das Projekt
• vermelde sämtliche vom Kunden angesprochenen Fragen oder Probleme

Möchtest Du ein ausführlicheres Layout? Hier sind die Datenfelder, die das Projektmanagement-Team beim Innovieren vom Vertrieb benötigt:

• Projektname
• Kunden-PO#
• Investor Relations (IR)
• Letter of Intent (LoI)
• Ziel
• Kontingentdetails
• Land
• CPI
• N in Auftrag gegeben
• Gesamtgröße N für das Projekt
• Gerätekompatibilität
• Verschiedene Hinweise
• Programmierung/Hosting
• Anhänge
• Feld Startdatum
• Feld Enddatum

Ziel ist es, der Projektmanagementgruppe so viele relevante Informationen wie möglich zu übermitteln, ohne zu viel Zeit zu verschwenden. Je mehr Du den Prozess mit detaillierten Dokumenten/Datenfeldern rationalisierst, desto einfacher und schneller wird dieser Teil des Übergabeprozesses sein.

Tip #3: Sorge dafür, dass der Kunde weiß, welche Schritte nach dem Verkauf anstehen.

Wie in Tipp 1 beschrieben, ist es nun an der Zeit, Deinem Kunden deutlich mitzuteilen, was momentan passiert. Stelle ihnen alle Projektmitarbeiter vor, die den Auftrag bearbeiten werden, und halte sie über die nächsten Prozessschritte auf dem Laufenden. Oftmals entwickeln Kunden eine vertrauensvolle Beziehung zu einem Vertriebsmitarbeiter, und es sollte Deine wichtigste Aufgabe sein, dafür zu sorgen, dass sie sich wohlfühlen. Dein Projekt-Team hat vielleicht nicht die gleichen sozialen Kompetenzen, aber Du kannst alles tun, um Deinem Kunden zu versichern, dass er in guten Händen (bei guten Leuten) ist.

Tip #4: Stelle beim letzten Vertriebsmeeting jemanden vom Projektmanagement vor.

Ein praktischer und effektiver Weg, um Tipp #3 umzusetzen, ist, dass Dein Vertriebsteam mindestens einen Deiner Projektmanager oder Kundenerfolgsbeauftragten zum letzten Verkaufsgespräch mitnimmt. Hier geht es vor allem um Komfort und Vertrautheit. Auf diese Weise kann sich Dein Kunde vor der offiziellen Auftragsübergabe mit dem Projektteam vertraut machen.

Ehrlich gesagt, ist es eine gute Idee, die sozial versierteren Mitglieder Deines Projektteams mit dieser Aufgabe zu betrauen. Eine menschliche Verbindung schafft Vertrauen, und es ist sehr hilfreich, wenn Dein Kunde jemanden aus dem Projektteam persönlich kennenlernen kann.

Tip #5: Nutze ein Automatisierungstool wie PSOhub.

Schließlich kannst Du die Technologie wie PSOhub bei der Übertragung mit einer Automatisierungslösung für das Projektmanagement für Dich arbeiten lassen.

"In der PSOhub-Umgebung, kann ein Geschäftsabschluss zu einem Projekt umgewandelt werden und Du kannst alle Vertragsinformationen mit nur einem Klick automatisch übergeben."

Alle Account-Informationen der Vertriebsseite, einschließlich der Kontaktinformationen, werden an die Lösung übertragen, die entwickelt wurde, um Professional Services Organizations (insbesondere HubSpot-Nutzer/innen) dabei zu helfen, ihre Verwaltung zu rationalisieren und zu automatisieren und ihre Produkte effektiv zu verwalten.

Wie hilft PSOhub konkret beim Vertragsabschluss-zu-Projekt-Übergabeprozess?

Die wichtigsten Informationen werden in die Projektumgebung von PSOhub kopiert, die in einer Zwei-Wege-Kommunikation mit der HubSpot-Umgebung steht. 

Alle notwendigen Informationen sind im HubSpot-Feed zu finden. So kann der Vertrieb sehen, ob alle Rechnungen bezahlt sind, ob ein Projekt aus dem Ruder läuft oder ob andere Upsell-Potenziale relevant sind.

Vereinfache die Prozesse und steigere die Produktivität, indem Du einen einzigen Informationspool hast. Wenn Du die PSOhub-Integration für HubSpot nutzt, haben sowohl die Mitglieder des Vertriebs- als auch des Projektteams Zugriff auf identische Informationen und Duplikate werden vermieden.