Project- en klantwinst meten met software

Nauwkeurige projectwinstgevendheid kan eenvoudig worden gemeten met software. Velen begrijpen echter niet hoe software dat precies mogelijk maakt. Hieronder zie je de opeenvolgende stappen in de levenscyclus van een project en hoe alles-in-één software die informatie beheert bij elke stap.

Je zult zien hoe software die je door dit hele proces begeleidt al je gegevens bij elkaar houdt, waardoor het berekenen van de winstgevendheid van een project veel eenvoudiger wordt, zowel voor als na de voltooiing van het project.

Stap 1: Overeenkomst met klanten + definiëren van job- en roltarieven

Als je de exacte winstgevendheid van je project wilt weten, begint dit allemaal op contractniveau. De overeenkomst met je klanten zal je helpen om de algemene omvang van het werk te definiëren, samen met de uren en tarieven.

De hele levenscyclus van een project hangt af van wat er in het contract staat. Houd je contractbeheer dus op punt met veilige documenten die je kunt koppelen aan je projectbeheeroplossing.

Zorg ervoor dat je de juiste versie van je overeenkomst hebt en dat deze gemakkelijk toegankelijk is in een veilige omgeving. Om dit te bereiken kun je kiezen voor een oplossing voor contractbeheer of projectbeheer met ingebouwde contracten. Als je nu de winstmarge van je projecten wilt meten, kun je met een paar klikken direct naar de parameters van het contract gaan.

Nauwkeurigheid van projectwinstgevendheid: Projectmanagementsoftware met contractbeheer houdt het contract zelf en de gegevens veilig en gemakkelijk toegankelijk. Klik gewoon op de contractinformatie in het projectscherm.

Ten tweede, als uw software integreert met uw CRM, hoeft u zich geen zorgen te maken over een rommelige overdracht van verkoop naar project. Zowel de CRM- als de projectmanagementoplossing delen gegevens op een veilige manier, zodat de verkoop weet wat er aan de projectkant gebeurt in hun feed en vice versa. Later, wanneer je de winstmarge van je project meet, kun je precies zien hoeveel tijd het verkoopteam aan de klant heeft besteed en hoeveel het projectteam heeft uitgegeven, zonder dat er grijze onnauwkeurigheden ontstaan door een slordige handoff.

Stap 2: Maak het project (met of zonder sjabloon)

Nu het contract is uitgevoerd en de sales-project handoff is afgerond, ben je klaar om je project te creëren. Hier schets je de structuur van het project en geef je de juiste belanghebbenden toegang.

Om fouten in winstberekeningen in de toekomst te voorkomen, moet je er natuurlijk voor zorgen dat je de juiste gegevens gebruikt. Hoewel dit misschien een kleinigheid lijkt, kunnen er grote onnauwkeurigheden optreden als deze kleine stap niet wordt nageleefd.

Met intelligente software hoef je je geen zorgen te maken dat je de verkeerde gegevens gebruikt wanneer je een nieuw project aanmaakt. In plaats daarvan kan een alles-in-één projectmanagementplatform automatisch gegevens uit je contract halen om het project aan te maken.

Hoogwaardige projectmanagementsoftware geeft je de optie om je project vanaf nul te creëren of om een sjabloon te gebruiken. Bij robuustere oplossingen kun je het vorige, vergelijkbare project ophalen. Dit kan een groot voordeel zijn voor de projectplanning; misschien is de uitvoering van het project vergelijkbaar of misschien is het een terugkerende klant.

Als je de winstgevendheid van elk van je projecten nauwkeurig kunt meten, kun je zien hoe je marges er in het verleden uitzagen en kun je de lessen toepassen op toekomstige projecten. Dit is een belangrijk onderdeel waar projectmanagementsoftware met deze functionaliteit echt van pas komt. Om de winstgevendheid te berekenen voordat het project begint, kun je eerdere projecten en klanten raadplegen voor de winstmarge(s) uit het verleden.

Stap 3: Definieer en wijs het team toe

Het project is aangemaakt en de juiste gegevens staan in je projectmanagementsoftware. Nu is het tijd om het team samen te stellen. In dit stadium zoek je uit wie beschikbaar is en wie de juiste vaardigheden heeft. Beschik je al over mensen met deze vaardigheden? Of moet je het uitbesteden? Wat zijn de tarieven?

Software helpt je bij het instellen van al je resources en tarieven. Met de ingebouwde software voor resourcebeheer kun je dit doen, waarbij je zelfs verschillende tarieven kunt hanteren voor verschillende rollen. Je ontwerper die bijvoorbeeld ook wat redactiewerk doet, kan dienovereenkomstig betaald worden voor die twee rollen binnen hetzelfde project.

Om de winstgevendheid van je project op het gewenste niveau te krijgen, moet je goed letten op de rollen en tarieven van je team. Iemand met een hoger tarief die zijn werk sneller af heeft, is misschien zinvoller dan iemand met een lager tarief die er langer over doet om te leveren. Als je tegelijkertijd je winst en de kwaliteit van je deliverables in gedachten houdt, maak je jezelf klaar voor succes bij de voltooiing van je project.

Stap 4: Voer het interne budget en het afgesproken bedrag in

De volgende stap is het budgetteringsproces. Hoe wordt het projectbudget berekend? Dit hangt af van het type contract, of het een tijd-en-materiaalcontract is of een vaste prijs. Op basis van alle rollen en tarieven die je hebt geschetst, heb je nu actuele cijfers om je interne budget te genereren. Je berekent ook de prijs van materialen of investeringen die je buiten tijd en vaardigheden moet doen om het project te voltooien.

Je interne budget wordt in eerste instantie gemaakt op basis van wat is overeengekomen in het contract, dus het is in dit stadium van het proces weer een pluspunt om ervoor te zorgen dat je projectmanagementsoftware beschikt over contractbeheer. Je kunt het contract gemakkelijk met een paar klikken ophalen en bekijken met je rollen en tarieven.

Hier kom je al in de cijfers van de winstgevendheid van een project. Op dit punt moet je dubbel controleren of je geld zult verdienen aan het project, zodat je weet dat je het juiste bedrag hebt opgegeven. Volg de onderstaande stappen om dat te doen:

De winstgevendheid van een project berekenen voordat het project begint

Totale winst = overeengekomen bedrag - [(tarief x benodigde tijd per rol) + materiaal/kosten].

Om te zien hoe de projectwinst eruit zal zien tijdens de planningsfase, kun je je gegevens in de bovenstaande eenvoudige vergelijking invoeren. Laten we bijvoorbeeld zeggen dat er een project is met een afgesproken bedrag van $3000. Hiervoor zijn de volgende rollen, tarieven, tijd en kosten nodig. Het vereist de volgende rollen, tarieven en materialen:

Rol A $50/uur voor 20 uur = $1000

Rol B $25/uur voor 10 uur = $250

Rol C $30/uur voor 40 uur = $1200

$150 op materialen

Als we de totale kosten van het werk voor alle rollen met materialen bij elkaar optellen, krijgen we totale projectkosten van $2600. Aangezien de klant $3000 betaalt, is dat een totale winst van $400.

De winstmarge van het project is in dit geval ongeveer 15,38%: $400/$2600= 0,15384 of 15,38%.

Projectwinstmarge = (Winstbedrag / Totaal Projectbudget) x 100

Voer je interne budgetinformatie in je projectmanagementoplossing in, die het automatisch met het contract zou moeten verbinden. Je software houdt je budgetinformatie ook veilig en toegankelijk voor degenen die het nodig hebben.

Stap 5: Informeer het team

Nu is het tijd om alles aan je team uit te leggen. Iedereen moet precies weten wat er verwacht wordt, wanneer ze kunnen beginnen en wanneer ze kunnen beginnen met het bijhouden van tijd. Het is ook belangrijk dat je in gedachten houdt of iedereen al weet wat er tot nu toe met de klant is besproken.

Zodra je alles op een rijtje hebt en de juiste middelen, rollen en tarieven hebt bedacht, is het tijd om het team te informeren. Laat ze de omvang en het tijdsbestek weten, zodat je van tevoren op de hoogte bent van geplande vakanties of andere afwezigheden.

Hoe je het team informeert is aan jou, maar het is aan te raden om iedereen aan een duidelijke communicatiestroom te houden. Als je wilt, kun je alle communicatie rondom het project binnen je projectmanagementoplossing/CRM houden (deze twee zouden geïntegreerd moeten zijn). Dit helpt beter bij het beheer van informatie die essentieel is voor het nauwkeurig meten van de winstmarges van je project in de loop van de tijd.

Stap 6: Personeel houdt de tijd bij

Nauwkeurig de tijd bijhouden kan een uitdaging zijn voor allerlei teams. Om de winstgevendheid van je project zo nauwkeurig mogelijk te krijgen, is een samenhangende tijdsregistratie onontbeerlijk. Hoe houden de teamleden hun tijd bij? Weten ze precies wanneer ze aan het project hebben gewerkt? Wanneer houden ze de tijd bij? Hoe moeten ze niet-factureerbare tijd bijhouden?

Wat je oplossing voor tijdregistratie ook is, kies een pad en blijf erop. Bedenk ook dat hoe makkelijker het voor uw mensen is om tijd bij te houden, hoe meer ze het zullen doen. Zoek naar opties voor tijdregistratie met een mobiele app en een extensie voor de desktop, zodat iedereen gemakkelijk uren kan registreren, waar ze ook werken.

Er zijn veel tijdregistratieprogramma's, maar om de informatie te krijgen die je nodig hebt om de winstgevendheid te meten, is het het beste dat ze ingebouwd zijn in je projectbeheer. Op die manier heb je de bestede uren altijd in beeld. Het is ook gemakkelijker voor teamleden om de tijd bij te houden binnen de projectomgeving zelf in plaats van gebruik te maken van een afzonderlijke app.

Stap 7: Vergelijk budget met tijdregistraties

Een van de meest cruciale stappen om erachter te komen hoe winstgevend een project is, is het vergelijken van je budget met de urenregistratie van je team. Dit is echter een plek waar veel managers vastlopen en gissen, wat leidt tot onnauwkeurigheden.

Dat is begrijpelijk; er moeten veel gegevens worden verzameld en als die gegevens over verschillende platforms verspreid zijn, is dat een hele klus.

Maar deze cijfers zullen veel vragen voor je beantwoorden: Ben je over het budget gegaan? Heeft iedereen de tijd bijgehouden op het juiste project? Is er iets vreemds aan de hand waardoor je misschien een onderzoek moet instellen of zelfs actie moet ondernemen?

Met alles-in-één projectbeheer heb je alle informatie die je nodig hebt binnen handbereik. Tijdregistratiegegevens zijn gekoppeld aan je contract, je budget en je facturering. Het resultaat is een consistent inzicht in de zaken die de winst van je project beïnvloeden.

Je projecturen worden automatisch vergeleken met wat er in het contract staat en je kunt zelfs waarschuwingen instellen bij bepaalde drempels om in te grijpen als dat nodig is. Deze gegevens kunnen in realtime worden bekeken en worden georganiseerd in rapporten die je duidelijk laten zien waar je staat vanuit het oogpunt van winstgevendheid. Het is een van de beste manieren waarop software je kan helpen voorkomen dat projecten ontsporen.

Stap 8: De winstgevendheid van een project beoordelen

We zijn nu aan het einde van de projectlevenscyclus. De deliverables zijn binnen en u bent betaald. Nu is het tijd om in detail te bekijken wat dat bedrag echt betekent. Om het meest nauwkeurige cijfer te krijgen over hoe je hebt geprofiteerd van het project, gebruik je de gegevens die al in je projectmanagementoplossing staan over het contract en de bestede tijd en uitgaven.

Als je vanaf stap 1 alles-in-één projectmanagementsoftware gebruikt, is het eenvoudig om de winstgevendheid van je project te achterhalen! Dat komt omdat je alle gegevens die je nodig hebt toch al in de digitale omgeving van je project hebt. Zeg maar dag tegen de spreadsheet.

Bekwame projectmanagementtools hebben het volgende ingebouwd, zodat je gemakkelijk de informatie kunt verzamelen die je nodig hebt om de winstgevendheid van projecten en klanten te berekenen:

• Contractbeheer - Wat staat er in het contract?
• Budgetopvolging- Komt uw interne budget overeen met het uiteindelijke totaal? Hoeveel zat u er boven of onder?
• Taakbeheer en tijdregistratie - Hoeveel tijd werd er in totaal aan het project besteed? Hoeveel tijd werd er besteed aan elke taak?
• Resourcemanagement - Hoeveel werd er gefactureerd aan het project door elke resource? Hoe winstgevend is elke resource?
• CRM-integratie - Hoe winstgevend was de tijd die aan service werd besteed? Hoeveel is er in het contract opgenomen?
• Facturering - Zijn alle facturen betaald voor goedgekeurde mijlpalen? Is de eindfactuur naar de klant gestuurd? Wat is de status van de factuur?
• Financiële backend integratie - Hoeveel heb je betaald gekregen? Klopt dit met wat er in het contract staat?

Dankzij deze schat aan gegevens binnen je digitale projectmanagementomgeving kun je op de meeste fronten gebruikmaken van automatisering. Dit kan niet alleen een grote hulp zijn bij het meten van uw winstgevendheid, maar ook bij het verbeteren ervan.

Je kunt bijvoorbeeld direct op de hoogte worden gebracht van de factuurstatus, zodat je weet wanneer een mijlpaalfactuur is verzonden. Je kunt ook bepaalde drempels instellen om je winstmarges te bewaken. Zo kun je een melding krijgen wanneer de tijd en kosten een bepaald bedrag bereiken, gerelateerd aan je contractbepalingen.

Een andere belangrijke functie van de betere projectmanagementoplossingen is wat voorspellende analyse wordt genoemd. Voorspellende analyse verzamelt gegevens en maakt gebruik van zelflering om te helpen anticiperen op toekomstige resultaten. Op het gebied van winstgevendheid is dit van onschatbare waarde omdat de software precies kan aangeven wanneer een project ontspoord dreigt te raken, op basis van tijdregistratiegegevens en wat er in je contract staat.

De winstgevendheid van een project berekenen in uw projectmanagementoplossing

Om de winstgevendheid van je project te berekenen, moet je de totale kosten van het project (tijd, materialen, enz.) aftrekken van de totale betaling van de klant.

Totale betaling - Totale projectkosten = Projectwinstbedrag

Om deze getallen te krijgen, heb je het volgende nodig:

• Tijdregistratiegegevens
• Tarieven van alle teamleden
• Contractgegevens
• Onkostengegevens
• Financiële gegevens (van je boekhoudoplossing)

Om je Projectwinstmarge te berekenen, deel je het Projectwinstbedrag door de Totale Projectkosten en vermenigvuldig je dit met 100:

(Projectwinstbedrag / Totale projectkosten) x 100 = Projectwinstmarge

Bijvoorbeeld, laten we zeggen dat je in totaal $2000 winst hebt gemaakt met je laatste project. De totale kosten die je hebt gemaakt om het project te voltooien waren $5000: 2000 / 5000 = 0,4 of 40%.

In dit geval is de Projectwinstmarge met 40% erg goed.

Het grote geheim hier is dat een alles-in-één projectmanagementoplossing dit bijna helemaal voor je kan doen. Het kan alle gegevens van tijd en kosten ophalen en deze vergelijken met je contractgegevens. Je kunt dit zelfs doen met je projectbudgetgegevens, zodat je kunt zien hoe goed je aan het begin hebt gebudgetteerd.

Bovendien kun je met deze gegevens de winstgevendheid van elke resource configureren, zowel voor het project in kwestie als cumulatief.

Hoe de winstgevendheid en winstmarge van klanten berekenen

De winstgevendheid van je project en de winstgevendheid van je klant berekenen is in principe hetzelfde. Tenminste, als je een eenmalige klant analyseert.

Om de winstgevendheid van een terugkerende klant te meten, combineer je gewoon de winstgevendheid van elk project dat je voor hen hebt voltooid. Op basis van deze gegevens kun je zien hoe winstgevend elk van de projecten van de klant is en wat het gemiddelde is. Net als de winstgevendheid van projecten, wordt dit weergegeven door twee getallen die een, de totale winst per klant, en twee, de winstmarge van de klant weergeven.

Klantwinstgevendheid = cumulatieve en gemiddelde projectwinstgevendheid per klant

Laten we bijvoorbeeld zeggen dat klant A jou heeft ingehuurd voor 4 projecten. Hier zijn de Projectwinstbedragen van elk project:

Project 1 - $1000 winst

Project 2 - $2000 winst

Project 3 - $5000 winst

Project 4 - $1000 winst

De cumulatieve winstgevendheid van klant A is $9000. Als we een gemiddelde nemen van deze getallen, is de gemiddelde Totale winst $2.250. Dus gemiddeld maakt Klant A je $2.250 voor elk project.

Als je echter alleen het gemiddelde bedrag berekent dat je bij elke klant verdient, krijg je niet het hele plaatje. Het kan zijn dat je minder winst maakt op projecten die meer tijd vergen. Of misschien verdien je exponentieel meer als bepaalde belanghebbenden erbij betrokken zijn, enz.

Om de winstgevendheid van je klanten nauwkeuriger te meten, moet je ook de winstmarges van de klant berekenen. Hier ziet u hoe de winstmarges van de klant eruit zien als voorbeeld in hetzelfde scenario:

Winstmarges van klanten

Project 1 - $1000 winst; 15% winstmarge

Project 2 - $2000 winst; 12% winstmarge

Project 3 - $5000 winst; 10% winstmarge

Project 4 - $1000 winst; 17% winstmarge

Nu hebben we een duidelijker beeld van wat er gebeurt met de winstgevendheid en deze specifieke klant. Zoals je kunt zien, lijkt het erop dat de Projectwinstmarge hoger is bij de klant terwijl er minder daadwerkelijk geld wordt verdiend. Dit kan suggereren dat de klant in het voorbeeld winstgevender is met projecten met minder omvang en budget.

Je kunt ook een gemiddelde nemen van de Projectwinstmarges van de klant om een Gemiddelde Klantwinstmarge te krijgen. In het bovenstaande voorbeeld is het gemiddelde van 15%, 12%, 10% en 17% 0,135 of 13,5%. We kunnen dus zeggen dat deze klant gemiddeld 13,5% winst maakt als we een project voor hem doen.