Verander je urenregistratie van 'energievreter' naar een automatisch proces

Nauwkeurige kosten-en urenregistratie is van cruciaal belang om bedrijfsprocessen soepel te laten verlopen voor alle soorten bedrijven.

Waarom?

In theorie zou kosten-en urenregistratie ervoor moeten zorgen dat je:

1. Begrijpt waar het klantenbudget naartoe gaat.
2. Goedkeuring van overuren en kosten de baas blijft. 
3. Zorgt voor nauwkeurige facturering.
4. Juist en op tijd uitbetaald wordt!

Belangrijke aspecten van de dagelijkse gang van zaken, hoe oninteressant ze ook zijn.

"Kosten-en urenregistratie kunnen vaak een saai handmatig proces zijn als u niet de juiste software gebruikt. " 

Ironisch genoeg neemt het registreren van gewerkte uren waanzinnig veel kostbare tijd in beslag. Als er geen samenhangend systeem is - en zelfs als dat soms wel het geval is - is het gewoon weer een vervelende brei aan taken die de creatieve energie, die wij dagelijks zo hard nodig hebben, uit ons zuigt.

Natuurlijk leidt handmatige invoer bijna altijd tot dubbele of onjuiste gegevens. Een puinhoop.

Daarom pleiten we voor geautomatiseerde systemen of tools als het gaat om kosten-en urenregistratie.

Waarom zou je kosten- en urenregistratie moeten automatiseren?

Omdat het zinvol is op alle vlakken.

Je kunt de tijd van jouw team optimaliseren (en meer tijd vrijmaken) door je  kosten-en urenregistratie te automatiseren. Bovendien kunnen deze software- en automatiseringstools de toewijzing van middelen verhogen, tot betere marges op projecten leiden, de klanttevredenheid verhogen en jouw bedrijf soepel laten functioneren.

Hoe uitgebreider je automatiseringstools zijn, hoe meer ze jou kunnen helpen met grotere problemen zoals tijdsbesparing en elke keer juist uitbetaald worden. Sneller uitbetaald worden, kan ook geen kwaad.

Voor kleine organisaties die HubSpot gebruiken, is dit een eenvoudige manier om efficiënt te werk te gaan. We leggen je uit hoe je de beste geautomatiseerde kosten-en urenregistratie-oplossing voor jouw bedrijf kunt kiezen. We vertellen je ook waar je naar moet zoeken aan de hand van functies en kenmerken.

Hoe kies je een goede automatiseringstool voor  kosten- en urenregistratie?

1. Evalueer je huidige aanpak. Waar ondervind je problemen? Waar duiken fouten op?
2. Bereken het resultaat van de investering voor je verwachte geautomatiseerde software. Inzicht hebben in real-timegegevens is essentieel! Hulp nodig bij het uitzoeken? Hier een stappenplan om je te helpen bij het berekenen van de waarde van jouw toekomstige registratiesoftware en de ROI die je kunt verwachten.
3. Past het bij jou bedrijf? Hoe goed past de software voor kosten-en urenregistratie bij jouw huidige activiteiten en systemen? Welke integraties zijn beschikbaar? Informatie vanuit kosten-en urenregistratietracking (waarschijnlijk binnen je projectmanagementtool) moet vrij naar jouw boekhoudsysteem kunnen stromen, en die informatie moet op haar beurt een rapportagedashboard vullen.
4. Word socialproof. Je kunt websites bezoeken als Capterra of GetApp voor softwarerecensies en rankings of je kunt contact opnemen met jouw collega's binnen je bedrijfstak voor aanbevelingen. Architecten, bijvoorbeeld, kijken wellicht naar architectuur specifieke hulpmiddelen zoals deze. Voor juridische diensten specifiek, kunt je dit handige artikel bekijken.

PSA software voor kosten- en urenregistratie

Andere professionele serviceteams zouden moeten beginnen met het onderzoeken van PSA-software. De meest succesvolle en efficiënte HubSpot-instanties gebruiken een soort geïntegreerde PSA-oplossing die kosten- en urenregistratie, projecten, facturatie, rekeningen sturen, budgettracering en nog veel meer samenbrengt. Dit alles onder één, hopelijk intelligent, dak.

Waar je op moet letten bij PSA-software die ondersteunt bij de kosten-en urenregistratie. 

• Om te beginnen, zorg dat het integreert met HubSpot.
• Hoe uitgebreider de software, hoe meer inzicht je zult hebben.
• Zoek naar functies die ontwikkeld zijn voor automatisering, bijvoorbeeld self-driving time-tracking.
• Kies voor slimme en automatische functies die eenvoudig door jouw team gebruikt kunnen worden.

Geen zin meer om zoveel tijd te verspillen met kosten- en urenregistratie? Automatiseer het gewoon!

Als het gaat om zo'n essentieel onderdeel van je bedrijf dat van oudsher een handmatig proces is, kan het omarmen van automatisering in het begin eng zijn. Maar eerlijk gezegd heb je veel meer te winnen dan te verliezen. Zoals we hierboven al beschreven hebben, moet je ervoor zorgen dat een geautomatiseerde oplossing in je budget past en dat deze jouw voorziet van ROI door middel van intuïtieve en nuttige automatisering. Stap over op geautomatiseerde kosten- en urenregistratie en maak je leven een stuk makkelijker. 

Bekijk ook: geautomatiseerde kosten- en urenregistratie van PSOhub