Wat betekent ticket-to- cash en hoe registreer je tijd rechtstreeks in HubSpot Service Hub?

Als je een voor een onderneming werkt die HubSpot gebruikt of eigenaar bent van een dergelijke onderneming dan zal de term 'deal to cash' je waarschijnlijk bekend in de oren klinken. 'Deal to cash' verwijst naar de stappen en processen tussen het moment dat je een deal in HubSpot CRM sluit en het moment dat je cash in handen krijgt voor het voltooien van bepaalde deliverables. 

Maar in dit artikel gaan we het niet hebben over het befaamde deal to cash. We gaan het namelijk hebben over een andere inkomstenpijplijn: ticket-to-cash.

Ontdek wat ticket to cash precies betekent en hoe je het ticket to cash proces voor je onderneming kunt optimaliseren door je tijd rechtstreeks in de HubSpot Service Hub te registreren.

Wat betekent ‘ticket to cash’?

Ticket-to-cash is het proces dat start met een ticket in de HubSpot Service Hub en dat eindigt met cash van je klanten in je handen.

In het verleden was er geen efficiënte oplossing voor het stroomlijnen van het ticket to cash proces. Veel professionele dienstverleners zoals IT-bedrijven, softwareontwikkelaars, enz. gebruiken bijvoorbeeld een tijdsregistratiesysteem om bij te houden hoeveel uren aan service zijn besteed. Anderen hebben helemaal niets en doen eerder aan natte-vinger-werk waarbij ze hun support tickettijden inschatten of ze manueel in spreadsheets bijhouden.  

Het resultaat is dat je factureerbare uren misloopt die overschrijden wat er in je contract staat. En kleine bedrijven die deze tijd niet op gepaste wijze bijhouden, kunnen elk jaar duizenden euro's aan zuurverdiende inkomsten mislopen.

Je ticket to cash pijplijn moet functioneren onder de parameters van je service agreement. Om dat mogelijk te maken, moeten je CRM, je service en je projectmanagement naadloos op elkaar aansluiten en met elkaar in verbinding staan.

Door gebruik te maken van automatisering en integratie kunt je de tijd besteed aan je HubSpot service tickets direct bijhouden. Deze informatie is gekoppeld aan je projectmanagement oplossing die je contractgegevens en facturatie beheert. 

Dit betekent dat alle tijd die je als ondersteuning aan een klant besteedt en die onder de diensten in je service agreement valt automatisch aan je klant kunnen gefactureerd worden

Optimaliseer ticket to cash: Registreer direct de tijd van je HubSpot service tickets 

Voor het eerst ooit kunnen HubSpot-gebruikers hun tijd die ze aan HubSpot service tickets besteden meteen registreren zodat ze geen factureerbare uren meer missen. 

Om dit soort automatisering beschikbaar te maken voor de herlancering van de Service Hub, heeft HubSpot beroep gedaan op PSOhub. Het werkt als volgt:

1. Teamleden registreren met één klik in de Service Hub de tijd die ze aan HubSpot service tickets besteden. 
2. PSOhub– een all-in-one project management oplossing– integreert met zowel de  HubSpot CRM als de Service Hub. PSOhub doet dienst als een veilige 'hub' waar je contractgegevens communiceren met je HubSpot-gegevens. 
3. PSOhub zal automatisch alle tijd registreren die je team aan de HubSpot service tickets heeft gespendeerd en ze relateren aan de zaken die afgesproken zijn in de service agreement. Als de uren het contractuele overschrijden, zal PSOhub automatisch factureerbare uren identificeren.  
4. Vervolgens, afhankelijk van je voorkeuren, kan PSOhub dan automatisch facturen opmaken en deze naar je klant versturen. Manueel facturen maken, is voltooid verleden tijd! 
5. PSOhub integreert ook met je financiële backend waardoor je perfect op de hoogte blijft van betalingen en dat zowel langs de HubSpot- als langs de projectzijde.  
6. Cashen maar... gedaan met het vergeten registreren van factureerbare uren in de HubSpot Service Hub. Je hebt alles onder controle! 

Wie kwam er met het ‘ticket to cash’ idee?

Hoewel de ticket to cash pijplijn niet echt door iemand werd uitgevonden, is de term 'ticket to cash' eigenlijk bedacht door PSOhub Oprichter & CEO, Martijn van der Hoeden. Hoewel de ticket to cash pijplijn niet iets is wat iemand heeft uitgevonden, is de term 'ticket to cash' eigenlijk bedacht door PSOhub Oprichter & CEO, Martijn van der Hoeden. Toen HubSpot exclusief naar PSOhub kwam met het idee om tijdregistratie op support tickets aan te bieden bij de herlancering van Service Hub, realiseerden Martijn en het team van PSOhub zich dat dit een geweldige hulp zou kunnen betekenen voor alle professional service ondernemingen.

Omdat PSOhub met hun geïntegreerde software de ticket-to-cash-pijplijn kan optimaliseren, kunnen kleine ondernemingen hun factureerbare uren, die ze vroeger misliepen, nu wel netjes registreren. Daarnaast worden hun gegevens in een veiligere omgeving bewaard en besparen ze heel wat geld op softwarelicenties aangezien PSOhub een betaalbare, full-suite project management oplossing aanbiedt inclusief: 

• Project management
• Contract management
• Taakbeheer
• Resourceplanning
• Tijd & Uitgaven
• Facturatie

De 5 belangrijkste voordelen van het optimaliseren van je HubSpot ticket to cash

Als je gebruikmaakt van PSOhub's tijdsregistratie in de HubSpot Service Hub dan haal je met een minimale inspanning het maximale uit je ticket to cash. Hier zijn enkele van de voordelen waar ondernemingen die HubSpot gebruiken naar kunnen uitkijken: 

1. Money, money money... it's so funny!

Het zonder twijfel grootste voordeel van het optimaliseren van je ticket to cash met behulp van PSOhub is dat je er geld mee verdient. En dat allemaal dankzij PSOhub die automatisch de tijd gaat registreren die je aan een bepaalde service besteedt en dat met de onderliggende contracten in het achterhoofd. Gedaan met het vergeten van factureerbare uren in de HubSpot Service Hub.

2. Verbeter je klantenervaring naar facturatie toe.

Als je gebruikmaakt van de PSOhub tijdsregistratie in de Service Hub en kiest voor automatische facturatie, dan zullen je klanten op regelmatige basis hun facturen ontvangen en weten ze perfect wat ze mogen verwachten. Hoe meer transparantie hoe meer kans dat je klanten terugkerende klanten worden. Dit is dus duidelijk een van de voordelen die je onderneming betrouwbaarder maakt en toont dat je te allen tijde alles onder controle hebt.  

3. Je gegevens in een veiligere omgeving. 

Dankzij PSOhub bevinden alle gegevens van HubSpot, je contracten, je projecten, je budgetten en al de rest zich in één veilige en gecentraliseerde omgeving. Gedaan met rondslingerende spreadsheets. Gedaan met aparte oplossingen waarbij je manueel data moet gaan verplaatsen om te doen wat je wilt doen. 

4. Bespaar geld.

Door PSOhub te gebruiken om je ticket to cash te optimaliseren, kunnen bedrijven op verschillende gebieden geld besparen. De meest opvallende besparing is de tech stack. In plaats van meerdere oplossingen te moeten gebruiken om alle facetten van je projecten te beheren - contractbeheer, taakbeheer, enz. - kan je alles nu in 1 project management tool beheren, PSOhub... een project management manusje-van-alles. Bovendien is PSOhub geïntegreerd met wat je al gebruikt, waaronder HubSpot, QuickBooks en meer. Zelfs voor onmisbare software zoals Asana heeft PSOhub een geïntegreerde oplossing. PSOhub integreert met alles wat je maar kunt bedenken. Om een lang integratieverhaal kort te maken... je kunt dankzij PSOhub flink besparen op je maandelijkse/jaarlijkse softwarelicenties.

5. Minder tijd verliezen aan administratie. 

Het optimaliseren van je ticket to cash doe je ook zodat jij en je team minder tijd verliezen aan al die administratieve taken. Manueel data invoeren, behoort tot het verleden. Manueel facturen aanmaken op basis van de Hubspot service tickets behoort tot het verleden. En met slechts enkele klikken registreer je jouw tijd. Met de automatisering en integratie van PSOhub's ticket sync met de HubSpot Service Hub, zijn vervelende administratieve taken iets uit lang vervlogen tijden.