Share this
by Jarno Koopman on juni 3, 2020
Urenregistratie is niet het meest interessante onderwerp, maar wel belangrijk voor dagelijks projectmanagement.
De beste manier om je uitgaven en de urenadministratie van je werknemers onder controle te houden, is door urenregistratie eenvoudig te maken. Hoe eenvoudiger, hoe beter.
Urenregistratie zou voor alle partijen kinderlijk eenvoudig en overduidelijk moeten zijn en zou de productiviteit onder zowel projectmanagers als werknemers moeten verbeteren. Gelukkig is het met een paar strategische richtlijnen niet moeilijk om urenregistratie eenvoudig te maken.
1. Omschrijf duidelijke doelen en verwachtingen.
Zorg ervoor dat je werknemers precies weten welke protocollen ze moeten volgen bij hun urenregistratie. Welk platform moeten ze gebruiken? Bij wie moeten ze problemen melden? Is het acceptabel om naar boven af te ronden op een kwartier of werk je met exacte urenregistratie?
Het is ideaal om de regels en verwachtingen voor urenregistratie vast te leggen in een HR-handleiding of introductieformulier voor vaste werknemers en freelancers. Geen grijze gebieden betekent minder verloren tijd. Bovendien zijn op die manier de werknemers en managers samen verantwoordelijk. Wel is het verstandig om met het volgende punt rekening te houden om onduidelijkheid te voorkomen.
2. Gebruik een urenregistratieplatform.
Als er meerdere teamleden aan je project werken, en vooral als ze op afstand werken, is het verstandig om een urenregistratieplatform te kiezen en daarbij te blijven. Er zijn tientallen platforms die van alles beloven, maar naast PSOhub zijn twee van de beste keuzen Timecamp en Harvest. Beide zijn gemakkelijk te gebruiken en registreren de tijd op projectbasis.
De winnaar? Als je HubSpot niet gebruikt voor Marketing, Verkoop of Diensten, dan is dat waarschijnlijk Harvest (Voor de duidelijkheid, wij hebben GEEN samenwerkingsverband met dit platform, vooral omdat PSOhub zijn eigen urenregistratie software heeft). De urenregistratie software van dit platform biedt mogelijkheden voor gedetailleerde urenregistratie op basis van projectparameters die door administrators zijn ingesteld. Het beste van alles is dat het kan worden geïntegreerd in QuickBooks Online, dus zodra de roosters goedgekeurd zijn, kun je het betalingsproces automatiseren.
Als je een HubSpot-gebruiker bent, maakt PSOhub het hele proces echter wel een stuk eenvoudiger. Dankzij de naadloze HubSpot-integratie, kun je uren automatisch bijhouden en het betalingsproces nog gemakkelijker automatiseren dan met Harvest.
3. Synchroniseer je uren binnen je projectmanagement software
Om na tip 2 nog een stap verder te gaan, kun je je productiviteit maximaliseren en je workflow vereenvoudigen met een urenregistratie software die is geïntegreerd in je projectmanagement.
In plaats van tussen 14 platforms heen en weer te springen, kun je je urenregistratiegegevens op dezelfde plaats bewaren waar je ook je projecten beheert. Met PSOhub kun je op één plaats je uitgaven beheren en je urenadministratie voor meerdere projecten doen (binnen of buiten HubSpot).
Harvest of andere urenregistratie apps heb je niet nodig. Werknemers synchroniseren hun tijd direct in PSOhub, waar managers meteen kunnen zien wat elk project kost en hoe lang het duurt. Ook kunnen werknemers hier in dezelfde interface hun contracten beheren, samen met de uren die ze aan verschillende projecten besteden.
Een van de beste functies van PSOhub is de predictive analyse met gemiddelde boekingstijd. De software wordt vanzelf slimmer naarmate je deze meer gebruikt. Uiteindelijk kun je projecten invoeren die gemiddelde boekingstijden genereren zodat je beter dan ooit tevoren je budget kunt bepalen.
4. Automatiseer je urenregistratie
De heilige graal van urenregistratie is de introductie van geautomatiseerde urenregistratie, wat wij Self-driving Urenregistratie noemen. Dankzij deze functie hoeven je werknemers nooit meer handmatig hun tijd te synchroniseren. Met de geïntegreerde agenda (via je G-Suite- of Outlook-account), GPS en bureaubladcontrole worden de roosters automatisch gevuld met de juiste gegevens.
Maar hoe werk dat dan? Stel je voor dat je teamleden op de locatie van de klant werken of daar een externe vergadering hebben. Als deze afspraken in hun agenda zijn opgenomen, kan de Urenregistratie software het bijbehorende project herkennen en de activiteit automatisch toevoegen aan het rooster. Het nadeel hiervan is dat vergaderingen vaak uitlopen en je vaak langer dan gepland op de locatie van de klant blijft. Met handmatige urenregistratie vergeet een werknemer meestal om dit aan te passen en worden de extra uren niet in rekening gebracht.
Na de introductie van GPS-synchronisatie hoeven je werknemers hier nooit meer zorgen over te maken. Als een vergadering uitloopt, houden de self-driving functies alle tijd bij die op de locatie wordt besteed. Op basis van de GPS-coördinaten koppelt de software het project aan de locatie van de klant en wordt de juiste tijd gemeten.
Deze functie kan ook worden gebruikt voor computerwerk, via zogenaamde Digitale Synchronisatie. Aan het eind van de week, bij het invullen van de roosters, is een werknemer al lang vergeten hoe lang hij of zij precies heeft gewerkt aan een taak of project. Vaak worden daardoor te weinig uren in rekening gebracht. Met de functie bureaubladcontrole kun je automatisch bijhouden hoe lang je met een e-mail, document of ander soort werk bezig bent. Door slimme algoritmen is de software in staat te bepalen voor welke klant het werk is en aan welk project de uren moeten worden toegeschreven.
5. Stimuleer eerlijkheid en transparantie
Een bedrijfscultuur waarin eerlijkheid wordt gestimuleerd en de werknemers worden gewaardeerd, is de beste bescherming tegen misstanden in urenadministratie. Als mensen weten dat hun tijd gewaardeerd wordt en dat ze een eerlijke beloning krijgen voor hun talenten en inzet, zullen ze minder geneigd zijn het systeem te misbruiken. Transparantie kan worden bereikt met een maandelijks bedrijfsoverzicht van de productiviteit afgezet tegen de in rekening gebrachte uren. Met productiviteitsdoelen, gesteund door aanmoediging van individuen of groepen, wordt momentum gecreëerd houd je alle betrokken werknemers gemotiveerd.
Het goede voorbeeld geven is ook een uitstekende manier voor managers om gedetailleerde urenregistratie aan te moedigen. Eerlijkheid en transparantie op managementniveau slaat altijd over op de werknemers, zelfs freelancers die op afstand werken en nooit op kantoor komen. Wil je weten hoe je dit kunt bereiken? Dan raden we je aan om Culture Deck van Netflix te lezen. Dit bedrijf gaf in 2009 aan veel bedrijven het goede voorbeeld door eerlijkheid en transparantie te stimuleren.
