Wat is duurzame projectmanagement?

Duurzaamheid is niet zomaar een voorbijgaande trend gericht op consumentengedrag en nieuwe energiebronnen; het is een fundamentele verschuiving in de manier waarop projecten in de toekomst moeten worden benaderd.

Voor mensen die net beginnen aan een carrière als projectmanager zal duurzaamheid al snel meer worden dan alleen een aardigheidje, want het ontwikkelt zich snel tot een kernonderdeel van het werk.

Een recente studie over dit onderwerp analyseerde de integratie van duurzaamheid binnen projectmanagement en identificeerde belangrijke trends en hiaten.

Deze tweede studie die we lazen, onderzocht het nut van praktijken voor duurzaam projectmanagement en de factoren die hun integratie en effectiviteit bepalen.

Laten we de duurzaamheidstrend in projectmanagement onderzoeken aan de hand van de inzichten die we hebben verkregen uit dit gecombineerde onderzoek en wat dit betekent voor het dagelijkse leven van een projectmanager.

Wat is duurzame projectmanagement?

Duurzame projectmanagement is een holistische benadering die milieu-, sociale en economische overwegingen integreert in de gehele levenscyclus van een project, van het begin tot het einde.

De duurzaamheidsfactor gaat bewust verder dan alleen het leveren van projectdoelstellingen; het legt een scherpe focus op het minimaliseren van negatieve gevolgen en het maximaliseren van positieve bijdragen aan zowel huidige als toekomstige generaties.

Die focus is tweeledig:

"Duurzaamheid door het project", waarbij de nadruk ligt op het leveren van duurzame producten of diensten, en "duurzaamheid van het project", waarbij de nadruk ligt op het toepassen van duurzame processen tijdens de uitvoering van het project.

Duurzaamheid vereist dat projectmanagers een brede reeks bewuste doelen in overweging nemen, waaronder het minimaliseren van het gebruik van hulpbronnen, het actief betrekken van belanghebbenden en het nemen van beslissingen die economische levensvatbaarheid in evenwicht brengen met ecologische en sociale rechtvaardigheid.

In een notendop - Duurzaam projectmanagement streeft er uiteindelijk naar om projecten af te leveren die bijdragen aan een gezondere planeet, een rechtvaardigere samenleving en waardecreatie op de lange termijn, hetzij via het leveringsproces, de deliverables zelf, of idealiter, beide.

Voordelen & uitdagingen

De belangrijkste processen voor het integreren van duurzaamheid in projecten, zoals geïdentificeerd in het eerste onderzoek, omvatten stakeholdermanagement, levenscyclusbeoordeling en besluitvorming.

Deze processen kunnen leiden tot betere samenwerking, vertrouwen en transparantie; een focus op afvalbeheer en efficiënt gebruik van hulpbronnen; naleving van regelgeving; en verbeterde besluitvorming die rekening houdt met duurzaamheidscriteria.

Het implementeren van duurzame principes in projectmanagement kan echter verschillende uitdagingen met zich meebrengen.

Dit zijn onder andere uitdagingen op het gebied van planning, met mogelijke problemen bij het integreren van duurzaamheidsdoelen in projectplannen, aangezien duurzaamheid vaak een balans vereist tussen het leveren van resultaten op korte termijn en milieu- en sociale doelstellingen op lange termijn.

Projectgerelateerde uitdagingen zijn er ook in overvloed, waarbij de complexiteit van het project kan voortvloeien uit de noodzaak om duurzame praktijken te integreren en kan leiden tot vertragingen of hogere kosten.

Dan zijn er nog de klantgerelateerde uitdagingen, omdat uw klanten andere prioriteiten kunnen hebben of geen begrip hebben van duurzaamheid.

Tot slot kunnen projectteamgerelateerde uitdagingen ontstaan wanneer teams niet over de nodige kennis of motivatie beschikken om de duurzaamheidsdoelstellingen te halen.

Voorbeelden van duurzaam projectmanagement in actie

Met het risico van oversimplificatie volgen hier een paar voorbeelden van hoe duurzaamheid kan worden verweven in het weefsel van je projectmanagement:

Voorbeeld 1: Een bouwproject waarbij gerecyclede materialen worden gebruikt, afval wordt geminimaliseerd door zorgvuldige planning en energiezuinige bouwontwerpen worden geïmplementeerd. De projectmanager gebruikt AI-software om de inkoop van materialen en afval bij te houden.

Voorbeeld 2: Een IT-project dat prioriteit geeft aan energiezuinige hardware, e-afval vermindert door verantwoorde verwijderingspraktijken en de toegankelijkheid voor mensen met een handicap waarborgt.

Voorbeeld 3: Een project voor gemeenschapsontwikkeling dat lokale bewoners mondiger maakt, eerlijke arbeidspraktijken bevordert en economische kansen voor de lange termijn creëert. De projectmanager gebruikt zijn projectmanagementsoftware om de impact op de gemeenschap bij te houden.

Waarom is duurzaamheid belangrijk voor nieuwe projectmanagers?

Ten eerste, klanten eisen het. Steeds meer organisaties, zowel in de publieke als in de private sector, geven prioriteit aan duurzaamheid. Ze willen werken met projectmanagers die hen kunnen helpen hun duurzaamheidsdoelen te bereiken en die ervoor zorgen dat ze er goed uitzien bij hun investeerders.

Ten tweede neemt de regelgeving snel toe: Overheden over de hele wereld implementeren strengere milieuregels, vooral met betrekking tot koolstofemissies, en deze regels zullen alleen maar strenger worden. Projectmanagers moeten ervoor zorgen dat hun projecten hieraan voldoen.

Afgezien van de zakelijke argumenten, brengt duurzaamheid een diep gevoel van ethiek en verantwoordelijkheid met zich mee. Er is een morele plicht om de schade die projecten aan het milieu toebrengen te minimaliseren en de positieve impact te maximaliseren.

En tot slot wordt duurzaamheid snel een concurrentievoordeel voor veel functies: Projectmanagers die de principes van duurzaamheid begrijpen en effectief kunnen toepassen, zullen veel gevraagd worden naarmate we verder in de toekomst gaan.

Belangrijkste onderdelen

Uit het eerste onderzoek bleek dat er weliswaar meerdere definities van duurzaamheid in projectmanagement bestaan, maar dat ze gemeenschappelijke thema's hebben. Deze omvatten:

• Het belang van het minimaliseren van het gebruik van resources

• Duurzaamheid in overweging nemen gedurende de gehele levenscyclus van het project

• Integratie van ecologische, sociale en economische aspecten

• De behoefte aan actieve betrokkenheid van belanghebbenden

Het onderzoek suggereert ook dat sommige definities verbreed zouden kunnen worden om meer aandacht te besteden aan duurzaamheid binnen belangrijke projectmanagementdomeinen en meer nadruk te leggen op organisatorisch leren en adaptief management.

Uitbreiding van de Triple Bottom Line (TBL)

Traditioneel wordt duurzaamheid begrepen door de lens van de Triple Bottom Line: economische, sociale en ecologische duurzaamheid. De eerste studie belicht een uitbreiding van deze pijlers binnen de context van projectmanagement.

De economische pijler breidt zich bijvoorbeeld uit met stakeholdermanagement, politiek en publiek management, betrokkenheid en innovatie, economische prestaties, relatiebeheer tussen bedrijf en klant, analyse van de waardeketen, kwaliteitsmanagement en productiviteit.

De sociale pijler van duurzaamheid, in de context van projectmanagement, omvat besluitvorming, leren, betekenisgeving, zelforganisatie, vertrouwen, samenwerking/communicatie, motivatie, stressvermindering en commitment/eigenaarschap.

De milieupijler omvat milieubronnen, wetgeving, milieubetrokkenheid, certificeringen en milieueducatie, duurzaam verbruik van milieubronnen, milieubeleid en beheersystemen, en betrokkenheid, reikwijdte en verspreiding van milieubeleid en -criteria.

Wat is precies de rol van duurzaamheid in projectmanagement?

Volgens het onderzoek zijn er verschillende interpretaties van de rol van duurzaamheid in projectmanagement.

Deze rollen kunnen evolueren van het zien van duurzaamheid als een belemmering tot het zien ervan als een waardevolle aanwinst, en uiteindelijk als een kerndoelstelling van het project die de besluitvorming beïnvloedt.

Kijk op het nut & kritische succesfactoren

Hoe nuttig vinden projectmanagers duurzaamheidspraktijken eigenlijk als het gaat om het leveren van succesvolle projecten?

Het huidige onderzoek laat een trend zien van een beperkt begrip van het nut van duurzame projectmanagement-praktijken, en benadrukt een kloof tussen suggesties uit de literatuur en de werkelijke praktijk.

Er wordt echter ook geconstateerd dat organisaties en professionals de noodzaak inzien om duurzaamheid in te bedden in de gehele levenscyclus van projectmanagement, zoals blijkt uit de top 10 van meest nuttige duurzaamheids-praktijken.

De verkennende factoranalyse van het tweede onderzoek identificeerde drie kritische succesfactoren (KSF's) voor het adopteren en implementeren duurzaamheid: Initiatie en planning', 'Uitvoering, monitoring, controle en herplanning' en 'Afsluiting'.

Hiaten en toekomstig onderzoek

Beide studies identificeren hiaten en suggereren richtingen voor toekomstig onderzoek. Deze omvatten het onderzoeken van de bredere kijk op duurzaamheid in projectmanagement, het definiëren van duurzaamheid binnen belangrijke projectmanagementdomeinen, het onderzoeken van de drijfveren en barrières voor de adoptie, en het onderzoeken van duurzaamheid vanuit het perspectief van projectprestatieprincipes.

Het tweede onderzoek wees ook op de noodzaak van toekomstig onderzoek naar de redenen achter het beperkte begrip en het gepercipieerde nut van duurzame-praktijken.

Hoe duurzaamheid te integreren in projecten met praktische stappen

Tijdens projectinitiatie en planning:

• Stel de juiste vragen! Richt je niet alleen op het "wat", "wanneer" en "hoe" van het project. Vraag naar de milieu- en sociale gevolgen. Zijn er potentiële risico's of kansen?
• Definieer duurzaamheidsdoelen: Werk samen met het team en de belanghebbenden om specifieke, meetbare, haalbare, relevante en tijdgebonden (SMART) duurzaamheidsdoelen voor het project vast te stellen.
• Voer een duurzaamheidsbeoordeling uit: Identificeer de potentiële ecologische, sociale en economische gevolgen van het project. Dit kan variëren van een eenvoudige checklist tot een meer gedetailleerde levenscyclusanalyse.
• Integreer duurzaamheid in het projectplan: Behandel duurzaamheid niet als een toevoeging. Neem het op in je projectscope, planning, budget en risicomanagementplan.
• Gebruik projectmanagementsoftware: Tools zoals PSOhub en Jira kunnen worden aangepast om duurzaamheidsdoelen bij te houden, verantwoordelijkheid voor duurzame praktijken toe te wijzen en de voortgang te controleren. Je kunt bijvoorbeeld aangepaste velden maken om koolstofuitstoot, afvalvermindering of sociale impact bij te houden.

Tijdens de uitvoering van het project:

• Volgen van duurzaamheid: Het is cruciaal om de voortgang ten opzichte van duurzaamheidsdoelen te bewaken en te controleren, net zoals u dat zou doen met de planning en het budget.
• Duurzame praktijken implementeren: Denk hierbij aan het gebruik van milieuvriendelijke materialen, het verminderen van afval en het bevorderen van diversiteit en inclusie binnen het team.
• Houd belanghebbenden op de hoogte! Communiceer over duurzaamheidsinspanningen en vraag actief naar hun feedback.
• Documenteer alle duurzaamheidsinitiatieven en hun resultaten: Deze documentatie is essentieel voor leren, verbeteren en het aantonen van betrokkenheid bij duurzaamheid.
• Maak gebruik van projectmanagementsoftware: Dit omvat het gebruik van dashboards om de voortgang op belangrijke indicatoren te visualiseren, het opzetten van geautomatiseerde rapporten en het stroomlijnen van de communicatie tussen teamleden met betrekking tot duurzaamheidsinitiatieven.

Tijdens de projectafsluiting:

• Evalueer duurzaamheidsprestaties: Beoordeel hoe goed het project zijn duurzaamheidsdoelen heeft bereikt. Wat werkte? Wat niet?
• Documenteer geleerde lessen: Leg de geleerde lessen over het integreren van duurzaamheid in het project vast. Dit zal toekomstige projecten helpen verbeteren.
• Communiceer resultaten: Deel de prestaties op het gebied van duurzaamheid met belanghebbenden. Dit kan de reputatie van de organisatie verbeteren en anderen inspireren om duurzamere praktijken toe te passen.
• Gebruik projectmanagementsoftware voor rapportage: Genereer rapporten binnen projectmanagementsoftware om de duurzaamheidsprestaties van het project te laten zien. Deze rapporten kunnen gegevens bevatten over grondstofverbruik, afval en sociale impact.

De rol van projectmanagementsoftware

Alles-in-één projectmanagementprogramma's zoals PSOhub en andere zijn niet alleen voor het bijhouden van taken en deadlines. Het kunnen krachtige bondgenoten zijn bij duurzaamheidsinspanningen.

Aanpassing is de sleutel; met de meeste van deze tools kunnen aangepaste velden, workflows en rapporten worden gemaakt. Dit betekent dat ze op maat gemaakt kunnen worden om de specifieke duurzaamheidscijfers te volgen die relevant zijn voor een project.

Gecentraliseerde informatie in een digitale hub is een ander groot voordeel. Projectmanagementsoftware biedt een centrale opslagplaats voor alle projectgerelateerde informatie, inclusief duurzaamheidsgegevens. Dit maakt het makkelijker om de voortgang te bewaken, problemen te identificeren en te communiceren met belanghebbenden.

Deze krachtige tools vergemakkelijken en organiseren ook de samenwerking en communicatie tussen teamleden, wat essentieel is voor een succesvolle implementatie van duurzaamheid.

En tot slot kan en moet projectmanagementsoftware worden gebruikt om rapporten te genereren over de duurzaamheidsprestaties van een project, wat de transparantie en verantwoording kan verbeteren.

De toekomst van projectmanagement is duurzaam.

Duurzaamheid is geen trend die verdwijnt; het is de toekomst van projectmanagement. Nu de wereld wordt geconfronteerd met steeds grotere uitdagingen op milieu- en sociaal gebied, zal de vraag naar duurzame projectmanagementpraktijken alleen maar toenemen.

Omarm duurzaamheid, leer de principes en ontwikkel de vaardigheden om ze in je projecten te integreren. Je zult niet alleen een betere projectmanager zijn, maar ook een kracht voor positieve verandering in de wereld.

Het is nu tijd om te bouwen aan een betere toekomst voor de planeet en iedereen erop, één project tegelijk.