De 8 dimensies van aanpassingsvermogen voor projectmanagers

• Ellen Mc Loughlin, Anushree Priyadarshini: Aanpassingsvermogen op de werkplek: Onderzoek naar de functievereisten voor aanpassingsvermogen voor een projectmanager.
• Pulakos et al: Aanpassingsvermogen op de werkplek: ontwikkeling van een taxonomie van aanpassingsvermogen
• Pulakos et al: Het voorspellen van aanpassingsvermogen: Verdere tests van een model van aanpassingsvermogen

---

Het vermogen om door woelige wateren te navigeren en emotionele rust te bewaren, terwijl je toch een succesvol project aflevert, is een zeer gewilde eigenschap die bekend staat als aanpassingsvermogen.

Aanpassingsvermogen is een belangrijke eigenschap voor alle leiders, dus er is niet alleen vraag naar in de wereld van projectmanagement.

Ik las onlangs een paar artikelen die beweren dat deze zachte vaardigheid de grootste gemene deler is onder succesvolle mensen.

Aanpassen betekent je effectief aanpassen aan veranderingen met een positief resultaat. Het is een soort veerkracht die iemand niet alleen op het werk goed van pas komt, maar in alle facetten van het leven.

Je kunnen aanpassen aan veranderende omstandigheden is echter vooral belangrijk voor projectmanagement. Daarom hoort het omgaan met onzekere situaties bij de rol van projectmanager.

Dit is oud nieuws, maar in feite is het historisch moeilijk geweest om iemands aanpassingsvermogen te meten. Hoe zou je bijvoorbeeld iemand hierop screenen?

In dit artikel gaan we het hebben over aanpassingsvermogen voor projectmanagers en wat het onderzoek zegt over hoe je iemand in wezen screent op deze onschatbare kwaliteit/vaardigheid.

Wat is aanpassingsvermogen en hoe houdt het verband met projectmanagement?

Aanpassingsvermogen is het vermogen of de kwaliteit om gunstig te reageren op nieuwe omstandigheden. Mensen met aanpassingsvermogen zijn in staat om zich op zowel een praktische als emotionele manier aan te passen aan veranderende omstandigheden, waarbij de implicatie altijd positief is.

Aanpassingsvermogen is een eerste vereiste voor projectmanagers, zodat ze effectief kunnen reageren op onvermijdelijke problemen die zich voordoen tijdens de levenscyclus van een project. En zodat ze consequent succes aka winstgevende projecten kunnen leveren die de klant aanzienlijke waarde bieden.

Adaptieve prestaties in projectmanagement

Maar kun je aanpassingsvermogen eigenlijk wel meten?

Als je iemand aanneemt en je wilt er zeker van zijn dat hij deze eigenschap heeft, naar welke kwalificaties ga je dan op zoek?

We hebben het tenslotte over een zachte vaardigheid die van nature moeilijk te kwantificeren of te herkennen is, tenzij je er ervaring mee hebt.

Het antwoord ligt in wat we adaptieve prestaties noemen, oftewel wat iemand professioneel gezien aanpasbaar maakt:

"Adaptieve prestaties manifesteren zich als creativiteit, probleemoplossend vermogen, doorzettingsvermogen, innovatie en burgerschap."

Omdat projecten van nature meer tijdelijk zijn en het vakgebied van projectmanagement nog steeds in ontwikkeling is, is er meer vraag naar aanpassingsvermogen voor projectmanagers dan misschien wel naar enig ander beroep.

Met andere woorden, het is belangrijk voor projectmanagers om wendbaar te zijn en open te staan voor nieuwe oplossingen. Zo niet, dan staat het succes van een project op het spel.

De 8 dimensies van aanpassingsvermogen op de werkplek voor projectmanagers

In 2001 kwam een groep onderzoekers (Pulakos et al.) met een manier om aanpassingsvermogen op de werkplek nauwkeurig te meten door acht definieerbare dimensies te bedenken. Dat wil zeggen dat zij het vermogen om zich op de werkplek aan te passen in verschillende categorieën onderverdelen.

Pulakos et al. testten hun methodologie het jaar daarop verder in een ander onderzoek om de legitimiteit ervan met succes te staven.

Een andere groep onderzoekers, die het onderwerp verder uitdiepen, ontdekte 20 jaar later hoe zwaar elk van deze dimensies van aanpassingsvermogen weegt als het gaat om projectmanagers in het bijzonder.

Zij ontdekten dat de acht categorieën die door Pulakos et al. waren uitgevonden, het aanpassingsvermogen dat de rol vereist goed samenvatten, met twee opvallende uitzonderingen:

Eén: ze voegden de categorieën crisismanagement en werkstressmanagement samen tot één categorie. Twee: ze voegden een dimensie toe aan leiderschapsprestaties.

Onze discussie over hoe adaptieve prestaties gemeten kunnen worden in de wereld van projectmanagement is gebaseerd op bovenstaande bevindingen.

Wil je weten hoe je het aanpassingsvermogen van een projectmanager kunt evalueren? De volgende 8 dimensies kunnen worden gebruikt:

1. Nieuwe taken, technologieën en procedures leren

In elk beroep is het vermogen en de bereidheid om nieuwe dingen te leren een van de meest in het oog springende kenmerken van een persoon met aanpassingsvermogen.

Projectmanagement in het bijzonder vereist vaak het betreden van onbetreden paden, waardoor managers nieuwe dingen moeten leren doen, soms heel snel.

Bovendien moeten projectmanagers nieuwe technologische oplossingen gebruiken om hun processen efficiënter te maken, zodat ze bovenop meerdere projecten kunnen blijven zitten. Ze moeten ook in staat zijn om waar nodig nieuwe processen aan te passen of te creëren.

Dit vereist een evenwicht tussen intuïtie en onderzoek. Dat wil zeggen, weten wanneer je moet blijven bij wat je hebt, maar ook wanneer je op zoek moet gaan naar iets nieuws of anders dat meer waarde biedt. Of dat nu een nieuwe vaardigheid, proces of technologie is.

Een goed voorbeeld hiervan is het gebruik van AI en zelfsturende functies om projecten te beheren. In plaats van bang te zijn dat AI hun baan opeist, laten slimme projectmanagers AI voor hen werken door ondergeschikte taken te automatiseren.

Zelfsturende software kan helpen om veel tijd te besparen op de administratie en kan betere analyses en rapportages opleveren met al die sappige gegevens waar ze van leren. Het op de juiste manier in gebruik nemen van deze technische hulpmiddelen laat zien dat projectmanagers over deze #1 aanpassingsfactor beschikken.

2. Omgaan met onzekerheid en onvoorspelbaarheid

Hoe effectief kan een projectmanager pivoteren door middel van planning, prioriteiten stellen, etc. om met veranderende omstandigheden om te gaan? Hoe succesvoller het omgaan met onzekerheid en onvoorspelbaarheid, hoe groter het aanpassingsvermogen van de PM.

Slimme projectmanagers gaan op een praktische manier om met onzekerheid door middel van een risicomanagementplan, maar nog slimmere managers laten hun emotionele intelligentie werken.

Dit is een verstandige verschuiving, omdat gebleken is dat onzekerheid en onvoorspelbaarheid angstreacties opwekken in het menselijk brein.

Het blijkt dat mensen een voorkeur hebben voor voorspelbaarheid.

Dus wanneer plannen mislopen, wat onvermijdelijk is, geven leiders die in deze situaties in staat zijn om hun emoties onder controle te houden, actief blijk van een groot aanpassingsvermogen.

Dit facet van aanpassingsvermogen is eigenlijk iets dat je ook statistisch kunt valideren (en dat is wat deze studie deed).

Projectmanagers en -eigenaars kunnen dit aanpassingsvermogen bijvoorbeeld meten door zich eenvoudigweg te wenden tot gegevens van projectmanagementsoftware.

Je zou projecten kunnen identificeren waar bepaalde strategieën werden gebruikt of waar de situatie veranderde en overeenkomstige rapporten uitdraaien.

Je kunt ook in detail zien hoe winstgevend elk project was, de gemiddelde factureerbare bezettingsgraad en andere statistieken. Dit alles kan gebruikt worden om te evalueren hoe effectief de manager zich aanpast door de financiële impact te laten zien.

3. Fysiek georiënteerd aanpassingsvermogen

Fysiek georiënteerd aanpassingsvermogen betekent dat de persoon zich goed kan aanpassen aan veranderingen in de fysieke omgeving, zoals temperatuur, hoogte, vochtigheid, enz.

Dit is niet van toepassing op projectmanagers die voornamelijk op afstand werken, maar het kan wel relevant zijn voor projecten die te maken hebben met ontwerp en constructie, structurele engineering of multinationale megaprojecten waarvoor je moet reizen.

Voor een geweldig voorbeeld van fysiek georiënteerd aanpassingsvermogen in actie, hoef je niet verder te kijken dan een prachtig huis op een klif zoals dit. De geschiedenis van dit huis bevat verschillende voorbeelden van tastbare aanpassing.

Van pivoting als gevolg van veranderende bestemmingsplannen tot creatief worden op het gebied van engineering, fysieke aanpassing in ontwerp en bouw is noodzakelijk om de prachtige ruimtes te creëren waar klanten om vragen.

4. Creatief problemen oplossen

Een groot aanpassingsvermogen als projectmanager betekent dat je creatief moet zijn om problemen op te lossen.

Problemen oplossen is een belangrijke zachte vaardigheid voor IT-teams in het bijzonder, en wat het echt betekent is dat iemand in staat is om antwoorden te vinden op complexe vragen:

"Bij probleemoplossing splitsen mensen het probleem op, evalueren potentiële oplossingen en implementeren vervolgens de beste strategie."

Er ligt hier ook een grote nadruk op samenwerking, dat PM's met aanpassingsvermogen en hun teams in staat zijn om problemen beter op te lossen omdat ze samen aan een oplossing werken.

Door gebruik te maken van verschillende tools en expertiseniveaus binnen een groep, kunnen uitdagingen meer op kansen lijken als iedereen bereid is zich aan te passen.

5. Omgaan met crises en werkstress

De vraag is, kan de projectmanager zijn of haar helderheid bewaren bij het nemen van beslissingen tijdens een noodsituatie of crisis? Kan hij of zij de emotionele controle behouden en tegelijkertijd gefocust blijven op de huidige situatie?

Omgaan met crises en omgaan met werkstress zijn afzonderlijke categorieën in het eerste onderzoek naar adaptieve prestaties dat we hebben onderzocht.

Het vervolgonderzoek specifiek naar projectmanagers beveelt echter aan om de twee over één kam te scheren.

Een projectmanager met aanpassingsvermogen is in staat om zijn doelen, plannen en prioriteiten bij te stellen in het geval van een noodsituatie of crisis. Dit is in wezen een oefening in risicomanagement, een proces dat aanpassingsvermogen vereist.

En omgekeerd, want aanpassingsvermogen vereist risicomanagement. Hoe creatiever je kunt zijn en hoe meer je kunt visualiseren hoe je met risico's omgaat, hoe meer emotionele controle je kunt behouden wanneer de risico's zich daadwerkelijk voordoen.

Zoals Benjamin Franklin ooit zei: "Als je niet plant, plan je om te falen".

Dus terwijl aanpassingsvermogen zeker het eerder genoemde vermogen vereist om plannen te veranderen, heeft het ook een belangrijke symbiotische relatie met risicomanagement.

Om projectmanagers een groot aanpassingsvermogen te geven, moeten ze plannen voor risico's en tegelijkertijd in staat zijn om plannen te wijzigen. Dit volgende deel gaat over het behouden van veerkracht en professionaliteit terwijl dat gebeurt.

Om dit te kunnen doen, moeten PM's in staat zijn om te gaan met werkstress, om er gezond mee om te gaan zodat het geen negatieve invloed heeft op het werk.

De sleutel tot het vergroten van het aanpassingsvermogen als het gaat om stress is om de dingen constructief te houden. Stress hoeft niet negatief te zijn. Evolutionair gezien helpt stress ons te overleven. Het kan ons uit onze comfortzone duwen en tot innovatieve oplossingen leiden als het goed gekanaliseerd wordt.

6. Interpersoonlijk aanpassingsvermogen

Dit is nog zo'n zachte vaardigheid die projectmanagers nodig hebben als ze met veel mensen te maken hebben in complexe projecten.

Interpersoonlijk aanpassingsvermogen is gerelateerd aan emotionele intelligentie, met name empathie.

Een empathische lens die helpt informeren wat de ander voelt, helpt bij het feedbackproces. Een leider met interpersoonlijk aanpassingsvermogen kan rekening houden met de mening van anderen en zijn eigen mening daaraan aanpassen, indien van toepassing.

Naast empathie vereist interpersoonlijk aanpassingsvermogen een open geest en flexibiliteit. Deze eigenschap is vooral belangrijk voor projectmanagers die multifunctionele teams managen.

Als de projectmanager bijvoorbeeld te maken heeft met zowel ingenieurs als creatieven en moet bemiddelen tussen de twee, dan moet hij of zij over een zekere mate van emotionele intelligentie beschikken.

Hetzelfde geldt voor de communicatie met belanghebbenden die het project heel anders kunnen benaderen.

Sommige belanghebbenden geven niets om statusupdates, maar anderen willen meer het gevoel hebben dat ze deel uitmaken van het team. Emotioneel intelligente PM'ers weten dat ze anders behandeld moeten worden om de zaken gezellig te houden.

Kortom, je kunt emotioneel, interpersoonlijk aanpassingsvermogen waarnemen bij PM'ers die in staat zijn om succesvol door relaties met hun teams en belanghebbenden te navigeren.

Uiteindelijk werken mensen graag met zulke managers omdat ze iedereen het gevoel geven dat ze gewaardeerd worden.

7. Cultureel aanpassingsvermogen

"Het aantonen van cultureel aanpassingsvermogen meet of de medewerker actie onderneemt om de behoeften en waarden van andere groepen, organisaties of culturen te leren kennen en te begrijpen. Heeft de medewerker de mogelijkheid gehad om zich te integreren met andere waarden, gewoonten en culturen om positieve relaties te onderhouden met andere groepen, organisaties of culturen?"

Cultureel aanpassingsvermogen is de afgelopen jaren steeds belangrijker geworden. Sinds 2020 werken steeds meer teams op afstand, soms over de hele wereld.

Deze teams werken vaak bijna elke dag samen via videovergaderingen en teamgesprekken. Op elk moment kunnen er meerdere culturele achtergronden aanwezig zijn bij hetzelfde gesprek.

Dit is vooral gebruikelijk op het gebied van webdesign en e-commerce. Ik heb bijvoorbeeld in een paar van dit soort teams gewerkt; er was er een waar de Amerikaanse CEO in Californië zat, de Franse COO in Nepal en onze technische ondersteuning op de Filippijnen (geboren en getogen).

Slimme projectmanagers zouden hun inlevingsvermogen moeten kunnen gebruiken om de culturele context van de belangrijkste teamleden enigszins te begrijpen.

De besten doen meer door culturele verschillen diep te waarderen en ze te zien als een pluspunt voor het team en de organisatie als geheel.

8. Leiderschapsprestaties

De laatste metriek van adaptieve prestaties, die specifiek wordt aanbevolen voor projectmanagers, heeft te maken met leiderschapscapaciteiten. Leiderschapsprestaties kunnen op verschillende manieren worden gemeten.

Traditioneel omvatten meetgegevens financiële gegevens zoals omzetstijgingen en winstmarges.

Klanttevredenheid is een ander gebied dat kan bijdragen aan de leiderschapsprestaties van een projectmanager. Dit weegt zwaarder in bedrijven met een op waarde gebaseerd prijsmodel.

Maar omdat het steeds moeilijker wordt om bekwame, getalenteerde mensen te vinden en te houden, is teamtevredenheid ook een belangrijke indicator voor leiderschapsprestaties. Tussentijdse teambeoordelingen van de projectleiders zijn een geweldige bron van feedback om erachter te komen waar hun leiderschapsvaardigheden op dit moment staan.

Waarom aanpassingsvermogen zo'n belangrijke eigenschap is in projectmanagement (en in het leven)

Omstandigheden zullen veranderen. Mensen zullen je teleurstellen. Dit is waar in elk beroep en in praktisch elk deel van het menselijk leven.

Het is niet wat er verandert, maar hoe iemand reageert op de veranderingen die hem of haar definiëren. Dit is de essentie van aanpassingsvermogen.

Effectieve projectmanagers moeten anticiperen op veranderingen en zich eraan aanpassen op een manier die uiteindelijk winstgevend is voor het bedrijf en waardevol voor de klant.

Hoe meer het aanpassingsvermogen wordt gekoesterd, hoe meer elke manager, of elke persoon dus, in staat is om met vastberadenheid en praktisch te reageren op verandering.

Geen wonder dat velen dit beschouwen als de grootste gemene deler onder succesvolle mensen.