Effectiviteit versus efficiëntie in projectmanagement

Als je meer winstgevende projecten wilt, moeten zowel effectiviteit als efficiëntie bovenaan staan. Hetzelfde geldt voor het afleveren van consistent geweldige resultaten en ervoor zorgen dat klanten terugkomen voor meer.

Effectiviteit en efficiëntie zijn echter niet hetzelfde, zeker niet als het gaat om projectmanagement. Ze bevorderen verschillende resultaten en als ze allebei met succes worden ingezet, zien de processen om ze te bereiken er anders uit.

Hier onderzoeken we het verschil tussen effectiviteit en efficiëntie in projectmanagement en waarom dat van belang is.

Wat maakt het uit?

Toegegeven, de meeste mensen maken geen onderscheid tussen effectief en efficiënt zijn. Ze gooien de twee concepten op één hoop. Dit onderzoek concludeert bijvoorbeeld dat in het hele projectmanagementveld de termen 'effectiviteit' en 'efficiëntie' door elkaar worden gebruikt. Dit geldt voor professionals, schrijvers en zelfs academici, waarvan de meerderheid er geen probleem in ziet om het een voor het ander te stellen. Immers, als een project efficiënt wordt uitgevoerd, moeten de gebruikte technieken en processen wel effectief zijn. Toch?

Niet helemaal. Zoals Nick Fewings opmerkt:

Effectiviteit gaat over het bereiken van het juiste, terwijl efficiëntie gaat over het efficiënt bereiken van iets.

Ipso facto heb je een project effectief gemanaged als de deliverables solide zijn en de klant tevreden is. Als je een project efficiënt hebt gemanaged, betekent dit dat er rekening is gehouden met tijd en geld en dat de waarde van beide is gemaximaliseerd.

Wat is effectiviteit in projectmanagement?

ef-fec-tiviteit

zelfstandig naamwoord

De mate waarin iets succesvol is in het produceren van een gewenst resultaat; succes. "de effectiviteit van de behandeling".

Zoals zowel Fewings als de IAPM (International Association of Project Managers) aangeven, gaat effectiviteit over het 'juiste' doen. Dit betekent dat je je primair richt op het doel van het project en de acties die ondernomen moeten worden om dat doel te bereiken.

Maar effectiviteit wordt, net als efficiëntie, uiteindelijk gemeten aan het einde van de projectlevenscyclus: een effectief project voldoet aan de verwachtingen van de klant of slaagt daarin.

Wat wordt bedoeld met efficiëntie in projectmanagement?

ef-fi-cien-cy

zelfstandig naamwoord

de staat of kwaliteit van efficiënt zijn. "grotere energie-efficiëntie".

Als doeltreffendheid betekent dat je de juiste dingen doet, oftewel de klant tevreden stellen, dan betekent efficiëntie dat je de juiste dingen op de juiste manier doet.

De juiste manier houdt in dat tijd en middelen worden geoptimaliseerd om een project te voltooien. Dit kan betekenen dat er zo min mogelijk geld wordt uitgegeven om geweldige producten af te leveren. Het kan ook betekenen dat projecten in zo min mogelijk tijd worden afgerond, zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit.

Terwijl effectiviteit zich richt op het eindproduct en de vereiste acties, houdt efficiëntie zich bezig met het optimaliseren van geld, tijd en middelen om daar te komen.

De sleutel: balans tussen effectiviteit en efficiëntie

Hoewel zowel effectiviteit als efficiëntie nodig zijn om uit te blinken in projectmanagement, moeten ze in balans zijn en gezien worden als wat ze werkelijk zijn. Je hebt bijvoorbeeld effectiviteit nodig, om het 'juiste' te doen, voordat je met efficiëntie rekening kunt houden. Alle mogelijke productiviteit en factureerbaarheid betekenen niets als het project zelf geen samenhangende visie, plan en resultaat heeft.

Aan de andere kant, als je je alleen richt op effectiviteit, kun je de winstgevendheid van je projecten in gevaar brengen door te veel middelen uit te geven of te veel tijd te besteden aan deliverables.

Door je op een evenwichtige manier te richten op zowel effectiviteit als efficiëntie, kun je ervoor zorgen dat je projecten succesvol zijn en veelvoorkomende valkuilen vermijden die ervoor zorgen dat ze mislukken, zoals gemiste deadlines, ontevredenheid bij klanten, enz.

Verhoog effectiviteit en efficiëntie in één keer.

Wist u dat?

Organisaties die geen of verouderde projectmanagementtechnologie gebruiken, hebben een mislukkingspercentage van 18% (Project Management Institute).

Door eenvoudigweg projectmanagementsoftware aan te schaffen die is ontworpen voor uw branche en gebruik te maken van de functies ervan, kunt u uw effectiviteit en efficiëntie in één keer verhogen.

Voor professionele diensten is PSOhub de best beoordeelde oplossing. Probeer het vandaag GRATIS uit!