Comment les agences HubSpot performantes planifient leurs ressources

"Les plans ont peu d'importance, mais la planification est essentielle.

-Winston Churchill

Une fois que votre contrat HubSpot est conclu/conquis - si vous êtes efficace, même avant cela -le projet démarre officiellement. Il est temps de commencer à planifier.

L'une des parties les plus importantes du processus de planification du projet est l'alignement de toutes vos ressources. Vous devrez déterminer le temps dont disposent les membres de l'équipe pour travailler sur les produits à livrer.

La planification des ressources consiste à déterminer qui travaillera sur le prochain projet et dans quelle capacité.

En parlant de capacité, une planification complète des ressources comprendra une planification de la capacité. Cet exercice vous aide à déterminer comment planifier le travail de manière à utiliser efficacement le temps de chaque personne tout en respectant les délais et le budget du projet

La planification des ressources n'est pas nécessairement compliquée, mais elle peut être fastidieuse, surtout si vous avez une grande équipe ou un projet complexe.

Les équipes HubSpot qui veulent faire de la planification de ressources ne pourront pas le faire dans Projects, l'outil natif de gestion de projet de HubSpot, mais il y a des moyens pratiques d'améliorer votre planification de ressources avec le riche stock de données de votre CRM.

Découvrez comment les agences HubSpot qui réussissent font de la planification des ressources et comment vous pouvez améliorer votre processus de planification des ressources.

Qu'est-ce que la planification des ressources ?

La planification des ressources fait référence au processus d'identification et de planification de toutes les ressources nécessaires à la réalisation d'un projet.

Les ressources humaines ainsi que les ressources financières, matérielles et technologiques sont toutes incluses dans la planification des ressources.

La planification des ressources combine trois disciplines ou processus : la planification de projet, la planification des capacités et la gestion des ressources.

Planification des ressources = Planification des projets + Planification des capacités + Gestion des ressources

En termes simples, la planification des ressources vous aide à déterminer les personnes sur lesquelles vous compterez pour réaliser le travail, les autres ressources et les capitaux nécessaires pour mener à bien le projet, et le coût prévu de tout cela.

Bien que vous puissiez commencer la planification des ressources parfois même avant que l'affaire ne soit conclue, le processus s'étendra tout au long du cycle de vie du projet.

Par exemple, il se peut que vous deviez déplacer du travail si des membres de l'équipe se trouvent au-delà de leurs capacités. Il se peut aussi que vous deviez intégrer une nouvelle ressource au milieu du projet pour résoudre un problème inattendu.

Vous pouvez donc vous asseoir et planifier vos ressources proprement et proprement pendant la planification de votre projet, mais quoi qu'il arrive, vous reviendrez sans cesse à ce processus pour gérer l'état de santé de votre projet.

Pourquoi la planification des ressources est-elle importante pour la gestion de projet ?

Ne soyez pas pris au dépourvu ! Prendre le temps de planifier vos ressources en vaut la peine. Sans une planification efficace des ressources, vous pouvez facilement être victime d'un excès de services, c'est-à-dire passer trop de temps non facturé sur un projet.

Ou pire encore, vous pourriez ne pas respecter un délai et perdre un client pour toujours.

C'est pourquoi la planification des ressources fait partie intégrante de la gestion de projet. Il s'agit de répartir le travail entre les membres de l'équipe en fonction de leurs compétences, de leurs connaissances et de leur expérience.

Une planification efficace des ressources porte de nombreux fruits pour les chefs de projet, car elle leur permet de garder le contrôle de leurs projets. Comme nous l'avons mentionné précédemment, il ne s'agit pas d'une phase stagnante du projet, mais plutôt d'un processus qui se poursuit jusqu'à la fin. La gestion des ressources et le suivi des capacités sont nécessaires tout au long du projet.

Pourquoi prendre le temps de le faire ? Voici les avantages d'une planification solide des ressources :

• Contribuer à ce que les projets respectent les délais et le budget

• Prévision plus précise de la rentabilité

• Augmenter la rentabilité des projets

• Maintenir la qualité des produits livrables

• Satisfaire les clients

• Satisfaire les membres de l'équipe (éviter l'épuisement professionnel)

• Découvrir les besoins en matière de recrutement et de formation

3 choses que les agences HubSpot performantes font pour la planification des ressources

Vous voulez prendre de l'avance sur la planification des ressources pour votre prochain projet ? Voici trois façons pratiques pour les agences HubSpot de rendre le processus plus facile et plus efficace.

1. N'oubliez pas de planifier TOUS les différents types de ressources.

N'oubliez pas de prendre en compte tous les types de ressources dont vous aurez besoin, et pas seulement l'équipe. Bien sûr, vous attribuerez des tâches ou des phases du projet à des membres individuels de l'équipe au cours de la planification des ressources. Mais il existe d'autres types de ressources nécessaires à l'exécution de votre projet, notamment les matériaux, le capital et la technologie.

N'oubliez pas de planifier les différents logiciels et dispositifs IdO que vous utiliserez pour mener à bien le projet, en tenant compte des frais de licence mensuels si nécessaire.

2. Utilisez un planificateur de capacité d'équipe.

La planification des capacités s'inscrit dans le cadre de la planification globale des ressources et consiste à déterminer la charge de travail que chaque membre de l'équipe peut assumer. Vous comparerez cette capacité aux heures prévues pour la réalisation de chaque produit livrable afin de respecter le calendrier du projet.

L'avantage d'un planificateur de capacité d'équipe est qu'il vous accompagnera tout au long des phases du projet.

Un planificateur de capacité d'équipe est connecté à vos données de gestion de projet, en particulier les tâches et le suivi du temps. Il peut donc vous montrer à tout moment où en est la capacité de chaque membre de l'équipe.

Vous pouvez définir des alertes sur votre planificateur de capacité d'équipe lorsque quelqu'un passe au-dessus ou au-dessous d'un certain seuil. Vous pouvez ainsi trouver une solution avant que quelqu'un ne soit surchargé et ne mette en péril la date limite du projet.

Un planificateur de capacité d'équipe comme celui-ci vous offre trois options pour la planification des ressources : basée sur les tâches, basée sur les heures, ou les deux.

Les projets simples avec de petites équipes peuvent souvent s'en sortir avec une planification des capacités basée sur les tâches. En revanche, la planification basée sur les heures est un meilleur moyen de déterminer la rentabilité, car elle est plus granulaire et vous permet d'obtenir des estimations plus précises pour votre budget.

Quel que soit le type de planification des capacités que vous choisissez, un planificateur de capacité d'équipe est un outil puissant qui profitera à votre processus de planification des ressources, en particulier au stade de l'exécution.

3. Mettre en place une intégration entre le logiciel de gestion de projet et HubSpot.

Tous les membres de l'équipe utilisent HubSpot de toute façon. Pourquoi ne pas voir tout ce que vous avez besoin de voir concernant les ressources et la capacité dans un seul environnement ?

Les entreprises qui réussissent avec HubSpot sont plus susceptibles d'avoir autant de leur stack technologique connecté à HubSpot que possible. Et la première chose à intégrer est leur outil de gestion de projet.

Pour la planification des ressources, en particulier, vous pouvez facilement voir la capacité sur un tableau de bord ou recevoir une alerte directement dans le flux HubSpot sur l'état de l'équipe.

Avec l'intégration bidirectionnelle, vous serez plus conscient du budget par rapport à la réalité et vous bénéficierez de la possibilité d'échanger des données entre HubSpot et le projet. Cela signifie moins d'erreurs de saisie manuelle et moins de temps passé à chercher l'information dont vous avez besoin.

En ce qui concerne les choix, les logiciels de planification des ressources suivants offrent actuellement une intégration native avec HubSpot : PSOhub, HourStack, Parallax, Arrivy, Monday.com, Forecast, Operating, BigTime, et Heeros PSA.

Les équipes HubSpot qui ont besoin d'une planification des ressources facile à utiliser : Utilisez PSOhub !

Pour information, HubSpot n'offre pas de fonctionnalités de planification des ressources dans son outil Projects. HubSpot Projects est parfait pour la gestion des tâches, vous pouvez donc y assigner des tâches aux ressources.

Mais au-delà de cela, HubSpot Projects ne vous offrira aucune fonctionnalité pour la gestion des ressources.

Pour que les agences HubSpot puissent exceller dans la planification des ressources, il est nécessaire d'obtenir une aide extérieure avec un outil de gestion des ressources intégré.

Et bien qu'il y ait actuellement une dizaine d'options (listées ci-dessus en #3) à la date de publication de cet article, PSOhub est le seul conçu pour les entreprises de services HubSpot.

PSOhub offre une intégration puissante et bidirectionnelle avec HubSpot qui vous permet de faire des allers-retours entre la gestion de projet et votre CRM dans le même environnement numérique.

PSOhub ressemble tellement à HubSpot que les utilisateurs oublient souvent qu'ils ne sont pas dans le CRM lorsqu'ils l'utilisent !

Essayez PSOhub gratuitement dès aujourd'hui pour la planification des ressources et tous vos besoins en gestion de projet.