Hat Steve Jobs versehentlich den Rahmen für das digitale Aufgabenmanagement geschaffen?

Ein Projekt zu managen bedeutet, den Überblick über eine Vielzahl beweglicher Teile zu behalten. Aber beginnend mit der Projektplanung hängt der gesamte Arbeitsablauf, unabhängig von der verwendeten Projektmanagement-Methodik, direkt von den einzelnen Aufgaben ab.

Selbst bei der Planung auf höherer Ebene wird jeder Phase eine Aufgabe zugewiesen, z. B. Entwurf, Genehmigung durch den Kunden, Ausführung usw.

Mit den gängigen Projektmanagement-Tools wie Asana und PSOhub ist das Aufgabenmanagement für die meisten von uns, die in kollaborativen Teams arbeiten, zur zweiten Natur geworden.

Wir weisen jemandem eine Aufgabe zu, oder jemand weist uns eine Aufgabe zu. Wir aktualisieren und teilen die relevanten Dokumente, erwähnen die relevanten Parteien, mit denen wir zusammenarbeiten müssen, und die Arbeit schreitet auf einem klaren Weg voran.

Diese Art der Aufgabenverwaltung, an die wir uns inzwischen alle gewöhnt haben, ist jedoch ein ausgesprochen neuer Ansatz, wenn man sich die Geschichte des Projektmanagements ansieht.

Die Person, die für die Art und Weise, wie wir heute Aufgaben in unserer Projektmanagement-Software verwalten, verantwortlich ist, könnte niemand anderes sein als einer der einflussreichsten und bahnbrechendsten Tech-Köpfe der Neuzeit: Steve Jobs.

Steve Jobs und die DRI (Directly Responsible Individual)

Steve Jobs, der legendäre Mitbegründer von Apple, war bekannt für seine intensive Konzentration auf Verantwortungsbewusstsein und Effizienz. Eines seiner wichtigsten Prinzipien, das "Directly Responsible Individual" (DRI), hat erhebliche Auswirkungen auf das Projektmanagement.

Eine DRI ist eine einzelne Person, die für den Erfolg oder Misserfolg einer bestimmten Aufgabe, Entscheidung oder eines Projekts verantwortlich ist. Das Ziel ist, dass es keine Unklarheiten darüber gibt, wer für ein bestimmtes Ergebnis verantwortlich ist.

Selbst wenn viele Personen beteiligt sind, ist der DRI derjenige, dessen Name auf der Linie steht. Dieser Ansatz steht in krassem Gegensatz zu Situationen, in denen die Verantwortung über das gesamte Team verteilt ist, was zu Verwirrung und mangelnder Eigenverantwortung führt.

Beispiele für DRI in der Praxis

Wie dieser Forbes-Artikel zeigt, ist DRI in einer schier endlosen Liste von Szenarien, die den Projekterfolg beeinträchtigen können, von großem Nutzen. Es funktioniert sowohl auf der Makro- als auch auf der Mikroebene des Aufgabenmanagements und zeigt auf, wer verantwortlich ist, wenn etwas schief läuft.

Beispiel 1: Es ist unklar, wer am Ball ist und was vor sich geht.

Die anderen Teammitglieder und der Projektleiter können sich darauf verlassen, dass das DRI das Sagen hat, so dass die Mitarbeiter nicht ständig die Aufgabenaktivitäten überwachen müssen, um das Problem herauszufinden.

Dies beruhigt die Menschen, die gemeinsam an einem Problem arbeiten, und schafft auch in funktionsübergreifenden Teams Klarheit darüber, wer genau was vorantreibt, d. h. die spezifische Person.

Beispiel 2: Jeder weiß, dass eine Aufgabe wichtig ist, versäumt es aber, etwas zu unternehmen, um sie zu erledigen.

Vor allem bei Start-ups und funktionsübergreifenden Teams können wichtige Aufgaben leicht übersehen werden, und zwar nicht aufgrund mangelnder Verantwortung, sondern weil die Teammitglieder extrem beschäftigt sind.

Das DRI-Konzept bietet mehr als nur Rechenschaftspflicht; es vermittelt ein Gefühl der Verantwortung für jede Aufgabe. Wenn ein Teammitglied weiß, dass es für etwas verantwortlich ist, dass es sein "Baby" ist, ist es wahrscheinlich, dass es sich mehr um das Ergebnis kümmert.

Vorteile von DRI im Projektmanagement

Im Projektmanagement kann das DRI-Prinzip den Projekterfolg maßgeblich beeinflussen, insbesondere bei funktionsübergreifenden Teams, in denen eine intensive Zusammenarbeit stattfindet. Und so geht's:

Klare Verantwortlichkeit - In jedem Projekt, ob groß oder klein, können Aufgaben durch die Maschen fallen, wenn jeder davon ausgeht, dass jemand anderes sie erledigt. Indem sie jeder Aufgabe einen DRI zuweisen, beseitigen Projektmanager diese Verwirrung. Es gibt keinen Raum für Unklarheiten; der DRI ist eindeutig verantwortlich.

Bessere Entscheidungsfindung - Wenn eine Entscheidung getroffen werden muss, ist der DRI befugt, diese zu treffen. Dadurch wird der Prozess gestrafft und Engpässe werden vermieden. Der DRI kann sich zwar mit anderen beraten, ist aber letztendlich für das Ergebnis verantwortlich.

Gezielte Anstrengungen - Die DRI-Struktur hilft den Teammitgliedern, ihre Rollen zu verstehen und zu wissen, an wen sie sich wenden müssen, wenn sie Anleitung oder Genehmigung benötigen. Dank dieser Klarheit kann sich jeder Einzelne auf seine spezifischen Aufgaben konzentrieren, was die Produktivität erhöht.

Problemlösung - Wenn Probleme auftauchen, ist der DRI die Anlaufstelle für deren Lösung. Auf diese Weise werden Probleme schnell und effizient gelöst, wodurch der Zeitplan des Projekts so wenig wie möglich gestört wird.

Effektive Kommunikation - Das DRI-System vereinfacht die Kommunikation. Anstatt pauschale E-Mails an ganze Teams zu senden, wissen die Beteiligten genau, an wen sie sich wenden müssen, wenn sie Updates oder Informationen zu einer bestimmten Aufgabe benötigen.

Verbesserte Eigenverantwortung - Die DRIs fühlen sich stärker für ihre Aufgaben verantwortlich, was zu einer höheren Motivation und einem stärkeren Engagement für die Erreichung der gewünschten Ergebnisse führt.

Verbesserte Effizienz - Durch die Klärung von Rollen und Zuständigkeiten strafft das DRI-Modell die Arbeitsabläufe und reduziert den Zeitaufwand für die Klärung der Aufgabenverteilung.

Bessere Projektergebnisse - Wenn die einzelnen Teammitglieder eindeutig verantwortlich sind (bei den heutigen Projektmanagement-Softwarelösungen kann dies jeder sehen), sind sie eher bereit, sich für den Erfolg einzusetzen. Dies führt zu qualitativ hochwertigeren Ergebnissen und einer größeren Wahrscheinlichkeit des Projekterfolgs.

Wie man DRI mit Projektmanagement-Software einsetzt (Hinweis: das Konzept ist eingebaut!)

Möchten Sie die bahnbrechende DRI-Strategie von Steve Job für das Aufgabenmanagement Ihrer Projekte nutzen? Sie haben Glück! Es hat sich herausgestellt, dass das Konzept in den weltweit beliebtesten Projektmanagement-Tools bereits integriert ist.

1. Wenn Sie eine Aufgabe mit einer Projektmanagement-Software zuweisen, ist die Identifizierung des DRI auf der Mikroebene bereits erledigt. Jeder im Team kann leicht sehen, dass Person A für die Aufgabe verantwortlich ist, und auch andere wichtige Details wie Fälligkeit und Abhängigkeiten.
   
   
2. Für die Makroebene, d. h. die DRI für eine Gruppe von Aufgaben, gibt es mehrere Möglichkeiten: Erstens können Sie die DRI mit einer "@notification"-Nachricht erwähnen, um sie auf Probleme auf der Mikroebene aufmerksam zu machen.
   Option zwei: Teammitglieder, denen einzelne Aufgaben zugewiesen wurden (und die daher als DRI für diese Aufgaben bestimmt wurden), können die Aufgabe einfach wieder der DRI zuweisen, wenn die Aufgabe abgeschlossen ist.
   Option drei: Der DRI kann Teilaufgaben zuweisen, die er an das Team delegiert, wobei er eindeutig der Eigentümer der ursprünglichen Aufgabe bleibt. Dies ist ein gut organisierter Weg, um komplexere Projekte anzugehen, die viel Zusammenarbeit erfordern. Es ist kristallklar, wer für was verantwortlich ist, wer seine Arbeit abgeschlossen hat und wer nicht, und wie der Gesamtfortschritt der größeren Aufgabe aussieht.
   
   
3. Mit Kanban-Tafeln oder Gantt-Diagrammen behalten Sie den Überblick über den Aufgabenfortschritt, da diese beiden Tools Managern und Eigentümern helfen, den DRI- und Projektstatus sofort klar zu visualisieren. Kanban-Tafeln eignen sich für fast alle Arten von Projekten und zeigen deutlich, wie die Arbeit fließt. Ein Gantt-Diagramm ist besonders nützlich bei Projekten mit vielen Abhängigkeiten, da Sie den Status dieser Abhängigkeiten in Echtzeit sehen und bei Problemen auf die DRI verweisen können.
   
   

Aufgabenmanagement wie bei Steve Jobs

Die Aufgabenverwaltung mithilfe einer DRI, auch bekannt als Steve Jobs Methode, ist eine bemerkenswert einfache und dennoch effektive Methode, um sicherzustellen, dass Teams wichtige Aufgaben erledigen. Mit einer DRI wird die Verantwortung für eine Aufgabe auf Mikro- oder Makroebene eindeutig zugewiesen, was dazu beiträgt, die Auswirkungen von Ungewissheit im Verlauf eines Projekts zu vermeiden.

Das DRI-Konzept bedeutet, dass man sich nie fragen muss, wer die Aufgabe erledigen wird, oder Annahmen darüber treffen muss, wer etwas unternehmen sollte.

Und das Beste daran? Dieses Konzept ist im Wesentlichen in die Projektmanagement-Software integriert, die wir heute verwenden. Um es richtig zu nutzen, weisen Sie dem DRI einfach Aufgaben zu.

Wenn Sie die Methode bei komplexeren Projekten anwenden möchten, müssen Sie eventuell abgeschlossene Aufgaben nach Abschluss erneut dem DRI zuweisen, strategisch Erwähnungen verwenden oder Unteraufgaben erstellen.

Mit den Kanban-Tafeln und Gantt-Diagrammen, die von den meisten Projektmanagement-Softwareprogrammen bereitgestellt werden, können Teams und Manager/Eigentümer gleichermaßen die DRIs jeder Aufgabe oder Aufgabengruppe klar erkennen. Vielen Dank an Steve Jobs für seinen Einfluss auf die Art und Weise, wie wir heute Aufgaben effektiv verwalten!