Teamprestatiebeoordelingen zijn niet bepaald het leukste onderdeel van een projectmanager. Maar dat betekent niet dat ze moeten worden gezien als een noodzakelijk kwaad.
Je kunt een functioneringsgesprek in je voordeel laten werken, oftewel zinvolle informatie vinden over wat je kunt verbeteren. En dat alles terwijl je je verstand erbij houdt.
Vergeet niet dat dit soort evaluaties informatie opleveren over hoe je je bedrijfscultuur vormgeeft en hoe je je winstgevendheid kunt verhogen.
Kortom, team functioneringsgesprekken moeten niet lichtvaardig worden opgevat. Ze vereisen intentie, emotionele of 'zachte' vaardigheden en de bereidheid om feedback te accepteren, zelfs regelrechte kritiek.
Er zijn veel manieren om een prestatiegesprek met een team te voeren. Daarom hebben we een inspiratielijst samengesteld om je op weg te helpen.
In dit artikel leer je het volgende:
Wat is een team functioneringsgesprek?
Wanneer je het team functioneringsgesprek moet voeren
Met welke statistieken moet je rekening houden?
Wat zijn de verschillende soorten team functioneringsgesprekken?
Hoe het te doen (met gratis sjablonen)
Een prestatiebeoordeling van een team beoordeelt hoe effectief elk teamlid zijn werk uitvoert, zowel in zijn individuele rol als in samenwerking met het team.
Deze evaluatie omvat een gesprek dat elk teamlid bruikbare inzichten geeft in zijn sterke en zwakke punten en groeimogelijkheden.
Met andere woorden, prestatiebeoordelingen van teams laten je zien hoe goed mensen het doen in hun werk, en daarom zijn ze zo belangrijk.
De tijd nemen voor dit soort officiële functioneringsgesprekken heeft twee belangrijke doelen:
In wezen slaat u bij elk functioneringsgesprek een brug tussen het verleden en de toekomst. Je begint met het bespreken van wat er in het verleden is gebeurd (de periode die wordt beoordeeld) en gaat dan over naar het uitleggen van wat er in de toekomst wordt verwacht. Deel één is de constructieve feedback; deel twee zijn de volgende stappen.
Teamprestatiebeoordelingen overbruggen de kloof tussen triomfen uit het verleden en toekomstige grootsheid door te onderzoeken wat er in het gegeven tijdsbestek is gebeurd en dat vervolgens te projecteren op wat er in de toekomst wordt verwacht. Hier zijn de voordelen van het houden van een team functioneringsgesprek:
Een functioneringsgesprek met het team is een uitstekende gelegenheid om de verwachtingen voor elke functie te herhalen. Misschien zijn de doelpalen voor bepaalde functies een beetje verschoven omdat het bedrijf is gegroeid. Of misschien werkt iemand al zo lang in zijn functie dat hij sommige nuances is vergeten.
Als je de gegevens van elk individu bekijkt, kun je misschien hun sterke en zwakke punten op papier zien. Of je kunt meer ontdekken in je één-op-één gesprek met hen voor het functioneringsgesprek. Als je eenmaal een beter idee hebt van de sterke en zwakke punten van elke persoon, kun je ze beter managen als er problemen opduiken tijdens projecten.
Als je de individuele sterke en zwakke punten leert kennen, kun je erachter komen wie het beste samenwerkt. Je kunt deze informatie ook openlijk vragen of een peer review doen tijdens het prestatiebeoordelingsproces van het team. Dit zal het succes van je teams verbeteren door de beste mensen bij elkaar te zetten.
In sommige gevallen zijn slechte prestaties niet te wijten aan een gebrek aan motivatie of werkethiek, maar eerder aan een gebrek aan kennis en directe ervaring. Tijdens het uitvoeren van je functioneringsgesprekken heb je de kans om uit te zoeken waar er hiaten in de training zitten. Je kunt je opleidingsbudget dan nauwkeuriger berekenen.
Het teambeoordelingsproces is een geschikt moment om je beste presteerders te belonen en te stimuleren. Beloningen zorgen ervoor dat mensen zich gewaardeerd voelen, terwijl stimulansen hen aanmoedigen om het goede werk voort te zetten. Dit onderzoek toont aan dat financiële stimulansen een positieve invloed hebben op de werkprestaties en dat leiderschap nodig is om ze in balans te houden. Dat is precies waar een briljante projectmanager schittert.
Telkens wanneer je een authentiek, één-op-één gesprek voert met een teamlid, help je de bedrijfscultuur vorm te geven. Empathie tonen en openstaan voor feedback kan helpen om kameraadschap en een gevoel van samenhang te creëren binnen je team en uiteindelijk binnen de hele organisatie.
Tijdens het functioneringsgesprek van je team krijg je de kans om te zien waar iedereen staat qua vaardigheden. Gebruik je ervaring als een kans om individuele teamleden in de juiste richting te wijzen en hen aan te moedigen hun vaardigheden aan te scherpen. Dit kan betekenen dat je ze extra training geeft of ze in contact brengt met een mentor, zodat ze hun talent kunnen ontdekken en uiteindelijk beter presteren.
Omdat prestatiebeoordelingen van teams van nature veelzeggend zijn, kunnen managers gebieden voor verbetering/optimalisatie ontdekken die een directe impact hebben op de winstgevendheid. Misschien geeft je team je feedback over hoe je een betere workflow kunt opbouwen. Misschien zie je dat één persoon vastloopt door taken die geautomatiseerd kunnen worden. Zorg ervoor dat je alle winstgevendheidsrapporten die je hebt goed bekijkt voordat je het proces van de evaluatie met iedereen start.
Het uitvoeren van prestatiebeoordelingen van teams is vaak een belangrijke informatiebron bij het nemen van beslissingen over het aannemen van personeel. Uit het team kan blijken dat er nog iemand nodig is om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren. Je komt te weten waar je werkstromen stressvol kunnen worden, wie er te veel werk heeft en hoe dringend het al dan niet is om nieuw talent aan te werven.
Een functioneringsgesprek begint technisch gezien niet met een één-op-één gesprek. Dat komt omdat projectmanagers regelmatig informele feedback moeten geven om projecten vooruit te helpen en de kwaliteit van de deliverables te verbeteren.
Dat gezegd hebbende, kunnen projectmanagers op verschillende momenten in het jaar functioneringsgesprekken met het team voeren, zoals driemaandelijks, tweejaarlijks, jaarlijks, enz.
Voor professionele dienstverleners is het vooral aan te raden om prestatiebeoordelingen van teams op projectbasis uit te voeren. Zodra je de afsluitende fase van je project hebt bereikt, is een evaluatie op zijn plaats. Het uitvoeren van een prestatiebeoordeling van het team vormt een cruciaal onderdeel van deze fase, waarin mogelijkheden voor groei en leren in overvloed aanwezig zijn.
De prestaties van een succesvol team worden gemeten aan de hand van werkgerelateerde en mensgerelateerde kwaliteiten die prestatiecijfers vertegenwoordigen. Hier zijn enkele voorbeelden:
Hoe je elke metriek precies invult is aan jou (hier zijn enkele gratis sjablonen als je hulp nodig hebt). Je kunt granulariteit aanbrengen binnen elke metriek door ook een paar kwalificeerders toe te voegen. Vervolgens geef je elk een score en neem je het gemiddelde voor de uiteindelijke waarde. Bijvoorbeeld:
Tijdmanagement
(1-5) Voldoet aan deadlines Score: 4
(1-5) Komt op tijd voor vergaderingen | Score:3
(1-5) Respecteert de tijd van anderen | Score:5
(1-5) Geeft prioriteit aan factureerbare uren | Score: 4
Totaal: 4 van 5
Er zijn verschillende manieren om een functioneringsgesprek met een team te voeren. Hieronder staan een paar methoden waaruit je kunt kiezen om je proces te voltooien. Of je kunt een uitgebreidere route volgen en ze allemaal gebruiken:
Dit is de meest populaire manier om prestatiebeoordelingen van teams te beoordelen, omdat het rechttoe rechtaan is. Geef elk teamlid voor elke categorie of vraag een cijfer op een numerieke schaal. Je kunt dit doen op een schaal van 1 tot 10 of van 1 tot 5. Een schaal van 1 tot 5, of het sterrensysteem, is de populairste optie voor functioneringsgesprekken.
Een zelfevaluatie kan een krachtig onderdeel zijn van het beoordelingsproces. Medewerkers van Google doen dit zelfs regelmatig als onderdeel van de missie van het bedrijf om persoonlijke groei te stimuleren. Een zelfevaluatie zet je individuele teamleden in de bestuurdersstoel. Het geeft ook de boodschap dat je ieders individuele perspectief waardeert. Zelfevaluaties maken van een prestatie-evaluatie meer een tweerichtingsgesprek, een geweldige methode om eerlijke feedback te krijgen over je operationele efficiëntie.
Een holistische evaluatie van teamprestaties houdt rekening met hoe elke medewerker door zijn collega's wordt bekeken. In een professionele teamomgeving leggen collega-evaluaties een extra niveau van verantwoordelijkheid op werknemers om effectief samen te werken en 'te doen wat goed is voor het team'. Collegiale evaluaties moeten worden beoordeeld door een manager en vervolgens individueel worden besproken met elk teamlid, zonder expliciete bekendmaking (dus geen 'hij zei, zij zei').
Een laatste manier om de prestaties van een team te evalueren is uit te zoeken wat de klant ervan vindt. Je kunt deze informatie krijgen door middel van informele enquêtes of een e-mail. Afhankelijk van de klant kan een telefoontje nodig zijn. Kies de weg van de minste weerstand, zodat je de meeste informatie uit de klant kunt krijgen zonder hem te storen.
Ten eerste moet je ervoor zorgen dat je een duidelijke manier hebt om je functioneringsgesprekken te documenteren en bij te houden. Je wilt in de loop van de tijd gemakkelijk toegang hebben tot eerdere beoordelingen om trends, verbeteringen, enz. te identificeren. Maak een digitale map en zorg ervoor dat de functioneringsgesprekken toegankelijk zijn voor degenen die ze nodig hebben.
Nu moet je een beoordelingssysteem gebruiken om elk teamlid te evalueren. Je kunt dit doen zoals je wilt, maar zorg ervoor dat je een structuur aanbrengt, zodat je consistent blijft. Numerieke schalen zijn een populaire manier, waarbij je elke categorie een cijfer geeft tussen 0-5 of 0-10.
Wat wil je meten? Welke vragen wil je dat de review beantwoordt? Kies je meetgegevens en maak vervolgens je beoordeling in een document. Zorg ervoor dat je genoeg ruimte overlaat voor opmerkingen, vooral als je je beoordelingen persoonlijk uitvoert met een pen in de hand. Als je er niet uitkomt, vind je hier een aantal GRATIS sjablonen voor functioneringsgesprekken om je op weg te helpen.
Hier is een eenvoudig voorbeeld van wat een team functioneringsgesprek document kan bevatten:
Naam werknemer:
Afdeling:
Beoordelingsperiode:
Datum van herziening:
Vermogen om verantwoordelijkheden uit te voeren:
Doelen bereikt:
Voorgestelde gebieden voor verbetering:
Demonstratie van kernwaarden:
Aanvullende opmerkingen:
Handtekening werknemer:
Datum:
Handtekening beoordelaar:
Datum:
Je hebt het prestatiebeoordelingsdocument van je team klaarliggen. Maar voordat je begint met het interviewproces, moet je eerst je gegevens verzamelen. Het is belangrijk om echte cijfers te hebben bij het evalueren van elke persoon in het team. Neem een kijkje in je projectmanagementoplossing voor gegevens over tijdregistratie, winstgevendheidsanalyse en al het andere dat je nodig hebt om te zien hoe de prestaties van elke persoon er op papier uitzien. Voer aangepaste rapporten uit om de informatie te verzamelen die je wilt zien.
Plan een één-op-één gesprek met elk teamlid om hun functioneringsgesprek te bespreken. Als je zelfevaluaties en evaluaties van collega's hebt gedaan, wil je dat deze afgerond zijn voor het gesprek. Hoewel het technisch gezien de projectmanager is die beoordeelt, moet je ook aan de andere kant feedback en openheid aanmoedigen.
Overweeg tijdens deze functioneringsgesprekken om je beoordelingsproces aan te vullen met voorbeelden van computergestuurde adaptieve tests. Het gebruik van hulpmiddelen zoals adaptieve vaardigheidsbeoordelingen of persoonlijkheidsinventarisaties kan extra inzicht geven in de sterke punten, verbeterpunten en potentiële carrièrepaden van elk teamlid. Door gebruik te maken van deze voorbeelden van computergestuurde adaptieve tests kunt u het evaluatieproces verrijken en een beter begrip krijgen van de unieke talenten en ontwikkelingsmogelijkheden van elk individu.
De stap die soms over het hoofd wordt gezien, maar net zo belangrijk is als de andere, is de follow-up van het team functioneringsgesprek. Follow-ups zijn effectief om doelen te herhalen. Je kunt de sterke en zwakke punten van het gesprek bespreken en zien waar iedereen in het team staat. Zijn er dingen veranderd? Neem contact op met het team en verwijs naar de belangrijkste punten uit je evaluaties.
De beruchte jaarlijkse functioneringsgesprekken van Google omvatten altijd zelfevaluaties. Hun werknemers merken op dat de bedrijfscultuur open is en feedback wordt aangemoedigd. Zelfevaluaties moedigen introspectie aan en kunnen individuen helpen groeien. Als manager krijg je meer inzicht in hoe elke persoon zichzelf ziet in zijn rol.
Dit is het deel dat veel managers missen. Het werk zit in de weg, er komen dingen tussen en de follow-up van de beoordeling wordt aan de kant geschoven. Het is echter een heel belangrijk onderdeel om doelen te versterken. De follow-up herinnert iedereen eraan dat je geïnteresseerd bent in hoe ze ervoor staan en hoe ze zichzelf kunnen verbeteren, zowel intern als in hun werk.
Ken je publiek en pas je functioneringsgesprek daarop aan. Iedereen is anders, met verschillende communicatiestijlen en verschillende manieren om feedback te ontvangen. Wat voor de ene persoon als effectieve evaluatieretoriek klinkt, zal bij de andere persoon niet aanslaan. Een teamlid met uitstekende non-verbale communicatievaardigheden heeft bijvoorbeeld misschien niet dezelfde aanpak nodig als een ander die moeite heeft om 'de ruimte te lezen'. Let tijdens het functioneringsgesprek met je team op je formulering. Dit betekent vaak dat je langzamer en bewuster moet spreken, wat een goede zaak is.
Wees glashelder en verwacht hetzelfde terug. Spreek in duidelijke taal en vermijd vaagheden, tenzij je EQ je zegt dat het anders moet. Moedig teamleden aan om ook duidelijk te zijn. Als je iets niet begrijpt, vraag dan zachtjes om het te herhalen. Oefen actief luisteren om precies te onderscheiden wat ze proberen te zeggen. Door te focussen op duidelijkheid worden verwachtingen aan beide kanten duidelijker.
Eindig elk functioneringsgesprek met een positieve noot. Een van de beste manieren om dit te doen is door dankbaarheid uit te drukken. Laat iedereen weten hoe dankbaar je bent voor hun bijdrage aan het team en aan de organisatie als geheel.
Voor de meeste mensen is verandering eng. Als je iemand vraagt om gedrag te veranderen, kan dat voelen als een aanval. Het kan ook averechts werken. Als je wilt dat iemand in het team iets verandert, spreek dan eerst over zijn of haar acties in het verleden en hoe dingen kunnen worden verbeterd (niet veranderd). Geef ook context, zoals hoe andere teamleden beïnvloed worden door het gedrag. Dit is een meer groeibevorderende manier om je beoordelingen uit te voeren in plaats van ingrijpende veranderingen te eisen.
Draai er niet omheen als er een dringend probleem is, zelfs als het ongemakkelijk voelt. Mensen kunnen deze anticiperende energie voelen en het maakt de dingen meer gespannen aan beide kanten. Het is beter om de moeilijke, ongemakkelijke punten aan het begin van de bespreking te bespreken. Eet de kikker op en ga direct daarna over op positievere scenario's.
Eerlijkheid is het beste beleid voor functioneringsgesprekken met teams. Je moet eerlijk zijn over verwachtingen en eerlijk over prestaties, maar niet brutaal eerlijk. Het beste advies is om feedback te geven zoals je het zelf zou willen ontvangen.
Maak van het functioneringsgesprek met je team meer een gezamenlijke onderneming door een tweerichtingsgesprek aan te moedigen. Het doel is om het delen en geven van feedback natuurlijk te laten aanvoelen, aangezien deze communicatievaardigheid zich zal vertalen naar het dagelijkse werk met het team. Door de deur open te zetten voor input, laat je mensen weten dat je aan hun kant staat en dat je waardeert wat ze te zeggen hebben.
Iedereen heeft lof nodig, van toppresteerders tot degenen die drastische verbeteringen kunnen gebruiken. Lof houdt de toon positief. Lof motiveert werknemers ook om door te gaan met het goede werk, omdat ze erkenning krijgen voor hun prestaties. Deel waar nodig beloningen en stimulansen uit om je toppresteerders tevreden te houden.
Teamprestatiebeoordelingen zijn zeer constructieve manieren om je bedrijf beter te maken. Er is veel informatie beschikbaar over de te volgen aanpak, dus we hopen dat dit artikel je bruikbare inzichten heeft gegeven. Je kunt gemakkelijk je volgende functioneringsgesprek voeren met behulp van de informatie, bronnen en sjablonen die we hebben gegeven.