L'évaluation des performances de l'équipe n'est pas exactement la partie la plus amusante du travail de chef de projet. Mais cela ne signifie pas qu'il faille les considérer comme un mal nécessaire.
Vous pouvez faire en sorte que l'évaluation des performances de l'équipe soit bénéfique pour vous, c'est-à-dire trouver des informations significatives sur ce que vous pouvez améliorer. Et ce, tout en gardant la tête froide.
N'oubliez pas que ce type d'évaluation vous aidera à façonner la culture de votre entreprise et à accroître sa rentabilité.
En résumé, les évaluations des performances de l'équipe ne doivent pas être prises à la légère. Elles requièrent de l'intention, des compétences émotionnelles ou "douces" et une volonté d'accepter le retour d'information, voire la critique pure et simple.
L'évaluation des performances d'une équipe peut emprunter de nombreuses voies. C'est pourquoi nous avons dressé une liste d'inspiration pour vous aider à démarrer.
Dans cet article, vous apprendrez
Qu'est-ce qu'une évaluation des performances de l'équipe ?
Quand faut-il procéder à l'évaluation des performances de l'équipe ?
Quels sont les indicateurs à prendre en compte ?
Quels sont les différents types d'évaluation des performances de l'équipe ?
Comment procéder (avec des modèles gratuits)
Ce qu'il faut faire et ce qu'il ne faut pas faire
Un examen des performances d'une équipe permet d'évaluer l'efficacité avec laquelle chaque membre de l'équipe exécute son travail, à la fois dans son rôle individuel et dans le cadre de la collaboration avec l'équipe.
Cette évaluation comprend une discussion qui fournit à chaque membre de l'équipe des informations exploitables sur ses forces et ses faiblesses, ainsi que sur les possibilités d'évolution.
En d'autres termes, les évaluations des performances de l'équipe vous permettent de savoir dans quelle mesure les membres de l'équipe s'épanouissent dans leur travail, d'où leur importance.
Prendre le temps d'effectuer ce type d'évaluation officielle des performances a deux objectifs principaux:
Essentiellement, vous faites le lien entre le passé et l'avenir à chaque fois que vous effectuez un entretien d'évaluation. Vous commencez par discuter de ce qui s'est passé dans le passé (la période examinée), puis vous expliquez ce que l'on attend de vous à l'avenir. La première partie est le retour d'information constructif ; la deuxième partie concerne les prochaines étapes.
Les évaluations des performances de l'équipe comblent le fossé entre les triomphes passés et la grandeur future en examinant minutieusement ce qui s'est passé au cours de la période donnée, puis en projetant ce qui est attendu à l'avenir. Voici les avantages d'une évaluation des performances de l'équipe :
L'évaluation des performances de l'équipe est une excellente occasion de réitérer les attentes pour chaque poste. Il se peut que les objectifs aient été quelque peu déplacés pour certains postes en raison de l'évolution de l'entreprise. Il se peut aussi qu'une personne ait oublié certaines nuances après avoir occupé son poste pendant si longtemps.
Lorsque vous examinez les données relatives à chaque personne, vous pouvez être en mesure de voir ses forces et ses faiblesses sur le papier. Il se peut aussi que vous en découvriez davantage lors de la discussion individuelle que vous aurez avec eux dans le cadre de l'évaluation des performances. Une fois que vous avez une meilleure idée des forces et des faiblesses de chaque personne, vous pouvez mieux les gérer lorsque des problèmes surgissent au cours des projets.
Le fait de connaître les forces et les faiblesses de chacun peut vous aider à déterminer qui travaille le mieux ensemble. Vous pouvez également demander ouvertement ces informations ou procéder à une évaluation par les pairs au cours du processus d'évaluation des performances de l'équipe. À l'avenir, cela améliorera la réussite de vos équipes en réunissant les meilleurs éléments.
Dans certains cas, les mauvaises performances ne sont pas dues à un manque de motivation ou d'éthique de travail, mais plutôt à un manque de connaissances et d'expérience directe. Au cours de l'évaluation des performances, vous aurez l'occasion d'identifier les lacunes en matière de formation. Vous pourrez alors chiffrer votre budget de formation avec plus de précision.
Le processus d'évaluation de l'équipe est le moment idéal pour récompenser et motiver les personnes les plus performantes. Les récompenses permettent aux gens de se sentir appréciés, tandis que les incitations les encouragent à poursuivre leur travail. Cette étude montre que les incitations financières ont un impact positif sur les performances professionnelles et qu'il est nécessaire de faire preuve de leadership pour les équilibrer. C'est précisément là qu'un chef de projet brillant brille.
Chaque fois que vous avez une conversation authentique et individuelle avec un membre de votre équipe, vous contribuez à façonner la culture de votre entreprise. Faire preuve d'empathie et d'ouverture d'esprit à l'égard des commentaires peut contribuer à créer un esprit de camaraderie et un sentiment de cohésion au sein de votre équipe et, en fin de compte, de l'ensemble de l'organisation.
Lors de l'évaluation des performances de votre équipe, vous aurez l'occasion de voir où chacun en est de ses compétences. Profitez de votre expérience pour orienter certains membres de l'équipe dans la bonne direction, en les encourageant à perfectionner leurs compétences. Il peut s'agir de leur offrir une formation supplémentaire ou de les mettre en contact avec un mentor, afin qu'ils puissent explorer leurs talents et, en fin de compte, être plus performants.
Les évaluations des performances d'une équipe étant par nature révélatrices, les managers peuvent détecter des domaines d'amélioration/d'optimisation qui ont un impact direct sur la rentabilité. Peut-être votre équipe vous donne-t-elle son avis sur la manière d'améliorer le flux de travail. Peut-être constatez-vous qu'une personne s'enlise dans des tâches qui pourraient être automatisées. Veillez à examiner attentivement tous les rapports de rentabilité dont vous disposez avant d'entamer le processus d'évaluation avec tout le monde.
Souvent, l'évaluation des performances de l'équipe permet d'éclairer les décisions d'embauche. L'équipe peut révéler qu'une autre personne est nécessaire pour améliorer la qualité des services. Vous découvrirez où vos flux de travail peuvent devenir stressants, qui est à bout de souffle et dans quelle mesure il est urgent ou non d'embaucher de nouveaux talents.
Techniquement, l'évaluation des performances ne commence pas lorsque vous vous asseyez pour un entretien individuel. En effet, les chefs de projet doivent fournir régulièrement un retour d'information informel afin de faire avancer les projets et d'améliorer la qualité des produits livrés.
Cela dit, les chefs de projet peuvent procéder à l'évaluation des performances de l'équipe à différents moments de l'année, par exemple tous les trimestres, tous les deux ans, tous les ans, etc.
Pour les entreprises de services professionnels, il est particulièrement recommandé de procéder à des évaluations des performances de l'équipe dans le cadre d'un projet. Une fois que vous avez atteint la phase de clôture de votre projet, une évaluation s'impose. L'évaluation des performances de l'équipe est un élément essentiel de cette phase, au cours de laquelle les possibilités de croissance et d'apprentissage sont nombreuses.
Les performances d'une équipe performante sont mesurées par des qualités liées au travail et aux personnes, qui représentent des indicateurs de performance. En voici quelques exemples :
C'est à vous qu'il revient de définir précisément chaque indicateur (voici quelques modèles gratuits si vous avez besoin d'aide). Vous pouvez également ajouter quelques qualificatifs à l'intérieur de chaque mesure. Ensuite, vous noterez chaque mesure et ferez la moyenne pour obtenir la valeur finale. Par exemple :
Gestion du temps
(1-5) Respecte les délais | Note : 4
(1-5) À l'heure aux réunions | Score:3
(1-5) Respecte le temps des autres | Score:5
(1-5) Donne la priorité aux heures facturables | Score : 4
Globalement : 4 sur 5
Il existe plusieurs façons de mener un examen des performances d'une équipe. Vous trouverez ci-dessous quelques méthodes que vous pouvez choisir pour compléter votre processus. Vous pouvez également opter pour une approche plus complète et les inclure toutes :
Il s'agit de la méthode la plus répandue pour évaluer les performances d'une équipe, car elle est simple. Pour chaque catégorie ou question, il suffit d'évaluer chaque membre de l'équipe sur une échelle numérique. Vous pouvez le faire sur une échelle de 1 à 10 ou de 1 à 5. L'échelle de 1 à 5, ou le système des étoiles, est l'option la plus populaire pour les évaluations des performances.
L'auto-évaluation peut constituer un élément important du processus d'évaluation. En fait, les employés de Google s'y livrent régulièrement dans le cadre de la mission de l'entreprise, qui est de favoriser l'épanouissement personnel. L'auto-évaluation place les membres de l'équipe dans le siège du conducteur. Elle envoie également le message que vous accordez de l'importance au point de vue de chacun. Les auto-évaluations font de l'évaluation des performances de l'équipe une conversation à double sens, ce qui constitue une excellente méthode pour obtenir un retour d'information honnête sur votre efficacité opérationnelle.
Une évaluation holistique des performances de l'équipe tient compte de la manière dont chaque employé est perçu par ses pairs. Dans le cadre d'une équipe de services professionnels, les évaluations par les pairs placent les employés à un autre niveau de responsabilité, celui de collaborer efficacement et de "faire ce qui est bon pour l'équipe". Les évaluations par les pairs doivent être examinées par un responsable, puis discutées individuellement avec chaque membre de l'équipe, sans divulgation explicite (pas de "il a dit, elle a dit").
Une dernière façon d'évaluer les performances d'une équipe est de connaître l'avis du client. Vous pouvez obtenir ces informations par le biais d'enquêtes informelles ou d'un courrier électronique. Selon le client, un appel téléphonique peut s'avérer nécessaire. Choisissez la méthode la moins contraignante afin d'obtenir le maximum d'informations du client sans le déranger.
Tout d'abord, vous devez vous assurer que vous disposez d'une méthode bien définie pour documenter vos entretiens d'évaluation et en assurer le suivi. Vous devez pouvoir accéder facilement aux évaluations antérieures au fil du temps afin d'identifier les tendances, les améliorations, etc. Créez un dossier numérique et veillez à ce que les entretiens d'évaluation soient accessibles à ceux qui en ont besoin.
Vous devez maintenant mettre en place un système de notation pour évaluer chaque membre de l'équipe. Vous pouvez procéder comme vous le souhaitez, mais veillez à mettre en place une structure afin de rester cohérent. Les échelles numériques sont très répandues et permettent d'évaluer chaque catégorie de 0 à 5 ou de 0 à 10.
Que voulez-vous mesurer ? À quelles questions voulez-vous que le bilan réponde ? Choisissez vos indicateurs et créez votre bilan dans un document. Veillez à laisser suffisamment d'espace pour les commentaires, surtout si vous effectuez vos évaluations en personne, un stylo à la main. Si vous êtes bloqué, voici une série de modèles GRATUITS d'évaluation des performances pour vous aider à démarrer.
Voici un exemple simple de ce que peut contenir un document d'évaluation des performances d'une équipe :
Nom de l'employé :
Département :
Période d'examen :
Date d'examen :
Aptitude à assumer les responsabilités :
Réalisation des objectifs :
Domaines d'amélioration suggérés :
Démonstration des valeurs fondamentales :
Commentaires supplémentaires :
Signature de l'employé :
Date :
Signature de l'évaluateur :
Date :
Votre document d'évaluation des performances de l'équipe est prêt. Mais avant de vous lancer dans le processus d'entretien, rassemblez d'abord vos données. Il est important de disposer de chiffres réels pour évaluer chaque membre de l'équipe. Consultez votre solution de gestion de projet pour obtenir des données sur le suivi du temps, l'analyse de la rentabilité et tout ce dont vous pourriez avoir besoin pour voir à quoi ressemblent les performances de chaque personne sur le papier. Lancez des rapports personnalisés pour recueillir les informations dont vous avez besoin.
Planifiez un entretien individuel avec chaque membre de l'équipe pour discuter de son évaluation des performances. Si vous avez procédé à des auto-évaluations et à des évaluations par les pairs, il est préférable de les terminer avant la discussion. Même si, techniquement, c'est le chef de projet qui procède à l'évaluation, veillez à encourager le retour d'information et l'ouverture d'esprit de la part de l'autre partie.
Au cours de ces discussions sur l'évaluation des performances, pensez à compléter votre processus d'évaluation par des exemples de tests adaptatifs informatisés. L'intégration d'outils tels que des évaluations des compétences adaptatives ou des inventaires de personnalité peut fournir des informations supplémentaires sur les points forts de chaque membre de l'équipe, les domaines à améliorer et les perspectives de carrière. En tirant parti de ces exemples de tests adaptatifs informatisés, vous pouvez enrichir le processus d'évaluation, en favorisant une compréhension plus complète des talents uniques et des possibilités de développement de chaque individu.
L'étape que l'on oublie parfois, mais qui est tout aussi importante que les autres, est le suivi de l'évaluation des performances de l'équipe. Les suivis sont efficaces pour réitérer les objectifs. Vous pouvez aborder les points forts et les points faibles de l'évaluation et voir où en est chaque membre de l'équipe. Les choses ont-elles évolué ? Faites le point avec l'équipe et mentionnez les éléments clés de vos évaluations.
Les fameuses évaluations annuelles des performances de l'équipe de Google impliquent toujours des auto-évaluations. Les employés notent que la culture de l'entreprise est ouverte et que le retour d'information est encouragé. Les auto-évaluations encouragent l'introspection et peuvent aider les individus à se développer. En tant que manager, vous pouvez avoir une meilleure idée de la manière dont chaque personne se perçoit dans son rôle.
C'est la partie qui échappe à beaucoup de managers. Le travail prend le dessus, les choses s'enchaînent et le suivi de l'évaluation est mis de côté. Il s'agit pourtant d'un élément très important pour renforcer les objectifs. Le suivi rappellera à chacun que vous vous intéressez à sa situation et à la manière dont il peut s'améliorer, tant sur le plan interne que dans son travail.
Connaissez votre public et adaptez votre évaluation des performances en conséquence. Chaque personne est différente, avec des styles de communication différents et des manières différentes de recevoir un retour d'information. Ce qui semble être une rhétorique d'évaluation efficace pour une personne ne le sera pas pour une autre. Par exemple, un membre de l'équipe qui possède d'excellentes compétences en matière de communication non verbale n'aura peut-être pas besoin de la même approche qu'un autre qui a du mal à "lire la pièce". Lors de l'évaluation des performances de votre équipe, faites attention à votre phraséologie. Cela signifie souvent qu'il faut parler plus lentement et plus délibérément, ce qui est une bonne chose.
Soyez clair comme de l'eau de roche et attendez la même chose en retour. Parlez en termes clairs et évitez les imprécisions, à moins que votre QE ne vous dise le contraire. Encouragez les membres de votre équipe à être clairs eux aussi. Si vous ne comprenez pas quelque chose, demandez-leur gentiment de répéter. Pratiquez l'écoute active pour discerner exactement ce qu'ils essaient de dire. En privilégiant la clarté, vous ferez en sorte que les attentes soient plus claires de part et d'autre.
Terminez chaque évaluation des performances de l'équipe sur une note positive. L'un des meilleurs moyens d'y parvenir est d'exprimer sa gratitude. Faites savoir à chaque personne combien vous êtes reconnaissant de sa contribution à l'équipe et à l'organisation dans son ensemble.
Pour la plupart des gens, le changement fait peur. Demander à quelqu'un de changer de comportement peut être perçu comme une attaque. Cela peut aussi se retourner contre vous. Si vous voulez qu'un membre de l'équipe change quelque chose, parlez d'abord de ses actions passées et de la manière dont les choses peuvent être améliorées (et non changées). Fournissez également un contexte, en expliquant par exemple comment les autres membres de l'équipe sont affectés par ce comportement. Il s'agit là d'une manière plus propice à la croissance de mener vos évaluations que d'exiger des changements radicaux.
Ne tournez pas autour du pot lorsqu'il s'agit d'un problème urgent, même si cela vous met mal à l'aise. Les gens peuvent ressentir cette énergie d'anticipation, ce qui rend les choses plus tendues de part et d'autre. Il est préférable d'en finir avec les questions difficiles et inconfortables dès le début de l'examen. Mangez la grenouille et passez immédiatement à des scénarios plus positifs.
L'honnêteté est la meilleure politique en matière d'évaluation des performances de l'équipe. Vous devez être honnête sur les attentes et les performances, mais pas brutal. Le meilleur conseil est d'offrir un retour d'information comme vous souhaiteriez le recevoir.
Faites de l'évaluation des performances de votre équipe un effort de collaboration en encourageant une conversation à double sens. L'objectif est de faire en sorte que le partage et le retour d'information soient naturels, car cette compétence en matière de communication se traduira dans le travail quotidien avec l'équipe. En ouvrant la porte aux commentaires, vous faites savoir aux individus que vous êtes de leur côté et que vous accordez de l'importance à ce qu'ils ont à dire.
Tout le monde a besoin d'être félicité, qu'il s'agisse des personnes les plus performantes ou de celles qui ont besoin d'une amélioration radicale. Les éloges maintiennent un ton positif. Les compliments motivent également les employés à poursuivre leur travail, car ils savent qu'ils sont reconnus pour leurs réalisations. Distribuez des récompenses et des incitations lorsque c'est nécessaire pour que vos employés les plus performants soient satisfaits.
L'évaluation des performances d'une équipe est un moyen très constructif d'améliorer votre entreprise. Il existe de nombreuses informations sur les approches à adopter ; nous espérons donc que cet article vous a apporté des informations utiles. Les informations, les ressources et les modèles que nous avons mis à votre disposition vous permettront de mener facilement votre prochain entretien d'évaluation des performances de votre équipe.