Tegenwoordig gaan de meeste onderwerpen over productiviteit over AI en hoe het ons efficiënter dan ooit zou maken.
AI is ongetwijfeld een revolutionair hulpmiddel waarvan studies hebben aangetoond dat het de productiviteit met meer dan 60% verhoogt. Maar mensen zijn zelf ook niet zo slecht in het ontplooien van hun potentieel en het optimaal werken.
Het is zelfs zo dat veel AI-gerichte bedrijven tegelijkertijd werken aan een meer mensgerichte aanpak. Zoals James Landay, hoogleraar computerwetenschappen aan Stanford University, het zegt:
"Je kunt goede bedoelingen hebben en zeggen: 'Ik ga AI doen voor de gezondheidszorg of het onderwijs.' Maar als je het niet op een mensgerichte manier doet, als je het alleen maar op een technologiegerichte manier doet, dan is de kans kleiner dat je slaagt in het bereiken van dat goede doel dat je in de eerste plaats wilde bereiken."
Hier lees je hoe je de productiviteit (en factureerbaarheid) van je team kunt verhogen zonder AI op de voorgrond te plaatsen:
Bij het streven naar een hogere teamproductiviteit, met name binnen professionele dienstverlenende bedrijven zoals consultancybureaus, IT-bedrijven en softwareontwikkelingsbedrijven, blijft een focus op fundamentele, beproefde werkwijzen essentieel.
Hoewel kunstmatige intelligentie ons veelbelovende mogelijkheden biedt voor projectmanagement, hebben de volgende acht strategieën bewezen dat ze helpen de output te verhogen zonder afhankelijk te zijn van kunstmatige intelligentie:
Effectieve vergaderingen zijn een kritische routine van gezonde, productieve teams en om ze te optimaliseren kan een strikter protocol ervoor zorgen dat iedereen gemotiveerd blijft en zijn tijd verstandig gebruikt.
Ten eerste moet elke vergadering een specifiek doel hebben, of het nu gaat om besluitvorming, brainstormsessies of voortgangsupdates.
Als het doel onduidelijk is, kan de vergadering onnodig zijn. In dat geval kun je een Loom-video of e-mail versturen en je teamleden aanmoedigen hetzelfde te doen als een vergadering misschien niet het beste tijdsgebruik is.
Een gedetailleerde agenda met specifieke gespreksonderwerpen en gewenste resultaten moet van tevoren worden verspreid om te zorgen voor voorbereiding en focus.
Je kunt ook gebruik maken van timeboxing in het belang van de productiviteit, door specifieke tijdsduren toe te wijzen aan elk agendapunt om beknopt te blijven en te voorkomen dat discussies afwijken.
In sommige gevallen wil je zelfs rollen aanwijzen zoals een facilitator, notulist en tijdwaarnemer om de efficiëntie van je vergadering verder te verhogen.
Alle vergaderingen moeten worden afgesloten met duidelijk gedefinieerde actiepunten, waarbij besluiten worden samengevat en SMART-actiepunten met een duidelijk eigenaarschap worden toegewezen.
Uiteindelijk kan het omzetten van vergaderingen van vage discussies in gestructureerde, doelgerichte sessies tijdverspilling aanzienlijk verminderen en het vermogen van een team om efficiënt te presteren verbeteren.
Het optimaliseren van projectmanagementmethoden is een andere manier om de productiviteit van je team te verhogen zonder dat AI een directe oplossing is:
Voor projecten met evoluerende vereisten zijn populaire agile methodologieën zoals Scrum of Kanban geschikter omdat ze iteratieve ontwikkeling, continue feedback en snelle aanpassingen aan veranderende prioriteiten mogelijk maken. Sprints, dagelijkse stand-ups en retrospectives helpen teams om op één lijn te blijven en wegversperringen vroegtijdig te identificeren.
Voor projecten met goed gedefinieerde scopes en deliverables kan een meer traditionele watervalaanpak, die een gestructureerd, sequentieel raamwerk biedt met duidelijke mijlpalen en deadlines, het meest geschikt zijn.
En vaak blijkt een hybride aanpak het meest effectief voor dynamische projecten. Door elementen van beide te combineren, bijvoorbeeld door waterval te gebruiken voor de initiële planning en agile voor de uitvoering, kunnen teams zowel de structuur als de flexibiliteit krijgen om naar hun beste potentieel toe te werken.
Kortom, zorgvuldig gekozen en aangepaste projectmanagementmethoden zorgen ervoor dat projecten op tijd, binnen budget en volgens de hoogste kwaliteitsnormen worden afgerond.
Laat je team niet overal zoeken naar informatie over een klant of project en zo tijd verliezen. Een alles-in-één projectmanagementplatform zoals PSOhub of Asana kan alle projectgerelateerde communicatie, taken en documenten centraliseren.
Hierdoor is het niet meer nodig om meerdere e-mail threads door te spitten en heeft iedereen toegang tot de laatste informatie.
Het is ook verstandig om verschillende kanalen te gebruiken voor verschillende soorten communicatie. E-mail kan worden gereserveerd voor formele communicatie met klanten, terwijl projectmanagementplatforms en instant messaging tools geschikt zijn voor interne teamcommunicatie.
Richtlijnen voor het schrijven van duidelijke en beknopte berichten, het gebruik van beschrijvende onderwerpregels en het vermijden van onnodige "reply-all" e-mails kunnen de communicatie verder verbeteren om de productiviteit te verhogen.
Je kunt een cultuur van verantwoordelijkheid creëren door er in de eerste plaats voor te zorgen dat elk teamlid een duidelijk beeld heeft van zijn rol, verantwoordelijkheden en hoe zijn werk bijdraagt aan de algemene projectdoelen.
Door regelmatig de voortgang bij te houden via dagelijkse stand-ups, wekelijkse teamvergaderingen en projectmanagementsoftware kunnen mogelijke vertragingen of wegversperringen vroegtijdig worden geïdentificeerd, waardoor tijdig corrigerende maatregelen kunnen worden genomen.
Het is ook belangrijk om regelmatig feedback te geven, zowel positief als opbouwend, en om prestatiebeoordelingen te gebruiken om individuele bijdragen te beoordelen, gebieden voor verbetering te identificeren en toekomstige doelen te stellen.
Vergeet niet om team- en individuele successen te vieren om positief gedrag te versterken en het team te motiveren. Een cultuur van verantwoordelijkheid stelt teamleden in staat om verantwoordelijkheid te nemen, toezeggingen na te komen en te streven naar uitmuntendheid.
Regelmatige training en workshops om technische vaardigheden te verbeteren, communicatievaardigheden te verbeteren en leiderschapspotentieel te ontwikkelen zijn nuttig om de productiviteit van individuele teamleden op lange termijn te garanderen.
Mentorschapsprogramma's, waarbij junior teamleden gekoppeld worden aan senior collega's, kunnen begeleiding, ondersteuning en gedeelde expertise bieden.
Daarnaast helpt cross-training teamleden nieuwe vaardigheden te verwerven en verschillende rollen op zich te nemen, wat de veelzijdigheid vergroot en de samenwerking en kennisdeling binnen het team verbetert.
Uiteindelijk zorgt de ontwikkeling van werknemers voor betere vaardigheden, meer zelfvertrouwen en meer werktevredenheid, wat zich vertaalt in een hogere productiviteit en een lager verloop.
Prioriteit geven aan de balans tussen werk en privé is essentieel om een burn-out te voorkomen, een grote bedreiging voor de geestelijke gezondheid en productiviteit. Flexibele werkregelingen, zoals werken op afstand en flexibele werktijden, helpen teamleden om werk en privé in balans te houden.
Het toewijzen van een redelijke werkdruk en het vermijden van overbelasting van teamleden, zelfs tijdens piekperiodes, is cruciaal. Het aanmoedigen van regelmatige pauzes gedurende de dag en het gebruik van vakantiedagen bevordert verjonging.
Een positieve en ondersteunende werkomgeving waar teamleden zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich op hun gemak voelen om hun ideeën en zorgen te uiten, is ook belangrijk.
Door prioriteit te geven aan de mentale gezondheid van je teamleden verminder je stress, voorkom je een burn-out en verbeter je het moreel van je werknemers, wat leidt tot een hogere productiviteit en creativiteit.
Systemen om kennis vast te leggen, te organiseren en te delen zijn essentieel voor efficiënt projectmanagement. Een gecentraliseerde kennisbank kan de documentatie van best practices, projectervaringen en andere waardevolle informatie vergemakkelijken.
Je kunt het niveau verhogen met regelmatige kennisdelingssessies en post-projectevaluaties om successen, mislukkingen en geleerde lessen te identificeren voor toekomstige projecten die waardevolle informatie bijdragen aan de kennisbank.
Kennisbanken ondersteunen ook het inwerken van nieuwe medewerkers en doorlopend mentorschap, waardoor de leercurve voor nieuwe medewerkers wordt verkort en het risico op het herhalen van fouten wordt geminimaliseerd.
Tot slot is, naast het afleggen van verantwoording, het stimuleren van een cultuur van voortdurende verbetering onderdeel van de geheime saus van niet op AI gebaseerde productiviteit. Dit is hoe je het kunt doen:
Evalueer regelmatig je processen om verbeterpunten te identificeren en implementeer dienovereenkomstig wijzigingen, Moedig feedback van teamleden, klanten en andere belanghebbenden onophoudelijk aan om gebieden aan te wijzen die verbetering behoeven.
Experimenten en innovatie moeten worden aangemoedigd, zodat teamleden nieuwe benaderingen kunnen verkennen en nieuwe ideeën kunnen testen. Een focus op continu leren stimuleert een voortdurende evolutie, aanpassing en optimalisatie van prestaties.
Professionele dienstverleners die de nadruk leggen op duidelijke communicatie, efficiënte processen en een ondersteunende werkomgeving kunnen verbazingwekkende productiviteitsresultaten behalen zonder te vertrouwen op AI.
Hoewel AI-tools ongetwijfeld deel moeten uitmaken van ons productiviteitsarsenaal, blijven deze fundamenteel menselijke praktijken essentieel voor het maximaliseren van de teamoutput en het leveren van verbazingwekkende resultaten voor klanten.