De overgang tussen je verkoopafdeling en je projectmanagementteam kan een frustrerend en vervelend proces zijn. Hoe goed je overdracht in theorie ook geregeld is, op het moment van de waarheid gaan dingen vaak toch niet zo soepel als je had verwacht.
De twee onderdelen van het team staan erom bekend dat ze vaak met elkaar in de clinch liggen, zelfs in de meest positieve bedrijfsculturen. Als je verkoopmedewerkers naar hun klachten binnen de organisatie vraagt, krijg je ongetwijfeld een tirade over projectmanagers te horen.
En vice versa.
Vaak gaat er aan de verkoopzijde van organisaties veel waardevolle informatie verloren tijdens de overdracht aan het projectmanagement, vooral bij middelgrote digitale bedrijven. Aan de andere kant vinden projectmanagers vaak dat de verkoopafdeling een puinhoop is omdat ze daar gewoonlijk geen duidelijk overzicht hebben van alle transacties die in de loop van een project worden gedaan. Dit is vooral een probleem omdat verkoopmedewerkers gewoonlijk niet op de hoogte zijn van problemen met betalingen, budgets of zelfs upsellmogelijkheden.
De beste aanpak bij de overdracht van je contract van de verkoopafdeling naar het projectmanagement is georganiseerd te werk gaan, de beste tools gebruiken die je hebt en je concentreren op helderheid.
Bekijk onze 5 tips om de overdracht van HubSpot-verkopen aan je projectmanagementteam te versoepelen. Doe iedereen een plezier en optimaliseer deze overdracht.
Tip 1: Stimuleer duidelijke en open communicatie aan beide zijden.
De eerste en mogelijk belangrijkste stap is om iedereen aan beide zijden op dezelfde golflengte te krijgen. Als je deel uitmaakt van een grotere organisatie, zorg er dan voor dat teamleden fatsoenlijk aan elkaar worden voorgesteld en moedig interne communicatie aan tussen de partijen.
Ook is het belangrijk om iedereen in letterlijke zin op hetzelfde kanaal te krijgen. Hoe je team ook communiceert, of dit nu via Slack, Skype, Zoom of morse gebeurt, zorg ervoor dat iedereen op hetzelfde kanaal zit om verwarring te voorkomen en de uitwisseling van informatie te versnellen.
Tip 2: Geef een duidelijke richtlijn van wat de verkoopafdeling altijd aan het projectmanagement moet verstrekken
Wederom, zorg er voor de duidelijk voor dat de verkoopafdeling specifieke instructies krijgt over wat er aan het projectteam moet worden verstrekt. Hoe meer inzicht het projectmanagement heeft in de nuances van de klant, hoe beter het weet wat het kan verwachten.
Je zult standaardprotocollen op moeten stellen voor de procedure aan de verkoopzijde nadat het project is verkocht. Een effectieve strategie is bijvoorbeeld om verkoopmedewerkers te vragen om eventuele risico's aan te geven die ze bij de afhandeling van klantcontracten hebben gevonden. Moedig ze aan om een beetje onderzoek te doen en het projectteam eerlijk te zeggen hoe ze denken dat de klant om zal gaan met het project. Zijn er rode vlaggen die uitvoering kunnen belemmeren?
Hoe beter de verkoopafdeling de juiste gegevens kan verzamelen en presenteren, hoe gemakkelijker de overdracht uiteindelijk is. Je wilt dus niet alleen dat risico's worden aangegeven, maar ook dat er een document wordt opgesteld met exacte eisen zodat de verkoopzijde betere informatie kan doorgeven voor de volgende fase van de projectcyclus. Denk bijvoorbeeld aan:
- Alle contactinformatie van de klant
- Chronologische correspondentie met de klant
- Eventuele documentatie van voorgaande projecten of interactie met de klant
- Een kopie van de volledige werkomschrijving van het project
- Een lijst van problemen die de klant heeft aangegeven
Behoefte aan een meer gedetailleerde lijst? Dit zijn de gegevens die het projectmanagementteam van Innovate eisen van de verkoopafdeling:
- Naam van het project
- PO# van de klant
- IR
- LOI
- Doel
- Quotadetails
- Land
- CPI
- Bestelde N-maat
- Totale N-maat van het project
- Compatibiliteit met apparaten
- Diverse aantekeningen
- Programmering/hosting
- Bijlagen
- Startdatum veldwerk
- Einddatum veldwerk
Het doel is om zo veel mogelijk informatie over te dragen aan het projectmanagement zonder te veel tijd te verspillen. Hoe beter je het proces stroomlijnt met gedetailleerde documenten/gegevensvakken, hoe gemakkelijker en sneller dit deel van het overdrachtsproces zal verlopen.
Tip 3: Zorg ervoor dat de klant weet welke stappen er na de verkoop worden genomen.
Net als bij Tip 1 moet er duidelijk worden gecommuniceerd wat er met je klant gebeurt. Stel hem voor aan alle leden van het projectteam die met het contract te maken hebben en houd hen op de hoogte van de volgende stappen in het proces. Klanten bouwen vaak een vertrouwensband op met een verkoopmedewerker en jouw eerste prioriteit is om dat vertrouwen in stand te houden. Het projectteam heeft misschien niet dezelfde sociale vaardigheden, maar je kunt wel je best doen om de klant ervan te overtuigen dat hij in goede handen is.
Tip 4: Stel iemand van het projectteam voor tijdens de laatste verkoopvergadering
Een praktische en effectieve manier om Tip 3 uit te voeren, is door de verkoopmedewerker te vragen om ten minste een van je projectmanagers of klantensuccesvertegenwoordigers mee te nemen naar de laatste vergadering. Alles draait om comfort en vertrouwdheid. Zo kan de klant het projectteam al voor de overdracht leren kennen.
Het is verstandig om deze taak op te dragen aan een projectmanager met goede sociale vaardigheden. Een menselijke klik zorgt voor vertrouwen en het helpt veel als je klant persoonlijk kennis kan maken met iemand van het projectteam.
Tip 5: Gebruik een automatiseringstool zoals PSOhub.
Laat ten slotte de technologie een deel van je werk overnemen tijdens de overdracht, met een automatiseringsoplossing voor projectmanagement zoals PSOhub. In de PSOhub-omgeving kan een deal worden gepromoveerd tot project en kun je alle dealinformatie met één druk op de knop overdragen. Alle accountinformatie van de saleszijde, inclusief contactgegevens, wordt dan overgedragen aan de oplossing, die is ontworpen om professionele dienstenorganisaties (en vooral HubSpot-gebruikers) te helpen om hun administratie te stroomlijnen en te automatiseren en om hun producten efficiënt te beheren.
Hoe helpt PSOhub precies bij het overdrachtsproces van verkoop naar project?
- Het genereert automatisch projecten op basis van de verkoopgegevens. De belangrijkste informatie wordt gekopieerd naar de projectomgeving van PSOhub, die in twee richtingen communiceert met de HubSpot-omgeving.
- Alle benodigde informatie is te vinden in de HubSpot-functie. Het verkoopteam kan daardoor zien of alle facturen zijn betaald, of een project ontspoort en of er relevante upsellmogelijkheden zijn.
- Vereenvoudig processen en verhoog de productiviteit door één informatiepunt te hebben. Als je de PSOhub-integratie voor HubSpot gebruikt, hebben verkoopmedewerkers en projectmanagers toegang tot dezelfde informatie en voorkom je dubbel werk.
Lees meer: Bekijk alle functionaliteiten van PSOhub
