• LOGIN
  • Sign Up

11 tips om je urenregistratie efficiënter te maken

3-jun-2020 12:01:41 By Jarno Koopman

13_11-Time-Tracking-Tips_541x290Urenregistratie is essentieel voor nauwkeurige facturatie.

Urenregistratie is essentieel voor het meten van de efficiëntie van je teamleden.

Urenregistratie is zelfs essentieel voor de voeding van een baby!

Je begrijpt waar we naartoe willen. Urenregistratie is van levensbelang om de facturatie van je bedrijf nauwkeurig te houden en je geld te innen. Maar hoe belangrijk het ook is, voor kleine organisaties en zelfstandige aannemers is urenregistratie moeilijk en vervelend.

Uitdagingen zijn er in vele vormen. Thuiswerkende teams gebruiken een andere app dan ontwikkelaars. De een reserveert tijd voor vergaderingen terwijl de ander dat niet doet. Er komt geen eind aan de lijst van inconsistenties.

De voordelen van effectieve urenregistratie mogen niet worden onderschat. Ken jij iemand die goed is in tijdmanagement? Je kunt er vergif op innemen dat hij of zij gebruik maakt van een urenregistratie oplossing, hoe primitief ook.

Goede urenregistratie is namelijk meer een sport dan een kunst. Bedrijfseigenaren en managers weten als geen ander dat het zonder toewijding en motivatie niets wordt.

Het goede nieuws is dat urenregistratie op zichzelf aanmoedigend werkt, vooral voor efficiënte mensen en degenen die prijs stellen op hun vrije tijd. Efficiënte mensen grijpen de kans om efficiënter te werken met beide handen aan. Mensen die veel waarde hechten aan hun tijd, willen altijd een beter plaatje hebben van de besteding van die tijd.

En dat zijn de mensen die jij in je team wilt, toch?

Een goed en gemotiveerd teamlid kan urenregistratie niet weerstaan. De keerzijde is dat door urenregistratie tijdvreters en facturatie fouten aan het licht komen, dus wees daarop voorbereid. We hebben 11 urenregistratie tips voor je samengesteld om je te helpen je uren beter te registreren en hopelijk te optimaliseren.

11 urenregistratie tips om je bedrijf op weg te helpen

1) Doe het!

Wen alvast aan het idee dat slimme urenregistratie een onderdeel wordt van je dagelijkse workflow. Het hoeft niet moeilijk te zijn. Het hoeft zelfs geen ingrijpende verandering te zijn. Het gaat erom dat je aan het idee vasthoudt en je team ervan overtuigt dat dit een goede manier is om iedereen te helpen om het meeste uit zijn tijd te halen. Als dit idee goed wordt geïmplementeerd, kan het hele team meer gaan verdienen. Je kunt beginnen met een routine te ontwikkelen of een sjabloon te gebruiken..

2) Beperk multitasken. 

Laat multitaskers stoppen met opscheppen dat ze duizend dingen tegelijk kunnen doen. Volgens de wetenschap verlaagt multitasken juist de cognitieve functies. Je hersenen werken beter als je je op één taak concentreert dan als je meerdere dingen
tegelijk probeert te doen. Als je functie creatief vermogen vereist, wat voor de meeste teamleden geldt, dan wil je dat graag behouden. Daarnaast leidt multitasken tot slechter tijdmanagement en maakt het gegevens moeilijker te traceren. Als je met drie dingen tegelijk bezig bent, hoe weet je dan hoeveel tijd je daadwerkelijk aan je klant hebt besteed?

3) Houdt al je urenregistratie-informatie centraal. 

Die zou een fluitje van een cent moeten zijn. Welke urenregistratie software je ook gebruikt, hij moet in ieder geval zichtbaarheid bieden. Voorkom botsingen tussen apps en het bijbehorende tijdverlies.

4) Gebruik je agenda (Google of Outlook) om eenvoudig tijd te reserveren.

Dit is vooral nuttig als je tijd reserveert voor meerdere klantbesprekingen. Vermeld altijd taken, interne teamvergaderingen en persoonlijke bezigheden. In de volgende blog vertellen we hoe je door je agenda aan je facturatie te koppelen een grote stap voorwaarts kunt zetten.

5) Maak urenregistratie een onderdeel van je dagelijkse worklow. 

Om je urenregistratie echt betrouwbaar te maken, moet je deze inbouwen in je dagelijkse workflow. Als je computerwerk doet, kun je denken aan een browserextensie, zoals deze voor Chrome.

6) Installeer een app als je veel met je telefoon werkt.

Professionele dienstverleners verliezen vaak vele uren aan inkomsten doordat ze lange telefoongesprekken en telefonische vergaderingen vergeten op te nemen in het totaal. Teamleden die vaak aan de telefoon hangen zouden zeker een urenregistratie software moeten installeren om werkuren eenvoudig bij te houden. De motivatie hiervoor moge duidelijk zijn.

7) Als je vaak onderweg bent, denk dan aan smart tools die gebruik maken van je agenda of GPS.

Voor mensen die veel kilometers maken, binnen een stad, voor strategisch overleg of de hele wereld, over een nieuw project, is dit een revolutie in de urenregistratiewereld. Weet je niet meer hoe lang die vergadering nu precies duurde? De beste urenregistratie software voegen deze tijd automatisch toe.

Lees meer over de urenregistratie app en self-driving functionaliteiten van PSOhub

8) Let op functies van tools die je al hebt.

Je zou ook kunnen kijken of de tools die je dagelijks gebruikt - projectmanagementsoftware, CRM, klantenondersteuning of ontwikkelingstools (zoals Github) - een ingebouwde urenregistratiefunctie hebben. Hoe meer dingen je bij elkaar kunt houden, hoe beter.

9) Implementeren en ondersteunen.

Als je deze tips eenmaal onder de knie hebt, bedenk dan hoe je je teamgenoten kunt helpen. Moedig ze aan en laat ze zien hoe ze met urenregistratie hun creatieve energie kunnen besparen en hun tijd optimaal kunnen benutten. Je kunt je teamgenoten ook aansporen door urenregistratie te gebruiken als groeidoelstellingen voor hun werk en ze daarvoor te belonen.

10) Vertrouwen en transparantie

Een van de grootste voordelen van een slimme urenregistratie software is een verbetering van het vertrouwen en de transparantie tussen teamleden. Gebruik urenregistratie voor teambuilding en verbeter de transparantie door tijdlogs te delen. Vergeet niet dat goede urenregistratie gewoonten beginnen bij de leidinggevenden.

11) Omschrijf duidelijke doelen

Efficiënte en uitgebreide urenregistratie is misschien belangrijk voor de facturatie, maar uit je rapporten kan ook blijken dat je te veel tijd aan één onderdeel besteedt. Door doelen te omschrijven in je urenregistratie kun je je efficiëntie en voorspellingen verbeteren. Je zult zien dat je meer tijd overhoudt voor je klanten, voor je team en voor jezelf!

Als je je efficiëntie wilt verbeteren, wat in sommige gevallen hoognodig is, kies dan een slimme urenregistratie software en houd je daaraan vast, vooral als je urenregistratie kunt gebruiken voor de facturatie. En als je niet tevreden bent over je urenregistratie platform, ga dan op zoek naar een ander.

Lees meer: Ontdek de gratis urenregistratie software van PSOhub 

Urenregistratie
Verander je urenregistratie van 'energievreter' naar een automatisch proces
Kosten- en urenregistratie is voor veel mensen een energievreter. Maar door het gebruik van de juiste software en door het automatiseren van het proces wordt dit verledentijd.
Urenregistratie
Self-driving urenregistratie: Vanuit je agenda naar facturatie
Verlies jij ook veel tijd met het registreren van je uren? Lees hier hoe je met self-driving urenregistratie je uren kunt synchroniseren vanuit je Outlook of Googel agenda.
Urenregistratie
5 manieren om urenregistratie te vereenvoudigen voor je werknemers
Wil jij minder tijd kwijt zijn met urenregistratie? Lees onze 5 manieren om de urenregistratie te vereenvoudigen voor je werknemers.

See for yourself.
Access your free account.