Steve Jobs a-t-il réussi à mettre en place un système de gestion numérique des compétences ?

Gérer un projet, c'est suivre un grand nombre d'éléments en mouvement. Mais en commençant par la planification du projet, le flux de travail global, quelle que soit la méthodologie de gestion de projet utilisée, dépend directement des tâches individuelles.

Même lors d'une planification à un niveau plus élevé, une tâche sera assignée à chaque phase, c'est-à-dire la conception, l'approbation du client, l'exécution, etc.

Aujourd'hui, grâce à des outils de gestion de projet populaires comme Asana et PSOhub, la gestion des tâches est devenue une seconde nature pour la plupart d'entre nous qui travaillons au sein d'équipes collaboratives.

Nous assignons une tâche à quelqu'un, ou quelqu'un nous assigne une tâche. Nous mettons à jour et partageons les documents pertinents, mentionnons les parties concernées avec lesquelles nous devons collaborer et le travail avance selon une trajectoire claire.

Le fait est que cette façon de gérer les tâches, à laquelle nous sommes tous habitués aujourd'hui, est une approche résolument nouvelle si l'on considère l'histoire de la gestion de projet.

En fait, la personne responsable de la façon dont nous gérons les tâches aujourd'hui dans notre logiciel de gestion de projet n'est autre que l'un des esprits technologiques les plus influents et les plus perturbateurs des temps modernes : Steve Jobs.

Steve Jobs et le DRI (Directly Responsible Individual)

Steve Jobs, cofondateur emblématique d'Apple, était connu pour l'importance qu'il accordait à la responsabilisation et à l'efficacité. L'un de ses principes clés, la "personne directement responsable" (DRI), a des implications significatives pour la gestion de projet.

Un DRI est une personne unique tenue responsable du succès ou de l'échec d'une tâche, d'une décision ou d'un projet spécifique. L'objectif est d'éliminer toute ambiguïté quant à la responsabilité d'un résultat particulier.

Même si de nombreuses personnes sont impliquées, le DRI est celui dont le nom est en jeu. Cette approche contraste fortement avec les situations où la responsabilité est répartie au sein d'une équipe, ce qui entraîne une certaine confusion et un manque d'appropriation.

Exemples de DRI en action

Comme le souligne cet article de Forbes, la DRI est utile dans une liste pratiquement infinie de scénarios susceptibles d'affecter la réussite d'un projet. Elle fonctionne à la fois aux niveaux macro et micro de la gestion des tâches et permet de déterminer qui est responsable lorsque quelque chose ne va pas.

Exemple n° 1 : On ne sait pas très bien dans quel camp se trouve la balle et ce qui se passe.

Les autres membres de l'équipe et le chef de projet peuvent se fier au fait que la DRI est aux commandes, de sorte qu'il n'est pas nécessaire de surveiller en permanence l'activité des tâches pour comprendre le problème.

Cela pacifie les personnes qui travaillent ensemble sur le même problème et permet également aux équipes interfonctionnelles de savoir exactement qui pilote quoi, c'est-à-dire la personne en question.

Exemple 2 : Tout le monde sait qu'une tâche est importante, mais ne prend pas les mesures nécessaires pour la mener à bien.

En particulier dans les start-ups et les équipes interfonctionnelles, des éléments importants peuvent facilement être oubliés, non pas en raison d'un manque de responsabilité, mais simplement parce que les membres de l'équipe sont extrêmement occupés.

Le concept de DRI offre plus qu'une responsabilité, il donne un sentiment d'appropriation de chaque tâche. Lorsqu'un membre de l'équipe sait que quelque chose relève de sa responsabilité, de son "bébé", il est susceptible de se préoccuper davantage des résultats.

Avantages de la DRI dans la gestion de projet

Dans le cadre de la gestion de projet, le principe DRI peut contribuer à la réussite du projet, en particulier dans le cas d'équipes interfonctionnelles où la collaboration est importante. Voici comment :

Une responsabilité claire - Dans tout projet, petit ou grand, les tâches peuvent passer entre les mailles du filet si tout le monde suppose que quelqu'un d'autre s'en occupe. En attribuant un DRI à chaque tâche, les chefs de projet éliminent cette confusion. Il n'y a pas de place pour l'ambiguïté ; le DRI est clairement responsable.

Meilleure prise de décision - Lorsqu'une décision doit être prise, le DRI est habilité à la prendre. Cela permet de rationaliser le processus et d'éviter les goulets d'étranglement. Bien que le DRI puisse consulter d'autres personnes, il est en fin de compte responsable du résultat.

Concentration des efforts - La structure de la DRI aide les membres de l'équipe à comprendre leur rôle et à savoir vers qui se tourner pour obtenir des conseils ou une approbation. Cette clarté permet aux individus de se concentrer sur leurs responsabilités spécifiques, ce qui accroît la productivité.

Résolution des problèmes - Lorsque des problèmes surviennent, la DRI est le point de contact pour les résoudre. Les problèmes sont ainsi résolus rapidement et efficacement, ce qui minimise les perturbations dans le calendrier du projet.

Communication efficace - Le système DRI simplifie la communication. Au lieu d'envoyer des courriels généraux à des équipes entières, les parties prenantes savent exactement qui contacter pour obtenir des mises à jour ou des informations sur une tâche spécifique.

Appropriation accrue - Les DRI se sentent davantage concernés par leurs tâches, ce qui se traduit par une motivation accrue et un engagement plus fort à atteindre les résultats souhaités.

Efficacité accrue - En clarifiant les rôles et les responsabilités, le modèle DRI rationalise les flux de travail et réduit le temps perdu à clarifier qui fait quoi.

De meilleurs résultats pour les projets - Lorsque les membres de l'équipe sont clairement responsables (dans les solutions logicielles de gestion de projet d'aujourd'hui, tout le monde peut le voir), ils sont plus susceptibles de faire un effort supplémentaire pour assurer le succès du projet. Il en résulte des résultats de meilleure qualité et une plus grande probabilité de réussite du projet.

Comment utiliser le DRI avec un logiciel de gestion de projet (indice : le concept est intégré !)

Vous souhaitez utiliser la stratégie DRI révolutionnaire de Steve Job pour la gestion des tâches de vos projets? Vous avez de la chance ! Il s'avère que le concept est pratiquement intégré aux outils de gestion de projet les plus populaires au monde.

1. Le simple fait d'assigner une tâche à l'aide d'un logiciel de gestion de projet permet d'identifier la DRI au niveau microéconomique. Tous les membres de l'équipe peuvent facilement voir que la personne A est responsable de la tâche, ainsi que d'autres détails importants tels que la date d'échéance et les dépendances.
   
   
2. Pour le niveau plus macro, c'est-à-dire la DRI d'un groupe de tâches, il existe plusieurs options : Premièrement, vous pouvez mentionner le DRI dans un message "@notification" pour l'avertir des problèmes au niveau micro.
   Deuxièmement, les membres de l'équipe auxquels des tâches individuelles ont été confiées (et qui sont donc les DRI désignés pour ces tâches) peuvent simplement réattribuer la tâche au DRI une fois qu'elle est terminée.
   Troisièmement, le DRI peut assigner des sous-tâches à déléguer à l'équipe tout en restant clairement le propriétaire de la tâche initiale. Il s'agit là d'une manière bien organisée d'aborder les projets plus complexes qui requièrent beaucoup de collaboration. On sait clairement qui est responsable de quoi, qui a terminé son travail et qui ne l'a pas fait, et on connaît l'état d'avancement général de la tâche.
   
   
3. Les tableaux Kanban et les diagrammes de Gantt permettent de suivre l'évolution des tâches. Ces deux outils aident les responsables et les propriétaires à visualiser instantanément l'état d'avancement de la DRI et du projet. Les tableaux Kanban fonctionnent pour presque tous les types de projets, car ils montrent clairement comment le travail se déroule. Un diagramme de Gantt est particulièrement utile pour les projets comportant de nombreuses dépendances, car il permet de voir clairement l'état de ces dernières en temps réel et de se référer au DRI en cas de problème.
   
   

La gestion des tâches à la manière de Steve Jobs

La gestion des tâches à l'aide d'un DRI, ou méthode Steve Jobs, est une méthode remarquablement simple mais efficace pour s'assurer que les équipes respectent les tâches importantes. Un DRI attribue clairement la responsabilité d'une tâche, à un niveau micro ou macro, ce qui permet d'éviter les répercussions de l'incertitude au fur et à mesure de l'avancement d'un projet.

Le concept de DRI signifie que les gens n'ont jamais à se demander qui fera le travail ou à faire des suppositions sur qui doit agir.

Et le meilleur ? Ce concept est essentiellement intégré aux logiciels de gestion de projet que nous utilisons aujourd'hui. Pour l'exploiter correctement, il suffit d'attribuer des tâches aux DRI.

Pour respecter la méthodologie dans le cadre de projets plus complexes, vous devrez peut-être réaffecter les tâches terminées au DRI une fois qu'elles sont achevées, utiliser stratégiquement les mentions ou créer des sous-tâches.

Les équipes et les gestionnaires/propriétaires peuvent clairement voir les DRI de chaque tâche ou groupe de tâches grâce aux tableaux Kanban et aux diagrammes de Gantt fournis par la plupart des logiciels de gestion de projet. Merci Steve Jobs d'avoir influencé la façon dont nous gérons efficacement les tâches aujourd'hui !