Die 8 Dimensionen der Anpassungsfähigkeit, die speziell für Projektmanager gelten, sind eine Idee, die auf den folgenden Forschungsergebnissen beruht:
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Die Fähigkeit, sich in unruhigen Gewässern zurechtzufinden, die emotionale Ruhe zu bewahren und gleichzeitig ein erfolgreiches Projekt durchzuführen, ist eine sehr gefragte Eigenschaft, die als Anpassungsfähigkeit bezeichnet wird.
Anpassungsfähigkeit ist eine wichtige Eigenschaft für alle Führungskräfte und ist daher nicht nur in der Welt des Projektmanagements gefragt.
Ich habe in letzter Zeit einige Artikel gelesen, in denen behauptet wird, dass diese Soft Skills tatsächlich der größte gemeinsame Nenner erfolgreicher Menschen sind.
Anpassung bedeutet, sich effektiv auf Veränderungen einzustellen und dabei ein positives Ergebnis zu erzielen. Es ist eine Art von Widerstandsfähigkeit, die einem Menschen nicht nur bei der Arbeit, sondern in allen Bereichen des Lebens zugute kommt.
Die Fähigkeit, sich an veränderte Bedingungen anzupassen, ist jedoch besonders wichtig für das Projektmanagement. Deshalb ist der Umgang mit unsicheren Situationen ein fester Bestandteil der Rolle des Projektmanagers.
Das ist zwar eine alte Weisheit, aber in der Tat war es in der Vergangenheit schwierig, die Anpassungsfähigkeit von Menschen zu messen. Wie würden Sie zum Beispiel jemanden auf diese Fähigkeit hin überprüfen?
In diesem Artikel sprechen wir über die Anpassungsfähigkeit von Projektmanagern und darüber, was die Forschung darüber aussagt, wie man jemanden im Wesentlichen auf diese unschätzbare Qualität/Fähigkeit hin überprüft.
Anpassungsfähigkeit ist die Fähigkeit oder Eigenschaft, auf neue Bedingungen positiv zu reagieren. Anpassungsfähige Menschen sind in der Lage, sich sowohl in praktischer als auch in emotionaler Hinsicht auf veränderte Umstände einzustellen, wobei die Implikation immer positiv ist.
Anpassungsfähigkeit ist eine der wichtigsten Anforderungen an Projektmanager, damit sie wirksam auf unvermeidliche Probleme reagieren können, die während des Lebenszyklus eines Projekts auftreten. Auf diese Weise können sie durchweg erfolgreiche und rentable Projekte durchführen, die dem Kunden einen erheblichen Mehrwert bieten.
Aber kann man Anpassungsfähigkeit tatsächlich messen?
Wenn Sie jemanden einstellen und sich vergewissern wollen, dass er diese Eigenschaft besitzt, nach welchen Merkmalen werden Sie dann suchen?
Schließlich handelt es sich um eine Soft Skill, die sich naturgemäß nur schwer quantifizieren oder erkennen lässt, es sei denn, man hat sie selbst erlebt.
Die Antwort liegt in der so genannten adaptiven Leistung, d. h. in dem, was eine Person beruflich gesehen anpassungsfähig macht:
"Anpassungsfähigkeit äußert sich in Kreativität, Problemlösungsfähigkeit, Engagement, Innovation und Bürgersinn."
Da Projekte von Natur aus zeitlich begrenzt sind und sich das Projektmanagement noch immer weiterentwickelt, ist Anpassungsfähigkeit bei Projektmanagern so gefragt wie in kaum einem anderen Beruf.
Mit anderen Worten: Es ist wichtig, dass Projektmanager flexibel und offen für neue Lösungen sind. Andernfalls steht der Projekterfolg auf dem Spiel.
Im Jahr 2001 entwickelte eine Gruppe von Forschern (Pulakos et al.) eine Methode zur genauen Messung der Anpassungsfähigkeit am Arbeitsplatz, indem sie acht definierbare Dimensionen aufstellte. Das heißt, sie unterteilen die Anpassungsfähigkeit am Arbeitsplatz in verschiedene Kategorien.
Pulakos et al. testeten ihre Methodik im folgenden Jahr in einer weiteren Studie, um ihre Legitimität mit Erfolg zu untermauern.
Eine weitere Gruppe von Forschern fand 20 Jahre später heraus, wie stark jede dieser Dimensionen der Anpassungsfähigkeit speziell bei Projektmanagern gewichtet wird.
Sie fanden heraus, dass die acht von Pulakos et al. erfundenen Kategorien die für diese Rolle erforderliche Anpassungsfähigkeit gut abbilden, mit zwei bemerkenswerten Ausnahmen:
Erstens wurden die Kategorien "Krisenmanagement" und "Umgang mit Arbeitsstress" in einer Kategorie zusammengefasst. Zweitens fügten sie der Führungsleistung eine Dimension hinzu.
Unsere Diskussion darüber, wie die Anpassungsfähigkeit in der Welt des Projektmanagements gemessen werden kann, basiert auf den oben genannten Erkenntnissen.
Möchten Sie herausfinden, wie Sie die Anpassungsfähigkeit eines Projektmanagers bewerten können? Die folgenden 8 Dimensionen können verwendet werden:
In jedem Beruf ist die Fähigkeit und Bereitschaft, neue Dinge zu lernen, eines der deutlichsten Merkmale einer anpassungsfähigen Person.
Vor allem im Projektmanagement müssen oft ungewohnte Wege beschritten werden, so dass die Manager manchmal sehr schnell lernen müssen, neue Dinge zu tun.
Um bei mehreren Projekten den Überblick zu behalten, müssen Projektmanager außerdem neue technologische Lösungen nutzen, um ihre Prozesse effizienter zu gestalten. Sie müssen auch in der Lage sein, Prozesse zu ändern oder neue zu schaffen, wenn dies erforderlich ist.
Dies erfordert ein Gleichgewicht zwischen Intuition und Erkundung. Das heißt, man muss wissen, wann man bei dem bleibt, was man hat, aber auch, wann man nach etwas Neuem oder Anderem Ausschau halten muss, das mehr Wert bietet. Sei es eine neue Fähigkeit, ein neuer Prozess oder eine neue Technologie.
Ein gutes Beispiel dafür ist heute der Einsatz von KI und selbststeuernden Funktionen zur Verwaltung von Projekten. Statt sich davor zu fürchten, dass KI ihre Jobs übernimmt, lassen versierte Projektmanager KI für sich arbeiten, indem sie niedere Aufgaben automatisieren.
Selbstfahrende Software kann dazu beitragen, den Verwaltungsaufwand erheblich zu reduzieren und bessere Analysen und Berichte mit all den aussagekräftigen Daten zu erstellen, aus denen sie lernen. Das Onboarding dieser technischen Hilfsmittel und ihr richtiger Einsatz zeigen, dass Projektmanager über diesen Anpassungsfaktor Nr. 1 verfügen.
Wie effektiv kann ein Projektmanager durch Planung, Prioritätensetzung usw. auf sich ändernde Umstände reagieren? Je besser der Umgang mit Ungewissheit und Unvorhersehbarkeit gelingt, desto anpassungsfähiger ist der PM.
Intelligente Projektmanager gehen mit Ungewissheit praktisch mit einem Risikomanagementplan um, aber noch intelligentere lassen ihre emotionale Intelligenz walten.
Das ist eine kluge Entscheidung, denn es ist erwiesen, dass Ungewissheit und Unvorhersehbarkeit im menschlichen Gehirn Angstreaktionen auslösen.
Es hat sich herausgestellt, dass der Mensch fest verdrahtet ist und Vorhersehbarkeit bevorzugt.
Wenn also Pläne schief gehen, was unweigerlich der Fall ist, zeigen Führungskräfte, die in solchen Situationen die emotionale Kontrolle behalten können, ein hohes Maß an Anpassungsfähigkeit.
Diese Facette der Anpassungsfähigkeit lässt sich sogar statistisch nachweisen (was in dieser Studie auch geschehen ist).
Beispielsweise können Projektmanager und -inhaber diese Eigenschaft der Anpassungsfähigkeit messen, indem sie einfach die Daten einer Projektmanagement-Software nutzen.
Sie könnten Projekte identifizieren, bei denen bestimmte Strategien angewandt wurden oder sich die Situation geändert hat, und entsprechende Berichte ausgeben.
Sie können auch im Detail sehen, wie profitabel jedes Projekt war, wie hoch der durchschnittliche Auslastungsgrad war und andere Metriken. Anhand all dieser Daten lässt sich beurteilen, wie effektiv der Manager seine Anpassungen vornimmt, indem die finanziellen Auswirkungen aufgezeigt werden.
Physisch orientierte Anpassungsfähigkeit bedeutet, dass die Person in der Lage ist, sich gut an Veränderungen in der physischen Umgebung, wie Temperatur, Höhe, Feuchtigkeit usw., anzupassen.
Dies gilt nicht für Projektmanager, die überwiegend im Außendienst tätig sind, kann aber für Projekte in den Bereichen Planung und Bau, Hochbau oder multinationale Megaprojekte, die mit Reisen verbunden sind, von Bedeutung sein.
Ein großartiges Beispiel für physisch orientierte Anpassungsfähigkeit in der Praxis ist ein wunderschönes Haus, das wie dieses auf einer Klippe steht. Die Geschichte dieses Hauses enthält mehrere Beispiele für konkrete Anpassungen.
Vom Umschwenken aufgrund geänderter Bebauungsvorschriften bis hin zu kreativen technischen Lösungen - physische Anpassungen in Design und Konstruktion sind notwendig, um die wunderbaren Räume zu schaffen, die Kunden verlangen.
Als Projektmanager in hohem Maße anpassungsfähig zu sein, bedeutet, dass man kreativ werden muss, um Probleme auf dem Weg zu lösen.
Problemlösung ist vor allem für IT-Teams eine wichtige Soft Skill, und es bedeutet, dass jemand in der Lage ist, Antworten auf komplexe Fragen zu finden:
"Bei der Problemlösung wird das Problem aufgeschlüsselt, mögliche Lösungen werden bewertet und dann die beste Strategie umgesetzt."
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Zusammenarbeit: Anpassungsfähige PMs und ihre Teams sind in der Lage, Probleme besser zu lösen, weil sie gemeinsam an einer Lösung arbeiten.
Durch die Nutzung verschiedener Tools und Fachkenntnisse innerhalb einer Gruppe können Herausforderungen eher zu Chancen werden, wenn alle bereit sind, sich anzupassen.
Die Frage ist, ob der Projektleiter in der Lage ist, seine Klarheit zu bewahren, wenn er in einem Notfall oder einer Krise Entscheidungen trifft. Kann er seine Emotionen unter Kontrolle halten und sich auf die aktuelle Situation konzentrieren?
Die Bewältigung von Krisen und der Umgang mit Arbeitsstress sind separate Kategorien in der ersten Studie zur adaptiven Leistung, die wir untersucht haben.
In der Folgestudie, die sich speziell mit Projektmanagern befasst, wird jedoch empfohlen, die beiden Kategorien in einen Topf zu werfen.
Ein anpassungsfähiger Projektmanager ist in der Lage, seine Ziele, Pläne und Prioritäten im Falle eines Notfalls oder einer Krise zu ändern. Dies ist im Wesentlichen eine Übung im Risikomanagement, ein Prozess, der Anpassungsfähigkeit erfordert.
Und umgekehrt, denn Anpassungsfähigkeit erfordert Risikomanagement. Je mehr Sie kreativ werden und den Umgang mit Risiken visualisieren können, desto mehr emotionale Kontrolle können Sie behalten, wenn die Risiken tatsächlich eintreten.
Wie Benjamin Franklin bekanntlich sagte : "Wer nicht plant, plant zu scheitern".
Anpassungsfähigkeit erfordert zwar die bereits erwähnte Fähigkeit, Pläne zu ändern, aber sie steht auch in einer wichtigen symbiotischen Beziehung zum Risikomanagement.
Damit Projektmanager in hohem Maße anpassungsfähig sind, müssen sie Risiken einplanen und gleichzeitig in der Lage sein, Pläne zu ändern. Im nächsten Teil geht es um die Aufrechterhaltung von Widerstandsfähigkeit und Professionalität während dieses Prozesses.
Dazu müssen PMs in der Lage sein, mit Arbeitsstress umzugehen, ihn gesund zu bewältigen, damit er sich nicht negativ auf die Arbeit auswirkt.
Der Schlüssel zur Steigerung der Anpassungsfähigkeit im Umgang mit Stress liegt darin, die Dinge konstruktiv zu sehen. Stress muss nicht zwangsläufig etwas Negatives sein. Vom evolutionären Standpunkt aus betrachtet, hilft uns Stress zu überleben. Er kann uns aus unserer Komfortzone herauskatapultieren und zu innovativen Lösungen führen, wenn wir ihn richtig kanalisieren.
Dies ist eine weitere dieser Soft Skills, die Projektmanager brauchen, wenn sie bei komplexen Projekten mit vielen Menschen zu tun haben.
Zwischenmenschliche Anpassungsfähigkeit hängt mit emotionaler Intelligenz zusammen, insbesondere mit Empathie.
Eine einfühlsame Sichtweise, die dabei hilft, die Gefühle des anderen zu verstehen, ist hilfreich für den Feedback-Prozess. Eine Führungskraft mit zwischenmenschlicher Anpassungsfähigkeit kann die Meinungen anderer berücksichtigen und ihre eigenen gegebenenfalls entsprechend ändern.
Neben Einfühlungsvermögen erfordert die zwischenmenschliche Anpassungsfähigkeit Aufgeschlossenheit und Flexibilität. Diese Eigenschaft ist besonders wichtig für Projektmanager, die funktionsübergreifende Teams leiten.
Wenn der Projektmanager beispielsweise sowohl mit Ingenieuren als auch mit Kreativen zu tun hat und zwischen beiden vermitteln soll, muss er über ein gewisses Maß an emotionaler Intelligenz verfügen.
Dasselbe gilt für die Kommunikation mit Stakeholdern, die sich in ihrer Herangehensweise an das Projekt drastisch unterscheiden können.
Manche Stakeholder interessieren sich nicht für Status-Updates, andere wiederum möchten das Gefühl haben, dass sie Teil des Teams sind. Emotional intelligente PMs wissen, dass sie unterschiedlich behandelt werden müssen, damit die Dinge friedlich bleiben.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass PMs, die in der Lage sind, die Beziehungen zu ihren Teams und Stakeholdern erfolgreich zu gestalten, eine emotionale, zwischenmenschliche Anpassungsfähigkeit an den Tag legen.
Letztendlich arbeiten die Menschen gerne mit solchen Managern zusammen, weil sie allen das Gefühl geben, wertgeschätzt zu werden.
"Der Nachweis kultureller Anpassungsfähigkeit zeigt, ob der Mitarbeiter Maßnahmen ergreift, um die Bedürfnisse und Werte anderer Gruppen, Organisationen oder Kulturen kennen und verstehen zu lernen. Hatte der Mitarbeiter die Möglichkeit, sich in andere Werte, Bräuche und Kulturen zu integrieren, um positive Beziehungen zu anderen Gruppen, Organisationen oder Kulturen zu pflegen?"
Kulturelle Anpassungsfähigkeit ist in den letzten Jahren immer wichtiger geworden. Seit dem Jahr 2020 arbeiten immer mehr Teams aus der Ferne, manchmal auf der ganzen Welt.
Diese Teams arbeiten oft fast täglich über Videokonferenzen und Teamanrufe zusammen. Dabei kann es vorkommen, dass mehrere kulturelle Hintergründe an einem Gespräch beteiligt sind.
Dies ist besonders in den Bereichen Webdesign und E-Commerce üblich. Ich habe zum Beispiel in einigen solchen Teams gearbeitet; in einem war der amerikanische CEO in Kalifornien, der französische COO in Nepal und unser technischer Support auf den Philippinen (geboren und aufgewachsen).
Erfahrene Projektmanager sollten in der Lage sein, ihr Einfühlungsvermögen zu nutzen, um ein gewisses Maß an Verständnis für die kulturellen Hintergründe der wichtigsten Teammitglieder zu haben.
Die Besten tun mehr, indem sie die kulturellen Unterschiede wertschätzen und sie als einen Gewinn für das Team und die Organisation als Ganzes betrachten.
Die letzte Messgröße für die Anpassungsfähigkeit, die speziell für Projektmanager empfohlen wird, hat mit den Führungsfähigkeiten zu tun. Die Führungsleistung kann auf verschiedene Weise gemessen werden.
Zu den traditionellen Messgrößen gehören finanzielle Daten wie Umsatzsteigerungen und Gewinnspannen.
Die Kundenzufriedenheit ist ein weiterer Bereich, der zur Führungsleistung eines Projektmanagers beitragen kann. In Unternehmen mit einem wertorientierten Preismodell wird dies stärker gewichtet.
Da es jedoch immer schwieriger wird, qualifizierte und talentierte Mitarbeiter zu gewinnen und zu halten, ist die Teamzufriedenheit ebenfalls ein wichtiger Indikator für die Führungsleistung. Intermittierende Teambesprechungen mit den Projektleitern sind eine gute Quelle für Feedback, um herauszufinden, wie es um deren Führungsqualitäten bestellt ist.
Die Umstände werden sich ändern. Menschen werden Sie enttäuschen. Das ist in jedem Beruf und in praktisch jedem Bereich des menschlichen Lebens so.
Nicht was sich ändert, sondern wie jemand auf die Veränderungen reagiert, macht ihn aus. Das ist die Essenz der Anpassungsfähigkeit.
Effektive Projektmanager müssen Veränderungen vorhersehen und sich ihnen so anpassen, dass sie am Ende des Tages für das Unternehmen gewinnbringend und für den Kunden wertvoll sind.
Je mehr die Anpassungsfähigkeit gefördert wird, desto eher ist ein Manager oder eine Person in der Lage, auf Veränderungen mit Stärke und Sachkenntnis zu reagieren.
Es ist kein Wunder, dass viele sie als den größten gemeinsamen Nenner erfolgreicher Menschen ansehen.